Astăzi întreaga lume trece la mijloace electronice de comunicare și comunicare de afaceri. Consecința inevitabilă a dominației universale a tehnologiilor digitale electronice este o nouă modalitate de stocare și prelucrare a datelor - stocarea documentelor în formă electronică, cu alte cuvinte, crearea de arhive digitale.
Motive pentru trecerea la stocarea electronică
Ca un alt motiv pentru trecerea la stocare electronică poate fi numit ritmul accelerat al vieții - totul trebuie făcut rapid și precis, și scotocesc printr-un depozit imens de dosare cu documente pe hârtie pentru a găsi cele necesare două sau trei pagini, veți fi de acord, ocupație, care necesită timp. Este dificil să creați un număr mare de copii ale unui document pentru a vă asigura că angajații diferiți pot accesa simultan.
Toate aceste dificultăți vor contribui la crearea unei arhive digitale pentru stocarea documentelor în format electronic într-un centru de arhivă specializat.
Arhiva documentelor electronice
Depozitarea documentelor în format electronic - e-documente de arhivă - este tehnologia care asigură întregul ciclu de evidență, inclusiv examinarea valorilor, cont, descriere, depozitare și utilizare. În ciuda faptului că de afaceri de mai multe decenii, utilizarea pe scară largă a documentelor electronice, cel mai recent pe acest tip de mutare a instanțelor și multe alte agenții guvernamentale, elaborat în mod clar tehnologia de stocare a documentelor electronice nu este încă acolo.
Principalele locuri de stocare electronică:
- server de organizații terțe;
- diverse medii electronice;
- stocare pe propriile servere.
Variante de stocare a documentelor în formă electronică
Depozitarea documentelor în format electronic se efectuează cel mai adesea în două versiuni - stocare pe serverul companiei sau pe un server de la distanță de pe Internet. Ambele opțiuni au atât plusuri, cât și minusuri. Internetul este periculos pentru posibilitatea pierderii datelor confidențiale, iar stocarea pe server trebuie realizată cu maximă atenție. Majoritatea întreprinderilor mari trec la tehnologia de stocare a documentelor electronice.
Procesul de creare a unei arhive de documente electronice
De obicei, numai cele mai importante documente juridice există în formă materială, în timp ce restul sunt create și stocate electronic sub formă de arhive digitale. Procesul de creare a unei arhive de documente electronice, inclusiv toate operațiunile sale tehnice, precum și dezvoltarea unui sistem de acces și stocare, este destul de laborios și complex. Documentația, creată înainte de epoca dominației digitale, este transformată în documente electronice prin scanare.
Centre de arhitectură specializate
Adesea complexitatea face ca multe companii să renunțe la ideea unei arhive electronice. Pentru a face față acestei sarcini - pentru a traduce documentația companiei în șine electronice - cel mai simplu mod de a se transforma în centre de arhivă specializate dedicate digitizarea documentelor și crearea de arhive digitale. Dacă aveți suficient timp, profesioniștii necesari și echipamentul special, vă puteți descurca, bineînțeles, pe cont propriu, dar centrele specializate vă garantează viteza și calitatea.
Compania noastră are o vastă experiență în organizarea stocării documentelor în formă electronică și oferă o gamă completă de servicii pentru traducerea documentelor în format electronic.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: