Reguli de înregistrare a documentelor de serviciu

Toate activitățile organizației, întreprinderii, firmei, într-un fel sau altul, sunt asociate cu documentația. Documentația este foarte diversă în ceea ce privește funcțiile, conținutul și scopul acesteia, în ceea ce privește disponibilitatea informațiilor conținute în acesta. Rezumând obiectivele, obiectivele și condițiile de documentare, experții identifică o serie de factori care fac posibilă împărțirea tuturor documentelor în tipuri și tipuri separate.

În ceea ce privește conținutul și scopul alocați managerială. de raportare. referință. planificate și alte tipuri de documente, fiecare caracterizată de natura generală a cerințelor privind conținutul și limba.

În funcție de ce domeniu al activității umane sunt informațiile documentate, există diferențe administrative. științifice. tehnică. -guvernamentale producere. financiare și alte tipuri de documente. În funcție de disponibilitatea informațiilor documentate, documentele pot fi deschise (acces). accesul limitat și confidențialitatea.

Documentele sunt împărțite în funcție de termenii de execuție pentru urgență. secundar. finală și periodică. iar criteriul originii originale distinge originalul (prima copie) și o copie (toate celelalte copii) a documentului.

Miezul documentației agenției (serviciului) este documentele de gestionare.

Scrisori oficiale. Clasificarea corespondenței oficiale de afaceri se bazează pe diferite caracteristici de clasificare. De exemplu, conform caracteristicilor tematice, corespondența oficială de afaceri este împărțită convențional în corespondență comercială și comercială. Corespondența, cu ajutorul căreia sunt formalizate formele economice, juridice, financiare și de altă natură ale activității întreprinderii, este obișnuit să se solicite corespondența de afaceri. Scrisori, redactate în spatele the încheierea și executarea tranzacțiilor comerciale, în care se ocupă cu probleme de marketing și de furnizare de produse, denumite corespondenta de afaceri (scrisori-cereri-Proposition zheniya, scrisori de revendicări și răspunsurile la aceste tipuri de litere).

În funcție de caracteristicile structurale, scrisorile de afaceri sunt împărțite în reglamente (standard) și nereglementate (non-standard). Compoziția literelor reglementate se realizează conform unui anumit tipar. Aceasta implică nu numai potrivirea literei cu aspectele standard ale conținutului, ci și utilizarea construirii limbajului și a construcțiilor sintactice. Cerințe stricte se aplică, de asemenea, formatului de hârtie, compoziției cerințelor, designului tuturor elementelor literei.

O scrisoare de afaceri neînregistrată, de regulă, reflectă o situație de producție neobișnuită sau indică semnificația specială atașată scrisorii de către inițiator. În acest sens, structura textului unei scrisori nereglementate este mai puțin rigidă, este posibilă o mai mare alegere a mijloacelor de exprimare și sintactică, inclusiv a celor expresive. Principiul textului în existent membru-venno diferită de structura rigidă a scrisorilor ofitsialam-TION convenționale, apropiindu-l la narațiunea obișnuită (întrebarea ISTO-dența reprezentat de fapt), raționamentul caracteristici, apoi la descrierea (o parte din ea dătătoare de convingere) (tehnic , descrieri ale structurilor). Cu toate acestea, limba literelor nereglementate conține, de asemenea, elemente de standardizare: fraze etichete, compatibilitate lexicală, terminologie.

Comuna pentru toate tipurile și tipurile de documente oficiale este cerința respectării stricte a normelor de eliberare a documentelor în conformitate cu GOST și standardele aplicabile.

La elaborarea unui document, designul tuturor rechizitelor sale are o importanță deosebită. (Obligațiile sunt semne obligatorii stabilite prin lege sau prin reglementări administrative pentru anumite tipuri de documente). Cerințele pentru conținutul și proiectarea cerințelor de bază ale documentelor sunt determinate de GOST 6.30-97 "Sisteme unificate de documentare. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe privind înregistrarea documentelor. "

Emblema de stat a Federației Ruse (pentru blanchete ale întreprinderilor de stat). Imaginea emblemei este plasată în câmpul superior al documentelor de gestionare. Formularele cu imaginea stemi sunt produse poligrafice și sunt supuse unei atenții deosebite.

Emblema. Emblema organizației este o imagine grafică condiționată (simbolică) înregistrată în ordinea stabilită, situată la stânga numelui organizației-expeditor. Emblema nu poate fi plasată pe un blanc dacă este reprodusă o stemă.

MINISTERUL GENERALI
ȘI EDUCAȚIE PROFESIONALĂ
FEDERAȚIEI RUSIEI
Statul Don
Universitatea Tehnică
(DGTU)

Dacă în documentul constitutiv numele organizației a fost repetat într-o limbă străină, este reprodus pe un marcaj sub numele în limba rusă, de exemplu:

Numărul de înregistrare al documentului. indexul literei este un simbol al documentului care i-a fost atribuit la înregistrare. Indicele scrisorii de ieșire poate să arate ca 09-12 / 35, unde: 09 - indicele unității structurale; 12 - numărul cazului conform nomenclaturii; 35 - numărul de ordine al literei din registrul de înregistrare.

Ministerul General și Profesional

al Federației Ruse

Șeful Departamentului Statistică

Ministerul General și
educație profesională
Federația Rusă

O notă despre disponibilitatea aplicației. Dacă le aveți în document, se face o înregistrare în formularul: "Aplicație: 3 litri. în 2 exemplare. "

Semnătura. Compoziția semnăturii "Semnătura" include: numele postului persoanei care a semnat documentul, semnătura personală, decriptarea semnăturii (inițiale, prenume). Deoarece scrisorile de afaceri sunt scrise pe formulare de papetărie, nu este indicat numele instituției în semnătură, de exemplu:

La semnarea unui document de către mai mulți funcționari, semnăturile lor sunt plasate unul sub altul într-o ordine corespunzătoare ierarhiei pozițiilor ocupate.

La semnarea unui document de către mai multe persoane de același rang, semnătura lor se află la același nivel, de exemplu:

Directorul fabricii
(semnătură personală)
V. M. Stepanov

Manager magazin
(semnătură personală)
AP Mironov

O notă privind executarea documentului și direcția acestuia în cauză. Structura recuzelor include: scurte informații despre execuție, cuvintele "în cazul" și numărul fișierului în care va fi stocat documentul.

Props "nota privind primirea documentului în organizație" se face manual sau sub formă de ștampilă în partea inferioară a părții frontale a primei foi a documentului sau pe spate. Elementele acestor elemente de recuzită sunt: ​​numărul ordinal, data primirii documentului în organizație. Dacă este necesar - ore și minute

Stilul de prezentare în mesajele de afaceri este în mod formal logic. Caracteristicile viespi sale novnye: neutralitate, caracter transpersonal false, unificarea (reducerea tipurilor de documente pentru a aduce la uniformitatea forma, structura, caracteristicile lor lingvistice și operațiunile de prelucrare, de contabilitate și de stocare), introducând mijloace de vorbire și termeni standare-tizatsiya, îngustarea gama de facilități de vorbire utilizate, frecvența formelor lingvistice individuale în anumite secțiuni ale textelor documentelor.

Informațiile documentate trebuie prezentate într-o manieră clară, clară și lipsită de ambiguitate - aceasta este cerința de bază a comunicării de afaceri scrise.

Precizia semantică a unei declarații scrise se datorează în mare măsură exactității utilizării cuvintelor. și anume folosind cuvinte în funcție de semnificațiile lor. Cuvântul din textul documentului ar trebui folosit numai într-un singur sens, adoptat în scris și oficial. În acest sens, dificultățile în utilizare pot provoca cuvinte-paronime (cuvinte care sunt aproape în sunet, legate, cu o singură rădăcină, diferite în sens). De exemplu: trimiteți (afișați, prezentați: trimiteți un certificat) - furnizați (dați ocazia de a poseda, de a dispune, de a folosi ceva: de a acorda concediu); efectuați (efectuați ceva: organizați o întâlnire) - produceți (produceți, produceți: produceți bunuri).

Neatenția la nuanțele semnificațiilor, colorarea cuvintelor - sinonime poate duce, de asemenea, la încălcări semantice în textele documentelor. De exemplu, cuvântul pentru a construi, erecta (stiluri-teroriste-neutre) (stilistice bame-SKA - „mare“), să construiască (a crea ceva complex punct de vedere tehnic); (pentru a construi ceva semnificativ, ridicat) diferă în culori stilistice, valorile valorilor și, prin urmare, au coexistență diferită. De exemplu, combinațiile de cuvinte sunt compuse corect, construiesc un pod, construiesc un arc; combinarea aceluiași depozit de construcție, construirea unui stand, ridicarea unei case de locuit eronată stilistic.

Nu este de dorit să se utilizeze texte profesionale în textele documentelor de afaceri (de exemplu, transplant în loc de transplantare, cardan în loc de dispozitiv cardanic, etc.). Scopul profesionalismului este, de regulă, vorbirea orală, utilizarea lor în discursul scris al comunicării de afaceri este o eroare stilistică. De exemplu, terminați construcția în loc de finalizare; neterminate în loc de construcții neterminate. studenții-jurnale ca studenți cu normă întreagă. de compensare. decontare fără numerar în numerar.

Dificultățile în perceperea textului unui document pot cauza utilizarea nejustificată a cuvintelor împrumutate. Eroarea cea mai tipică este folosirea nemotivată a cuvintelor străine în locul celor deja existente pentru a denumi noțiunile de cuvinte familiare, de exemplu: publicitate în loc de rec-lama; faima. popularitate; exclusiv în locul exclusiv; face apel în schimb.

Documentele nu trebuie să utilizeze cuvinte și expresii care au devenit caduce (arhisme și istorisme). Nu ar trebui să scriem, dar noi nu. dar direcționăm; nu anul acesta. dar în acest an (anul curent); nu un mesager real. dar informăm; nu este elaborat acest act. dar actul a fost făcut.

La utilizarea cifrelor în documente de tip text ar trebui să fie amintit faptul că cifrele unice sunt reproduse cuvânt-TION, iar în cazul în care există o indicație a măsurilor - numărul (nu bo-Lee cinci zboruri, dar 9 kg.). Compuse numeralele figuri de înregistrare-vayutsya, cu excepția acelor cazuri în care numărul-ing stă în începutul propoziției (o sută de nume cineva discuri pact. Dar, Comisia a respins cele 15 obiecte). Numerele secvențiale sunt scrise cu indicarea terminațiilor pentru cazuri (până la a 16-a cifră). În documentele financiare, se dă o transcriere verbală împreună cu o înregistrare digitală.

Aspectele standard ale limbajului scris al afacerilor includ unificarea abrevierilor utilizate pe scară largă în scrisori de afaceri. Vor fi reduse cuvintele, frazele caracterizate de frecvența înaltă a utilizării, precum și termenii, numele organizațiilor, actele juridice cunoscute, codurile de legi etc. Abrevierile utilizate în textele documentelor sunt supuse anumitor reguli:

1. Abrevierile ar trebui să fie uniforme pe întregul document. Este inadmisibilă abrevierea aceluiași cuvânt (frază) în moduri diferite sau scrierea lui într-un singur loc complet și într-o altă formă abreviată.
2. Nu puteți abroga cuvântul, dacă acesta este singurul membru al propoziției.
3. Nu este permisă reducerea, dacă poate duce la inotlonkovanie, ambiguitate în percepția frazei.
4. Abrevierea unui cuvânt la o literă nu este permisă, cu excepția cazurilor de abrevieri tradiționale de text, cum ar fi: anul (anul), anul (sir), l. (foi, foi), cu. (sat), p. (re-ka), element (element), etc.

Eticheta este ordinea stabilită a comportamentului. Eticheta de afaceri este ordinea comportamentului stabilită în sfera comunicării de afaceri. Baza regulilor etichetei de afaceri este: o atitudine politicoasă, respectuoasă și binevoitoare față de partenerul de afaceri; respectarea unei anumite distanțe între angajații care ocupă poziții diferite; abilitatea de a spune "da" și "nu" fără să-i ofenseze pe partener, fără să-i atingă mândria; Toleranța față de opinia altcuiva, care nu coincide cu a ta; abilitatea de a recunoaște greșelile, de a fi autocritică; capacitatea de a folosi argumentele într-o litigiu, și nu autoritățile.

În eticheta scrisă de comunicare de afaceri se manifestă în forma și conținutul documentelor și, mai presus de toate, în formulele de circulație, expresia cererilor, refuzurilor, revendicărilor, metodelor de argumentare etc.

Atunci când se adresează oficialilor organelor guvernamentale superioare și centrale și guvernului, președinților (societăților, firmelor, firmelor), este posibil să existe apel cu indicarea poziției și fără nume de familie, de exemplu: Stimate Domnule Președinte! Stimate Domnule Președinte! Dragă domnule primar!

Conform traditiilor etichetei interne de afaceri in formularea cererilor, cererilor, propunerilor, avizelor etc. se adoptă forma primei expresii pluraliste:

Vă cer formula formulării recursului de la prima persoană a singularului, vă propun, vă invit să o utilizați în scrisorile cu conținut confidențial, precum și în documentele redactate pe antetul oficialilor.

După cum subliniază experții din domeniul eticii de afaceri, tonalitatea scrisorilor de afaceri ar trebui să fie determinată de corectitudine și optimism. În plus, persuasivitatea business-by-slan, forța sa acționând depinde de forma aleasă, stilul de scriere. Convinge nu numai informațiile, ci și acuratețea în care se desfășoară corespondența, în multe cazuri este cea care determină natura dialogului de afaceri între firme și organizații.

Utilizarea mijloacelor etichetate face posibilă înlăturarea categoriei exprimării. De exemplu, refuzul, diminuat de formulele de curtoazie etichetate, lasă deschisă posibilitatea unei cooperări ulterioare.

În practica mondială a unei scrisori de afaceri, un semn al unui ton bun este o expresie a recunoștinței pentru acuratețe, pentru un răspuns în timp util: Vă mulțumim pentru răspunsul dvs. în timp util. ; Permiteți-mi să-mi exprim recunoștința pentru participarea la.

Este totuși necesar să excludem așa-numita politețe falsă. Expresii fanteziste, cum ar fi Fii atât de amabil sau Nu refuza să fii suficient de bun pentru a le informa și de a le place sunt inadecvate în scrisori de afaceri.

Cu ajutorul mijloacelor etichetei, precum și a mijloacelor de imagistică, este posibil să se elimine oficialitatea excesivă, uscarea mesajului, să se diversifice figura intonațională a textului, să se facă discursuri, dacă este necesar, nuanțe expresive. Un exemplu de utilizare a expresiilor etichetei, conversații susținute ale discursului vorbit într-o scrisoare comercială de informații:

Articole similare

• Elaborarea și executarea documentelor oficiale - executarea documentelor oficiale

• Angajarea unui cetățean al documentelor din Ucraina, reguli de angajare

• Înregistrarea unui cadou pentru un apartament, asistență în redactarea documentelor

Trimiteți-le prietenilor: