Dezvoltăm abilități de scriere a afacerilor, calități personale și abilități de carieră, revizuirea businessului rus Harvard

Prin înscrierea la newsletter, sunteți de acord cu termenii acordului de utilizare

Întotdeauna scrieți ceva la lucru: oferte comerciale pentru clienți, memorandumuri pentru superiori, flux neîntrerupt de e-mail către colegi. Cum puteți să vă asigurați că mesajele dvs. sunt foarte clare și bine structurate? Cum să le distingem de fluxul general de informații?

Ce spun experții

"Trebuie să așteptați și să faceți ceva timp pentru a vă pune gândurile în ordine", este de acord Blackburn.

Scrieți în mod specific

Du-te direct la punct. Mulți oameni descoperă că structura și stilul de scriere pe care le-au învățat la școală nu sunt pe deplin aplicabile comunicării în lumea afacerilor. "Cea mai teribilă greșeală care apare în corespondența de afaceri este transferul ideii principale a mesajului spre mijlocul scrisorii", susține Garner. Dacă ați expus ideea cheie pur și simplu chiar la începutul scrisorii, aceasta va economisi timpul destinatarului dvs., iar argumentația dvs. ulterioară va părea mai convingătoare chiar înainte ca o persoană să se îndrepte spre citirea mesajului. În pregătirea unor memorii sau propuneri lungi, Garner recomandă formularea ideii principale sau a versiunii propuse a soluției "în 150 de cuvinte și nu mai mult" la începutul primei pagini. "Îmbunătățiți capacitatea dvs. de a face generalizări și de a rezuma gândurile", spune el. "Dacă partea de deschidere a scrisorii nu a reușit, același lucru se poate spune despre întreaga literă".

Nu "turnați apă"

"Nu folosiți 3 cuvinte în care ar fi de ajuns", recomandă Blackburn. După citire, evaluați critic propria scrisoare și asigurați-vă că fiecare cuvânt vizează comunicarea esenței literei. Scoateți fiecare cuvânt sau propoziție suplimentară. De exemplu, nu spune "consens universal în opinie", pentru că e suficient doar să spui "unanimitate".

„În momentul în care cititorul își dă seama că mesajul devine excesiv de verbose, atenția începe să se opri,“ - spune Garner. Acesta oferă costa un cuvânt în loc de fraza ( „punctul de vedere“ expresie ar trebui să fie înlocuită cu un singur cuvânt - „aviz“), înlocuiți verbele specifice de proiectare complexe (pentru a oferi protecție cuiva - pentru a proteja), folosiți abrevieri (limba engleză nu face în loc să nu. și suntem în schimb suntem), dar este, de asemenea, posibil să se utilizeze verbe active, în loc de pasiv ( „de a face“ în loc de „să fie făcut“).

Evitați jargonul și nu folosiți stilul științific

Revedeți ceea ce scrieți

Practicați-vă în fiecare zi

Rețineți următoarele:

Gândiți-vă la ceea ce să spuneți pentru a face mesajul cât mai concret și mai eficient din punct de vedere al percepției.

Nu pierdeți cuvintele în zadar, folosiți fraze scurte și întotdeauna scrieți în esență.

Evitați jargonul și cuvintele "la modă". În schimb, ar trebui să ne străduim pentru simplitate și claritate a prezentării.

Înscrieți-vă la buletinul informativ HBR-Rusia