Noțiuni de bază privind întocmirea și înregistrarea documentelor de afaceri
Stilul oficial și de afaceri este unul dintre stilurile de carte ale limbii literare moderne ruse, format ca mijloc de deservire a sferelor oficiale de comunicare: legislativ, diplomatic, oficial. Natura funcțională a stilului oficial de afaceri determină următoarele caracteristici:
utilizarea vocabularului specific,
repetabilitatea resurselor de vorbire în anumite secțiuni ale textelor standard,
culoarea emoțională minimă a textului.
Scopul unui document de afaceri este de a transmite informațiile în mod corect și fără echivoc. Prin urmare, atunci când compilați o lucrare oficială, este important să cunoașteți și să țineți cont de particularitățile limbii și stilului corespondenței moderne, precum și de respectarea cerințelor de proiectare necesare. Nerespectarea acestor condiții face dificilă lucrul cu documentele, lipsindu-le de importanță juridică și practică.
Caracteristicile formei și conținutului documentului
Există două tipuri de documente:
- documente oficiale - documente care reglementează activitățile instituțiilor și ale angajaților acestora, ale organelor guvernamentale și ale cetățenilor care le sunt supuse;
- corespondența formală-afaceri - documente care înregistrează relațiile dintre diferite instituții și angajații acestora, legate de activitățile comerciale și comerciale.
În cadrul documentației de service, sunt identificate grupuri de genuri, grupate în funcție de o serie de caracteristici - funcționale, substanțiale, temporare (în termeni de timp de execuție):
- documente personale (autobiografie, chestionar, CV, cerere, împuternicire etc.);
- documente administrative (rezoluție, ordine, ordine etc.);
- administrativ și organizatoric (contract, contract, raport, charter etc.);
- informații și referințe (act, extras, memorandum, certificat etc.).
Genurile de căptușeli de birou-afaceri sunt diverse, studiul lor constituie obiectul unei ramuri profesionale speciale a lucrării de cunoștințe - de birou. care sunt instruiți în instituții de învățământ special.
Textul oricărui document trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
claritate și claritate,
Claritatea și inteligibilitatea scrisorii oferă o interpretare fără echivoc de cuvinte și expresii, plasarea corectă a semnelor de punctuație, propuneri de construcții raționale, dacă este necesar, articulare -abzatsnym a textului. Utilizarea arhaisme, dialect, neologisme, utilizarea cuvintelor în valori neobișnuite nu este de dorit, deoarece complică înțelegerea textului.
Dificultatea (concizia) implică excluderea din conținutul scrisorii a tuturor detaliilor minore, a repetărilor și a transformărilor lungi de vorbire. În același timp, nu se poate ignora principalele fapte relevante pentru acest caz, ca toate expresiile și frazele care subliniază curtoazia, cordialitatea și bunăvoința scriitorului.
Literația, corectitudinea - corespondența cuvântului cu normele literare - este o cerință obligatorie pentru documente. Cartea de afaceri trebuie să fie perfectă din punctul de vedere al limbii, în acest scop se atrage atenția asupra următoarelor aspecte:
1) construirea corectă a propunerilor în conformitate cu normele limbii;
2) respectarea normelor de ortografie;
3) respectarea normelor de punctuație;
4) scrierea numerelor (numere de până la zece sunt scrise cu cuvinte, numerele de peste zece sunt în cifre).
Aceste caracteristici sunt specifice oricărui document de afaceri, dar fără respectarea cerințelor documentului, lucrarea nu poate avea semnificație juridică și practică. Acesta este motivul pentru care este important să cunoaștem și să înregistrăm o serie de reguli de proiectare atunci când redactăm o lucrare de afaceri.
Volumul textului nu trebuie să fie mai mare de o pagină (de dorit).
Executarea textului: tastând pe o mașină de scris sau imprimantă într-un font clar negru, fără ștergeri și remedii.
Standardul recomandat al formularului eșantionului este 35 mm în partea stângă, 20 mm în partea de sus, 8 mm în dreapta, 19 mm pentru formatul A4, 16 mm pentru A5.
Intervale recomandate: pe hârtie de format A4, textul este de obicei tipărit după intervale de 1,5, A5 după intervale de 1-1,5; pentru metoda de imprimare de publicare - în 2 intervale. Recomandări, cu excepția textului, alcătuit din mai multe linii, tipărite în 1 interval. Între necesități este recomandat un spațiu de 2-4 intervale. Dacă litera este scurtă, cuvintele sunt împărțite în mai multe intervale între cuvinte.
Divizarea paragrafului: paragrafele sunt tipărite fie dintr-o linie roșie (începând cu al șaselea caracter), fie imediat din marginea din stânga a paginii. În acest din urmă caz, paragrafele sunt separate unul de altul printr-un decalaj de 1 interval.
Documentul este scris în conformitate cu forma - modelul de gen al textului cu o compoziție nemodificată, care include blocurile tematice ca rechizite. Obligațiile sunt semne obligatorii stabilite prin lege sau prin reglementări administrative pentru anumite tipuri de documente.
Este necesar să se utilizeze formula de salut eticheta-tratament și rămas bun (Buna, draga, cu respect, vă mulțumesc, să fie recunoscător, și altele asemenea.).
Documentație de service
Acordați atenție următoarelor caracteristici ale procesării aplicațiilor.
5. Înregistrarea numelui este permisă în două versiuni:
numele este scris cu o literă mică și după aceasta se introduce punctul, dacă nu există propoziția solicitantului cu numele solicitantului (a se vedea exemplul 1),
numele este scris cu o majusculă, iar punctul nu este plasat dacă numele solicitantului are o predispoziție a Vechiului Testament (vezi exemplul 2).
6. Textul cererii este scris din linia roșie și începe întotdeauna cu cuvântul "Eu cer".
7. Data și semnătura sunt de obicei pe o singură linie. Data este apropiată de marginea din stânga a foii (numele lunii este de preferat să scrie cu un cuvânt), semnătura este plasată mai aproape de marginea dreaptă a foii.
8. În unele cazuri (de exemplu, la admiterea la institut), se folosesc formulare de cerere pre-completate care furnizează informații mai detaliate despre solicitant.
Notă explicativă - un document care explică o anumită acțiune, fapt, incident. O notă explicativă este prezentată unui funcționar superior.
Acordați atenție următoarelor caracteristici ale compilației explicative:
3. Înregistrarea denumirii de hârtie de afaceri este permisă în două versiuni:
numele este scris cu o literă mică și după aceasta se introduce punctul, dacă nu există propoziția solicitantului cu numele solicitantului;
numele este scris cu majuscule, iar punctul nu este pus, dacă numele solicitantului are o preotecție OT.
4. Un text scurt - o expunere a evenimentului și argumentarea acestuia (pentru a fi utilizate scurt, pretextele obișnuite sunt folosite în legătură cu + ce, pentru + ce).
Structura notei explicative:
Prenume, inițiale, postul de angajat scris o notă explicativă.
Antet (numele documentului este scris în mijlocul foii cu majuscule).
Textul notei explicative.
Inventarul documentelor atașate.
Semnătură (din dreapta jos).
Data documentului (sub semnătura și în stânga, numărul și anul sunt scrise în cifre, iar luna în cuvinte).
11.03.60, orașul Moscova
căsătorit, ai o fiică.
127322, Moscova, ul. Leskov, 7, apt.11.
Tel: 2103318 (b) 9727611 (e)
Primirea postului de șef al departamentului de susținere a informațiilor
1977-1982 - Institutul de Oțel și Aliaje din Moscova, specialitatea "Computere electronice" cu atribuții de inginer de calificare - inginer de sistem.
1967-1977 - Școala secundară № 27 (Moscova). La sfârșitul școlii a primit un certificat de calificare Programator.
Din 1980 până în 1982 a fost un tehnician senior la Biroul de Statistică al Moscovei (a dezvoltat algoritmi pentru stații de lucru).
Vorbesc engleza. La cerere, pot furniza recomandările necesare.
O notă de birou se referă la o comunicare scrisă privind o chestiune adresată conducerii unei instituții sau unei autorități superioare cu concluzii și propuneri. Scopul memoriei este de a induce liderului să ia o decizie definitivă. Textul memoriei constă în partea de identificare (descriptivă), care descrie faptele evenimentului, care au servit drept motiv pentru compilația, concluziile și propunerile sale.
Notele de service pot fi interne și externe. Externele sunt întocmite pe formularul comun al instituției și semnate de către șef. Intern - semnat de inițiator, redactat pe o foaie de hârtie simplă.
Detaliile notei:
Informații despre dezvoltator;
Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse
Instituția Educațională Autonomă a Statului Federal
educație profesională superioară
"Universitatea federală Ural numit după primul președinte al Rusiei BN. Yeltsin "
Institutul de Educație Fundamentală
privind extinderea reprezentării INFO pe portalul UrFU
Numirea responsabililor pentru furnizarea de informații privind subdiviziunile structurale, conducătorii acestora, direcțiile de activitate ale IFI (apendicele 1).
Numirea primului director adjunct al INFO A.P. Bagirov, departamentul responsabil - departamentul de formare preuniversitar (șeful departamentului - LV Chernavskih, telefon 8-908-918-01-45).
Responsabil de execuția tehnică numește arta. Ven. Departamentul de Sisteme și Tehnologii Informatice Shadrin.
Responsabil de proiectarea artistică a proiectului de numire a artei. Ven. Departamentul de Cultura și Design Jakubowski.
Controlul executării ordinului este rezervat.
Director al INFO O.V. vânători
Protocolul este o înregistrare a progresului discuțiilor asupra diferitelor probleme și deciziile luate la întâlniri, întâlniri, întâlniri etc. Protocoalele sunt realizate fie de persoane care lucrează în calitate de secretari, fie de secretari aleși la o întâlnire (întrunire).
Procesul-verbal este ținut în timpul întâlnirii, numerotat în anul calendaristic, începând cu un număr.
Denumirea tipului de document (protocol);
Numele președintelui și secretarului;
Lista sau numărul celor prezenți;
Raport - un document care conține informații privind pregătirea, desfășurarea și rezultatul implementării planurilor, misiunilor, călătoriilor de afaceri și a altor activități oferite unei instituții sau unui funcționar de nivel superior.
Acordați atenție următoarelor caracteristici ale raportului privind practica.
A) Raportul este întocmit în locul practicii; semnat de un student-stagiar, șeful întreprinderii, șeful departamentului și certificat de sigiliul întreprinderii.
B) Raportul se face în manuscris lizibil (dacă este posibil din punct de vedere tehnic - folosind un calculator) pe paginile A4 și este ilustrat prin desene, schițe, diagrame, fotografii, completarea și explicarea textului.
A) Introducere (o scurtă descriere a conținutului practicii și a sarcinii individuale a șefului de practică din cadrul departamentului).
B) Partea principală (examinarea întrebărilor din programul de practică cu aplicarea desenelor, schițelor, diagramelor, fotografiilor etc.).
C) Rezultatele cesiunii individuale (secțiunea poate ocupa până la 50% din volumul raportului de practică).
D) Concluzie (rezumarea practicii, concluzii privind rezultatele practicii, recomandări pentru îmbunătățirea activității companiei, comentarii cu privire la organizarea practicii).
E) Lista surselor utilizate (instrucțiuni, rapoarte, l
Trimiteți-le prietenilor: