Cele mai multe informații despre management sunt documentate. Însuși procesul de management se caracterizează printr-o diversitate semnificativă și repetabilitatea situațiilor de lucru și a acțiunilor antreprenoriale pentru a le rezolva. Direcția principală de îmbunătățire a documentelor este unificarea și standardizarea.
Unificarea înseamnă aducerea unui lucru într-un singur sistem, formă, uniformitate.
Unificarea documentelor prezentate în scopul de a reduce cantitatea utilizată în managementul documentelor, dactilografiere formele lor, stabilirea unor cerințe uniforme de înregistrare a documentelor create în soluția de același tip de sarcini de management, reduc cheltuielile privind pregătirea și procesarea documentelor, pentru a obține informații de compatibilitate de baze de date, creată în diverse sectoare de activitate .
Un set organizat rațional de documente interconectate, creat conform unor reguli și cerințe uniforme și aplicat într-un anumit domeniu de activitate, se numește un sistem unificat de documentare (USD).
Esența standardizării este stabilirea în norma, obligatorie pentru aplicare, a normelor și cerințelor optime pentru elaborarea și executarea documentelor adoptate în conformitate cu procedura stabilită pentru utilizarea lor generală și repetată în evidența contabilă. Rezultatele dezvoltării sunt sub formă de standarde interstatale (GOST), de stat (GOST), de industrie (OST) și de standarde ale întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor (STP).
Cerințe pentru dezvoltarea formelor unificate de documente
1) Formele uniforme de documente sunt elaborate atunci când sunt necesari noi indicatori pentru rezolvarea problemelor de management. Nu este permisă duplicarea indicatorilor în diferite forme de documente.
2) Rechizitele formularelor de documente sunt plasate pe baza formularului de eșantion, construit ținând seama de utilizarea rațională a două fețe ale foii pentru forme de documente, ale căror forme sunt tipărite. A doua și paginile următoare trebuie să fie numerotate. Numerele paginilor sunt afișate în mijlocul marginii de sus a paginii cu cifre arabe.
3) Partea substanțială a formei documentului trebuie formatată în conformitate cu standardul. Este permisă întocmirea conținutului documentului sub formă de text.
4) Denumirile detaliilor formularelor unificate ale documentelor trebuie să corespundă denumirilor adoptate în clasificarea tuturor informațiilor economice și economice (OKTEI).
5) În numele grafurilor, în care urmează să se precizeze codurile, ar trebui să se indice numele abreviat al clasificatorilor utilizați sau identificarea adoptată pentru acestea.
6) Ca o regulă, premisele permanente ale formelor de documente ar trebui să fie precedate de variabile. Primele coloane ale tabelului din zona care conține detaliile care fac obiectul procesării prin intermediul unor echipamente informatice ar trebui să fie alocate pentru identificarea detaliilor la introducerea informațiilor pe computerul plasat pe linie.
7) Când se folosește metoda recomandată pentru suma de control checksum înregistrare menite să protejeze informațiile de erori aleatorii devia ultimul rând al tabelului, și (sau) numărul de ei pentru a îndeplini cerințele de mijloace utilizate în prelucrarea datelor de calcul.
8) Cerințele pentru textele documentelor și procedura de prezentare a acestora sunt stabilite de documentele de reglementare pentru documentația organizatorică și administrativă.
9) Abrevierile cuvintelor sub formă de documente trebuie să respecte regulile actuale de ortografie și punctuație și abrevieri adoptate de OCSE.
Clasificarea formelor unificate de documente
- subiecți ai Federației Ruse;
- forme de documente ale asociațiilor, întreprinderilor, organizațiilor.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: