Un document care ajută angajații să interacționeze cu conducerea companiei și cu alți angajați este un memoriu. Asta este, valoarea sa este greu de supraestimat. Pentru a utiliza acest instrument convenabil, ar trebui să știți ce ar trebui să fie o notă de serviciu, un exemplu de scriere.
De ce este nevoie, scopul scrisului
Acest document este folosit pentru a rezolva diferite probleme organizatorice și de producție. O astfel de corespondență internă este considerată oficială, deseori forma sa este standardizată, însă, în funcție de scopul scrisului, are o natură organizațională și juridică diferită.
Important! În funcție de conținutul și problema ridicată, aceste documente ar trebui păstrate în arhiva companiei timp de 1, 3, 5 ani, iar unele chiar în permanență.
Scopul scrierii unei note este de a conveni și de a clarifica anumite probleme de afaceri. Ele pot fi legate de munca unui alt departament sau a unui singur angajat. Acesta este creat în cazul în care este necesar să se stabilească faptul de comunicare pe hârtie. Notele de serviciu nu conțin comenzi sau comenzi, deoarece sunt înregistrări auxiliare ale înregistrării în companie, la întreprindere.
Notele de service sunt pregătite într-o formă arbitrară, care poate fi văzută în exemplele sugerate - nu există un formular standard pentru ele. Când scrieți, trebuie să urmați regulile de comunicare de afaceri.
Reguli de scriere
Deși nu există limite clare în ceea ce privește redactarea acestui document, trebuie respectate anumite standarde de comunicare în afaceri, printre care:
Important! În procesul de creare a unei note, toate rechizitele ar trebui să fie specificate corect, iar secvența trebuie respectată.
Printre alte caracteristici:
- Respectarea cerințelor corespondenței de afaceri.
- Evitați viteza complicată a vorbirii, fraze lungi.
- Nuanța emoțională și propria opinie aici sunt inacceptabile.
- Este obligatoriu ca aceste note să fie înregistrate în jurnalul de corespondență de ieșire, indicând numărul de identificare.
Necesitatea sau formalitatea
Acest tip de corespondență de afaceri nu este la fel de comun ca alții, de exemplu, explicativ. La o întreprindere mică, notele sunt aproape nefolosite, deoarece scrierea lor va dura mai mult timp decât să se adreseze pur și simplu unei întrebări specifice acestui sau acelui angajat sau conducerii.
În ceea ce privește întreprinderile mari, pe care există o divizare în departamentele structurale, acestea nu pot face fără o astfel de corespondență scrisă. Este ea care asigură interacțiunea.
Important! Ignorarea modalității de elaborare a unui astfel de document și ignorarea regulilor în marile companii este plină de consecințe neplăcute. Inclusiv eșecul sistemului de muncă, inconsecvențele de producție.
Note electronice
Deoarece majoritatea întreprinderilor sunt acum computerizate, munca de birou se face adesea fără imprimarea și scrierea fizică a diferitelor documente oficiale. O astfel de formă ca memo poate fi creată fără complicații într-o formă electronică și în același format trimisă departamentului structural necesar prin e-mail intern.
Pentru a facilita acest proces, se dezvoltă un software special. În program, angajații sunt înregistrați cu un login unic și o parolă, care este adesea furnizată de departamentul de personal. Tot ceea ce este necesar pentru un astfel de sistem este să completați câmpurile într-un formular special "Notă de serviciu".
Printre avantajele semnificative ale acestui sistem:
- Alocarea automată a numărului de corespondență de ieșire.
- Toate documentele sunt sortate după anii de creație și sunt stocate în computer. Această opțiune este mult mai convenabilă, deoarece nu este necesar să alocați un loc special pentru stocarea formularelor de hârtie.
- Găsiți ușor documentul necesar.
Notele de serviciu nu sunt foarte des folosite în comunicarea internă în cadrul companiei. Dar un astfel de instrument este convenabil, deoarece ceea ce este scris pe hârtie sau trimis prin e-mail are mult mai mult "greutate" decât acordul verbal al unui lucru.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: