Mulți utilizatori Microsoft Office folosesc mese în munca lor zilnică. În același timp, unii în procesul de elaborare a anumitor documente preferă să nu deschidă mai multe programe simultan, dar să facă imediat tabele direct în Word. Cu toate acestea, după ce trebuie să utilizați orice alte funcții disponibile numai în Excel, este posibil să întâmpinați unele dificultăți, deoarece nu oricine poate transfera tabele corect între aceste utilitare.
Dacă doriți să mutați informațiile dintr-o tabelă în Microsoft Word în Excel, nu trebuie să rescrieți complet datele, ci pur și simplu să copiați din nou informațiile. În timpul copierii datelor, informațiile stocate în fiecare celulă separată vor fi plasate într-o celulă separată și în Excel, după care veți putea să efectuați formate suplimentare și să efectuați orice ajustări.
În același timp, trebuie imediat spus că, după introducerea datelor, uneori trebuie să efectuați o mică curățare pentru a obține posibilitatea utilizării funcțiilor speciale de calcul în Excel. Astfel, de exemplu, celulele pot stoca spații inutile, numerele pot fi inserate ca text în loc de valori numerice care pot fi utilizate în timpul anumitor calcule sau datele nu pot fi afișate corect.
Pentru a copia o tabelă de la un program la altul, trebuie să faceți o listă simplă de proceduri:
- Selectați în documentul Word toate coloanele și rândurile din tabel care vor fi copiate în noul program.
- Apăsați combinația Ctrl + C. pentru a salva tabela în clipboard.
- În Excel, selectați celula din stânga din rândul de sus. În același timp, înainte de a introduce o masă acolo, asigurați-vă că această zonă este goală. Datele din celulele din tabelul creat în Word vor înlocui complet datele prezente în celule. Dacă este necesar, vă recomandăm să vă uitați la tabelul din Word înainte de al copia pentru a verifica dimensiunea acestuia.
- Uită-te în meniul principal. apoi faceți clic pe Clipboard și selectați Paste. Trebuie remarcat faptul că, pentru simplitate, puteți utiliza și o combinație simplă de taste Ctrl + V.
- Pentru a corecta formatul inițial, faceți clic pe Insert Options lângă tabelul inserat, apoi faceți clic pe Use formats of the cells final. dacă doriți să continuați să lucrați cu formatul Excel sau să alegeți Salvare formatare originală. să părăsească masa așa cum este.
După cum sa menționat mai sus, programul Excel introduce conținutul celulelor din programul Word în fiecare celulă individuală. După introducerea tabelului, este posibilă distribuirea datelor pentru celulele suplimentare utilizând comanda Text după coloană.
Posibile probleme și soluții
Unele dificultăți apar atunci când utilizatorii creează o masă puțin timp sau au fost copiați în Word dintr-o altă sursă, astfel încât atunci când încercați să o transferați în Excel, încep să apară tot felul de caractere suplimentare, celule sau linii. Cu alte cuvinte, în Word, o masă poate conține o cantitate mare de "gunoi", care se datorează încărcării incorecte a tabelelor cu diverse informații sau transferului incorect în timpul copierii datelor din orice alte aplicații.
Se întâmplă deseori că deformarea mesei se datorează diferitelor semne ale sfârșitului paragrafului, care în mare parte încearcă să se potrivească într-o singură celulă. Adesea, acest lucru se întâmplă din cauză că utilizatorii apasă tasta Enter doar pentru a trece la linia următoare și nu pentru a crea un paragraf suplimentar.
Cum să scapi de semne inutile?
De fapt, nu este nimic dificil să elimini tot felul de semne inutile. Desigur, dacă efectuați toate procedurile manual, poate dura destul de mult timp, astfel încât Word oferă un instrument special care simplifică foarte mult și accelerează această procedură:
- Am alocat complet tabelul pe care Word a lucrat numai cu datele sale.
- Activați fila Pagina principală și acordați atenție secțiunii Editare.
- Activați instrumentul Înlocuire (puteți utiliza combinația de taste rapide Ctrl + H). Merită să rețineți că puteți accesa și această funcție făcând clic mai întâi pe Pagina din stânga jos a ecranului și selectând opțiunea Înlocuire din meniul pop-up.
- Faceți clic pe butonul Mai multe >>, apoi faceți clic pe butonul Special din zona Înlocuiți. Pentru a selecta simboluri speciale pentru înlocuire.
- După aceasta, se deschide o fereastră, în care va fi o listă completă de caractere speciale. Aici va trebui să selectați Marcajul paragrafului (acesta este primul din listă), apoi în câmpul Căutare va fi setat simbolul sub forma "^ p".
- Acum, în câmpul Înlocuiți, puneți doar un spațiu. Dacă paragrafele sunt într-o celulă goală, atunci câmpul va rămâne complet gol, ceea ce va face ca caracterele specificate să fie înlocuite de un spațiu obișnuit, adică va fi pur și simplu șters.
- Faceți clic pe butonul Înlocuire toate. după care începe procedura de eliminare a caracterelor speciale în întreaga masă. Practic, programul durează doar câteva secunde pentru a finaliza această procedură, după care utilizatorului i se oferă o fereastră mică, în care se va scrie despre finalizarea procedurii și despre numărul de înlocuiri efectuate.
Acum puteți închide fereastra de înlocuire și copiați în siguranță tabelul în Microsoft Excel. Astfel, veți obține complet scăpa de orice caractere străine, și va fi capabil să funcționeze corect cu masa după un transfer către noul program.
Trimiteți-le prietenilor: