La rândul lor, liderii adecvați tratează, totuși, asistenții personali ca pe un sprijin și sprijin real, ca fiind mâna lor dreaptă în sensul literal al cuvântului. Pentru a justifica așteptările managerului, trebuie să aveți o mulțime de calități profesionale care să îndeplinească cerințele companiei și, în primul rând, prima persoană.
Asistentul managerului, în natura activității sale, trebuie să comunice foarte mult cu oameni diferiți: manageri, clienți, angajați, parteneri de afaceri. Având în vedere această comunicare, el se confruntă cu faptul că oamenii percep informații în moduri diferite, iau decizii, se motivează, reacționează la anumite circumstanțe. Și acest lucru se datorează caracteristicilor și preferințelor lor personale. Cum să definiți aceste caracteristici și cum să le luați în considerare în comunicarea de afaceri și de zi cu zi? Cum să vă evaluați propriile trăsături de caracter? Care este compatibilitatea oamenilor în echipă și cum să o realizăm? Cum să desfășurați negocierile și corespondența de afaceri ținând cont de calitățile personale ale partenerului dvs.? Acestea și multe alte probleme intră imediat în prim plan în fața managerului asistent.
Liderul asistent, ca oricine, are dreptul la intimitate. Dar, din păcate, puțini oameni reușesc să mențină un echilibru între viața profesională și viața personală. Rezolvarea sarcinilor stabilite de manager ia o cantitate incredibila de timp si efort, iar in acelasi timp cercul cunoscutilor lui este redus semnificativ datorita angajarii constante. În cele din urmă, de cele mai multe ori există o reevaluare a valorilor: însă am nevoie de toate acestea și merită totul să mă privești de bucuriile umane obișnuite?
Liderii care își aleg asistentul, desigur, caută în primul rând un angajat competent și profesionist, dacă este posibil un devotat. În același timp, aspectul prezentabil este important pentru această profesie, prin urmare, prezența unei fotografii în CV este o cerință frecventă pentru solicitanții pentru acest post vacant. Și totuși, este îndoielnic faptul că un lider poate fi aranjat de către o persoană care nu este energică și nu este interesată să lucreze cu perspectiva creșterii și să nu se bazeze pe cooperarea pe termen lung. Oamenii de afaceri susțin afacerile și stabilesc prioritățile așa cum ar trebui: în primul rând, munca de succes și rezultatele concrete. Prin urmare, solicitanții pentru funcția de asistent personal, după selectarea preliminară a fotografiilor și rezumate trebuie să treacă, de asemenea, un interviu, inclusiv discutarea CV-ul, aptitudinile, condițiile de muncă și nivelul de salarizare, atunci umplerea candidatul comun chestionar, testele psihologice, etc.
Adesea, asistenții au multe responsabilități, absolut fără legătură cu descrierea postului. Îndeplinirea "sarcinilor extinse" obligă referentii să-și petreacă cu liderii o perioadă nelimitată de timp, rezolvând afacerile lor, inclusiv pe cele personale. Toate nu ar fi nimic, dacă nu pentru un "dar". Îmbătrânirea excesivă în afacerile managerului creează iluzia ajutorului de încredere specială, iar capul formează un complex de interes personal în asistent, ca într-o persoană extrem de necesară. Acest lucru conduce la faptul că atunci când se trece de la un loc de muncă la altul, managerul încearcă să "ia" cel mai scump din locul anterior - un asistent personal. Managerul poate intra într-adevăr în dependență de asistentul său și chiar suferă de el. Adesea, asistentul determină climatul moral și psihic al întregii echipe. În primul rând, acest lucru se referă la referent, care este strâns legat de manager, nu numai cu afaceri, ci și cu relații informale. Există cazuri când contactul cu capul au fost conectate la asistentul său, și apoi, nu au o relație bună cu un asistent, nu poți realiza nimic - nici întâlnirea cu liderul, nici remedierile sale pozitive sau rapide, care sunt cu disperare necesare în afaceri. Liderul se dovedește a fi ostatic pentru starea de spirit a asistentului, ceea ce se reflectă decisiv în toți angajații. În această situație, echilibrul psihologic al echipei este perturbat. Angajații din cauza fricii de a obține sub mâna fierbinte a unui asistent și apoi capul încercând să ascundă starea reală a afacerilor în cadrul companiei, forțat să denatureze faptele, care are un efect negativ asupra rezultatelor companiei în ansamblu. Dar chiar și această situație are partea inversă a monedei - uneori angajații încearcă să-și influențeze asistentul personal în toate modurile posibile pentru a afla starea de spirit a șefului, intențiile sale și așa mai departe. Ca urmare, munca unui asistent personal este legată de stres constant.
Din calitățile de afaceri și personale pe care le are un asistent personal, depinde nu numai de eficiența activității managerului, ci și de microclimatul din cadrul organizației în sine. Majoritatea managerilor au nevoie astăzi nu numai de serviciile unui secretar care răspunde la apeluri și oferte, ci într-un asistent personal care poate să urmărească totul și să-și amintească totul, să pregătească informațiile necesare la timp, să organizeze întâlniri de afaceri. Cerințele pentru un manager asistent personal sunt foarte diferite de cele pe care secretarul trebuie să le răspundă.
Competențele profesionale ale lucrărilor de secretariat (capacitatea de a lucra cu programe și echipamente de birou, de a-și îndeplini competențele de lucru în birouri etc.) aparțin în primul rând calităților de afaceri pe care managerii doresc să le vadă în asistentul lor;
experiență de lucru organizatorică (nivel înalt de auto-organizare, capacitatea de a organiza operațiuni de birou repetate zilnic, asigurarea fiabilității acestora și realizarea constantă a rezultatelor ridicate); previziunea (abilitatea de a anticipa dorințele managerului său economisește timp și, în mare măsură, îi eliberează să-și planifice în detaliu lucrarea).
În general, scopul funcției de asistent personal este în titlu: ajutarea șefului tău. În ceea ce privește modul de a ajuta, pe de o parte, nu există un singur răspuns. La urma urmei, criteriul principal pentru alegerea unui asistent este, în cele din urmă, personalitatea liderului, stilul său de conducere și preferințele de lucru. Pe această bază se elaborează descrieri și cerințe specifice pentru candidați. Pe de altă parte, există o regulă pentru toate timpurile: cel mai important lucru în descrierea postului de asistent este de a ajuta liderul, să-și îndeplinească descrierea postului.
Activitățile managerului sunt multiple și complexe. Aceasta include planificarea strategică, formarea culturii corporative, managementul personalului, negocierea, funcțiile de organizare și control și multe altele. Asistentul trebuie să ofere suport administrativ pentru toate domeniile și procesele de afaceri în care participă managerul și, prin urmare, să fie un angajat multifuncțional și versatil.
Liderul și asistentul său sunt, de asemenea, o mini-organizație, al cărei nucleu este comunicarea. Calitatea interacțiunii determină calitatea relației manager-asistent și calitatea muncii în echipă. Interacțiunea eficientă nu înseamnă consimțământul necondiționat. Aceasta înseamnă înțelegere reciprocă.
Interacțiunea eficientă nu înseamnă că asistentul ar trebui să asculte doar liderul și să îndemne să răspundă. Această poziție pasivă, pe de o parte, este cu siguranță sigură, dar aproape complet exclude oportunitățile de dezvoltare profesională. Și, după cum arată experiența modernă, nu toți managerii sunt mulțumiți de supunerea simplă. Dimpotrivă, șefii din ce în ce mai des așteaptă de la asistenții lor o atitudine activă față de muncă, abilitatea de a face și de a susține propuneri, își exprimă punctul de vedere. Acest stil de lucru necesită asistentului anumite încredere în el însuși, altfel cum să-i încurajezi pe lider să te asculte și să te ia în serios?
O altă calitate specială este pur și simplu necesară pentru a avea un asistent personal - acesta este un răspuns adecvat la mesajul managerului, care este un element important al procesului de percepție. Un asistent personal trebuie să-și simtă conducătorul în proporție de 100%, evaluând în mod corespunzător orice comportament al șefului său, inclusiv critica.
Dacă critica este validă și cauza ei este eroare reală, atunci singura linie corectă de comportament va fi:
1. Recunoașteți validitatea criticii.
2. Spuneți ce intenționați să faceți pentru a corecta situația.
3. Asigurați conducătorului că în viitor nu permite o repetare a unei astfel de situații.
Capul și asistentul este o "echipă de două", succesul căruia depinde de ambele părți. În același timp, rolurile sunt clar separate în această echipă: liderul este lider, iar asistentul este sclavul. Aceasta înseamnă că asistentul este ajustat la conducător, și nu invers. Prin urmare, nu vă grăbiți să "reeducați" șeful, dacă ceva nu merge bine în procesul de comunicare. Există modalități de a influența managerul, dar acestea necesită formare, aptitudini speciale și, în plus, implică un anumit risc.
Personal, pot spune că am avut noroc cu asistentul meu personal. Ne înțelegem aproape 100%. Capul trebuie să păstreze întotdeauna o anumită 1-1,5% pentru a avea control asupra asistentului. Dar mai bine decât ea însăși, nimeni nu ne poate spune despre munca noastră.
Și ca și în continuarea acestei povestiri: era necesar să coaseți mânecile pe costumul cumpărat. L-am inregistrat in studio, dar la ora stabilita, ea nu a putut veni, și a trebuit să-i poale se potrivi cu tine, pentru că timpul a fost nici mâine. Trebuia să-mi dau seama, prezentându-mă în locul ei. Rezultatul - mânecile au fost cusute perfect.
Dar pe această situație "critică" cu hainele din această zi pentru mine nu sa încheiat. Cu trei ore înainte de eveniment, în timpul celor mai înfricoșătoare blocaje de trafic din Moscova, când era necesar să călătorească 2-2,5 ore la locul de desfășurare, Nina nu sună și spune că cel de-al doilea costum trebuie cusut sub sora ei gemenească. Când am venit la studio cerându-mă să o fac aici și acum, maestrul sa uitat la mine și a spus că mai devreme de o zi costumul nu ar fi gata. A trebuit să-mi folosesc toate abilitățile de comunicare pentru ai convinge. Rezultatul: în 20 de minute și al doilea costum a fost gata.
În ceea ce privește calitățile profesionale pe care un asistent personal trebuie să le aibă, este în primul rând să fie capabil și capabil să simtă o altă persoană, să fie absolut compatibilă cu el. De asemenea, asistentul ar trebui să fie flexibil și rezistent la stres, deoarece trebuie să fie pregătit să se asigure că toate emoțiile negative și starea proastă a liderului vor fi îndreptate în primul rând asupra lui, dar în același timp totul scump se va aplica în primul rând și asistentului. Lucrul ca asistent personal nu este îndeplinirea îndatoririlor oficiale, aceasta este o chemare. "
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: