Președintele Federației Ruse; -
Camere ale Adunării Federale; -
Guvernul Federației Ruse; -
Curtea Constituțională a Federației Ruse; -
Curtea Supremă a Federației Ruse; -
Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse; -
organele centrale ale puterii executive federale (ministere, departamente); • -
Procurorii din Federația Rusă; -
Banca Centrală a Federației Ruse; -
Comisarul pentru Drepturile Omului; -
misiunile diplomatice, oficiile consulare și alte reprezentări oficiale ale Federației Ruse în străinătate. 2.
Stema subiectului Federației Ruse
Coat Federația Rusă de arme plasate pe formele de documente, în conformitate cu actele juridice ale subiecților Federației Ruse. Ca o regulă, stema subiectului Federației Ruse este reprezentat în formele de organisme reprezentative și executive ale republicilor de putere și de control, teritorii, regiuni, comunități autonome și orașe aflate sub jurisdicție federală - Moscova și Sankt Petersburg, precum și cu privire la formele de organizații aflate sub controlul lor. Același lucru este valabil și pentru imaginile de pe stegulețele municipiilor (orașe, așezări rurale). 3.
Emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu)
Emblema întreprinderii este o reprezentare grafică simbolică. Ca emblemă, de regulă, se folosește o marcă comercială. Imaginea emblemei facilitează căutarea unui document, dar nu este permisă înlocuirea denumirii întreprinderii sau instituției cu emblema. Emblema este plasată în câmpul stâng al documentului la nivelul denumirii organizației sau în câmpul superior al documentului.
Emblema trebuie să fie înregistrată în ordinea stabilită - nu este permisă prezentarea pe formularul emblemelor de documente, mărci comerciale (mărci de servicii) care nu au fost înregistrate oficial. Emblema nu este reprodusă când este afișată și antetul emblemei. 4.
Numărul principal de înregistrare de stat al întreprinderii (OGRN) al persoanei juridice
Acesta este prezentat în conformitate cu documentele emise de autoritățile fiscale. Cererea se găsește pe formularul din dreapta sau sub numărul 04 cerut de clasificatorul rusesc al întreprinderilor și organizațiilor. 6.
Numărul individual al contribuabililor / codul de înregistrare al contribuabilului (TIN / CAT)
Acesta este furnizat în conformitate cu documentele emise de autoritățile fiscale. Cererea se găsește pe formularul din dreapta sau sub numărul 04 cerut de clasificatorul rusesc al întreprinderilor și organizațiilor. 7.
Codul formularului de document
Toate numele sunt în nominativ: Ministerul Educației Universitatea de Stat de Management Institute of Information Systems Management din formele de organizații de dublă subordonare (organele executive federale și autoritățile locale) au indicat numai numele autorității locale.
Numele organizației indicate în formular trebuie să corespundă exact cu numele stabilit în documentele constitutive (statutul sau regulamentele organizației).
În cazul în care organizația are un nume oficial abreviat, este cuprins sub numele complet în paranteze:
Institutul de Cercetări Științifice al Institutului de Inginerie Agricolă (VNIIselkhozmash) 9.
Informații de referință despre organizație
Tipul documentului
Acesta a propunerii este una dintre cele mai importante, deoarece vă permite să judece documentul de numire definește compoziția și structura detaliilor de text. Nume document tip este aplicat pe toate documentele, cu excepția scrisorilor și tipărite cu litere majuscule, sub necesar „Numele organizației“: comenzi, ACT, etc., specificate în conformitate cu Carta (regulamentele) a organizației ... 11.
În plus față de data documentului, sunt date și toate mărcile de servicii de pe document (rezoluții, vize, o notă privind executarea documentului etc.). 12.
Numărul de înregistrare a documentelor
Numărul de înregistrare este o denumire numerică sau alfanumerică, sub care documentul este introdus în sistemul de recuperare a informațiilor. Pentru documentele interne (de exemplu: ordine, acte, protocoale), acesta este, de obicei, un număr de serie într-un an calendaristic.
La discreția organizației, numărul de serie al documentului poate fi completat cu informații suplimentare despre corespondent, artiștii interpreți sau executanți, obiectul, indicii alfabetici,
Numărul de înregistrare al documentului este ștampilat la data respectivă. De regulă, pe formularele de documente, locul de înscriere a datei și numărul de înregistrare este indicat după cum urmează:
Aceste recuzită sunt afișate numai pe literele de întoarcere.
Data și numărul de înregistrare sunt transferate din scrisoarea de inițiativă. Reacțiile se fac în felul următor:
Locul pregătirii sau publicării documentului
Propsurile sunt utilizate numai în formulare generale și foi cu antet de tip specific de documente (cu excepția literelor). La înregistrarea acestei cerințe, se ia în considerare diviziunea administrativ-teritorială a țării, folosind abrevierile general acceptate. De exemplu:
a. Cartierul Ivanovo Mytishchi din regiunea Moscovei.
Locul de compilare sau de publicare a unui document nu poate fi indicat dacă numele teritoriului este inclus în numele organizației:
Universitatea de Stat Voronezh.
Abrevierea "g." Pentru că numele orașului nu este pus sub denumirea de "Moscova", precum și pentru numele orașelor care se termină în "grad" și "burg". 15.
numele străzii, numărul casei, numărul apartamentului; -
numele localității (oraș, oraș etc.); -
numele regiunii, provinciei, regiunii autonome (regiune), republicii; -
țară (pentru poșta internațională); -
Str. Maroseyka, 15, clădirea 2
Directori generali ai rafinăriilor
Regiunea Moscovei 140250 Pentru I. Ivanov
Președinte al Asociației grădinii "Maliniki" VA Buneev 16.
Grifonul de aprobare a documentului
Aprobarea este o modalitate de a certifica un document și a conferi acestuia o forță juridică.
Aprobat, de regulă, documente organizatorice și legale (charter, regulamente, instrucțiuni, personal, etc.), documente de planificare și raportare, unele documente financiare (estimări), unele acte etc.
Documentul poate fi aprobat: -
un funcționar (manager) a cărui competență include luarea deciziilor cu privire la aspectele menționate în documentul aprobat; -
publicarea documentului administrativ relevant; -
Dacă oficialul aprobă documentul, ștampila de aprobare constă din cuvântul "APPROVED", titlul complet al postului persoanei care aprobă documentul, semnătura personală, decodificarea și data aprobării:
Directorul semnăturii întreprinderii А.Б.Сидоров
Dacă documentul este aprobat de un document administrativ sau de un organism colegial, ștampila de aprobare trebuie să conțină numele, numărul și data documentului, în care este stabilită decizia de aprobare. 17.
Rezoluția stabilește instrucțiunile capului în execuția documentului. Rezoluția este scrisă manual în partea anterioară a documentului în orice loc liber de text sau eliberat pe un formular special pentru rezoluții de format A6. Documentul nu trebuie să aibă mai mult de patru rezoluții.
Dacă există mai mulți executori, persoana specificată în rezoluție este persoana responsabilă de executarea documentului. 18.
Încadrarea în text
Titlul textului este tipărit sub cerințele formularului din stânga fără citate și nu subliniază. Punctul de la sfârșitul titlului nu este setat. Într-o linie a titlului nu trebuie să fie mai mult de 28-30 de caractere cu numărul de linii care nu depășesc cinci. Liniile de antet sunt tipărite într-un singur slot. 19.
O notă pe declarația documentului pentru control
Programele sunt plasate pe documente, a căror executare
controlată de birou. Marcajul de control este pus sub forma literei "K" cu un creion colorat (rosu, albastru, verde) sau o ștampilă specială - "K" sau "Control". Acesta este situat la nivelul antetului la textul din marginea din stânga a documentului. 20.
Textul este principala cerință a documentului, care trebuie să conțină informații fiabile și obiective, precizate clar, precis, într-un ton neutru și, dacă este posibil, pe scurt. Textul documentului ar trebui să fie impecabil din punct de vedere juridic și să nu permită o interpretare dublă.
Documentele sunt compilate în limba rusă sau în limba națională, în conformitate cu legislația Federației Ruse privind limbile de stat.
Textul documentului poate fi prezentat sub forma unui tabel, a unui chestionar, a unui text coerent.
Textele documentelor cu volum mare sunt împărțite în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, paragrafe care sunt numerotate cu cifre arabe: 1.
Disponibilitatea mărcii pentru aplicații
Cererile sunt prezentate în scrisorile și anexele anexate la documentele administrative.
Dacă aplicația de document este denumită în text, nota despre disponibilitatea aplicației este făcută în general:
Aplicare: 2 litri. în 3 exemplare.
Dacă documentul are aplicații care nu sunt menționate în text, apoi în marca de disponibilitate a aplicației, trebuie să specificați numele complet al documentelor incluse în aplicație:
Anexă: 1. Proiect de instrucțiuni pentru birou pentru 40 de litri. în 1 copie. 2.
Feedback privind proiectul de instrucțiuni pentru 2 litri. în 2 exemplare.
Dacă un document cu o aplicație este atașat documentului, atunci aplicația este marcată după cum urmează:
Semnătura este o cerință obligatorie care asigură certificarea documentului și conferă acestuia un efect juridic. Semnătura pe document este dată de persoana cu competență relevantă.
De regulă, prima copie, făcută pe un antet, este de obicei semnată. Semnătura include: titlul persoanei care semnează documentul, semnătura sa personală și semnătura (inițialele și prenumele) fără citate și paranteze: Director general Semnătura P.J1. Lomakin În instituțiile de învățământ superior, instituții științifice, instituții culturale etc., diplomele și titlurile academice sunt indicate în posturi. De exemplu:
Head. Departamentul de Istorie
Doctor al istoriei prof. semnătura V. V. Ivanov
Director al Rosvest CJSC Director al Forumului SA Semnatura K.Yu. Smirnov semnătura M.E. Averin
Mai multe persoane semnează documente ale organelor colegiului și documente întocmite de comisie. În primul caz, documentul este semnat de președinte și secretar. Documentul, întocmit de comisie, este semnat de toți membrii comisiei. În același timp, nu sunt indicate pozițiile persoanelor, dar repartizarea atribuțiilor în componența comisiei, precum și numele membrilor comisiei sunt în ordine alfabetică. De exemplu:
Președintele A.B. Kalinin Membri ai N.F. Vasiliev B.M. Gorokhov OS Frolov
Documentul poate fi semnat de o persoană care acționează în calitate de conducător, dar nu este permisă introducerea unei prefixe "pentru" sau a unei tăieturi înaintea titlului postului. 23.
Armonizarea este o examinare preliminară, examinarea proiectului de document. Reconcilierea poate fi externă și internă. Coordonarea externă este formalizată prin ștampila de aprobare. Există două opțiuni pentru prelucrarea barei de aprobare:
Scrisoarea președintelui din partea Președintelui RAS
Semnătura G.P. Voronin
Bara de coordonare este situată sub recuzita "Semnătura" sau pe o foaie de înțelegere separată, care este marcată în locul aplicării barei de consimțământ:
Fișa de aprobare este atașată. 24.
Vize de aprobare a documentelor
Coordonarea internă este realizată printr-o viză, care constă în indicarea poziției vizierului, a semnăturii, a decrippării sale și a datei:
semnătura I.D. Lukonina
În cazul în care oficialul cu care este convenit documentul are observații, completări sau nu respectă documentul, se face o notă privind proiectul documentului și comentariile sunt prezentate pe o foaie separată și atașate la document:
Consilier juridic M.M. Zack
Pe documentele interne, o viză este ștampilată pe spatele ultimei foi a documentului original, pe documentele expediate - pe ultima foaie a copiei rămase în dosarul organizației. 25.
Impresia sigiliului organizației
Sigiliul este plasat pe cele mai importante documente, confirmând autenticitatea semnăturilor. Sigiliul trebuie să fie ușor de citit și să nu fie suprapus pe titlul postului și pe semnătura personală. În cazul formelor unificate de documente, locul de imprimare poate fi indicat prin marcajul "MP" sau "Loc pentru imprimare".
Sigiliile sunt ștampilate și simple (acestea din urmă includ subdiviziunile de tipărire și structura organizației - departamentul de personal, departamentul de protocol, Cancelaria etc.). Tipurile de sigilii, aplicarea și depozitarea acestora sunt stabilite în Instrucțiunea privind susținerea documentară a activităților organizației. 26.
Confirmarea unei copii
Certificarea unei copii a documentului este făcută pentru ao conferi forței juridice. Copiile documentelor sunt certificate de către conducătorul organizației sau de oficiali autorizați (șefii adjuncți, șeful departamentului de personal, oficiul etc.).
O notă privind confirmarea unei copii (sau a unui extras din document) constă din cuvântul "Adevărat", numele postului angajatului care a certificat copia, semnătura personală, decriptarea și data certificării:
Semnătura inspectorului O.V. Belova
Atunci când trimiteți o copie a documentului către alte organizații sau eliberați-o în mâini, ștampila de pe confirmarea copiei trebuie să fie certificată cu un sigiliu. 27.
Notă de artist
O notă privind executarea documentului și direcția acestuia în cauză
Trebuie să se pună la dispoziție documente completate care trebuie depuse în dosar pentru depozitare și utilizare ulterioară în scop de referință.
Marcajul este plasat pe prima pagină a documentului în câmpul de jos și include cuvintele "În caz", numărul dosarului pentru nomenclatorul cazurilor, semnătura personală a executantului documentului sau șeful subdiviziunii și data efectuării. O marcă poate fi completată cu informații despre natura executării documentului.
Notă privind primirea documentului în cadrul organizației
Suporții sunt plasați în colțul din dreapta jos al primei foi a documentului în timpul procesării expediției. De regulă, pentru aceasta se folosește o ștampilă specială cu numele organizației. De exemplu:
ID-ul copiei electronice a documentului
Documentul necesar, plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține numele fișierului pe suportul computerului și, dacă este necesar, data și alte date de căutare.
La înregistrarea acestei cerințe, este de dorit să specificați calea completă la fișierul care conține copia electronică a documentului. De exemplu:
Rețineți că utilizarea detaliilor pentru procesarea documentelor de gestionare ar trebui să se efectueze selectiv, pornind de la oportunitatea și ținând seama de tipul de document de serviciu.
De exemplu, forma scrisorii, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include detalii 01 (02 sau 03), 04-06, 08,9,
și, dacă este necesar, marcaje restrictive pentru limitele superioare ale zonelor de amplasare a obiectelor 11-15 și 17-20.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: