Acest lucru a pus capăt operațiunii de încercare a sistemului DIRECTUM ... Utilizatorii s-au familiarizat cu sistemul și au trimis cu abilitate documente pe rute standard configurate. Se pare că te poți relaxa în sfârșit, dar e prea devreme să o faci. În primul rând, răspundeți-vă la întrebarea "Ați actualizat instrucțiunile?" Și dacă răspunsul este negativ, acest material va fi util pentru dvs.
Acum nu voi lua în considerare problema că este necesar să dezvoltăm în continuare sistemul, să conectăm noi procese. În acest articol, vreau să vă reamintesc că atunci când modificați procesele, este necesar să actualizați documentele de reglementare relevante ale întreprinderii (regulamente, instrucțiuni).
Să luăm în considerare un exemplu de muncă în birou. După finalizarea lucrărilor privind introducerea sistemului, trebuie actualizate următoarele documente de reglementare ale întreprinderii:
- poziția / instrucțiunile de păstrare a evidenței;
- descrierea funcțiilor angajaților;
- dispoziții de subdiviziuni.
În ordinul de muncă clericală (instrucțiuni de păstrare a evidenței) sunt necesare următoarele modificări:
1) În secțiunea cu termeni și definiții, este necesar să se adauge termenii sistemului DIRECTUM, de exemplu, RKK, EDS, și să se definească sistemul de gestionare a documentelor electronice. Dacă este necesar, trebuie să corectați definițiile care s-au modificat în legătură cu implementarea sistemului DIRECTUM.
2) În secțiunea privind înregistrarea documentelor, trebuie să specificați că înregistrarea se face în modulul "Office". Puteți adăuga capturi de ecran ale RCM și leagă instrucțiunile corespunzătoare pentru înregistrarea documentelor în DIRECTUM.
3) În secțiunile despre crearea și acceptarea anumitor tipuri de documente (scrisori, ordine, regulamente etc.), trebuie să specificați cum și unde sunt create documentele, să adăugați referințe la instrucțiunile corespunzătoare pentru lucrul cu documentele din sistemul DIRECTUM.
4) În aplicațiile la Regulamente, trebuie să înlocuiți aceste forme de jurnale, rapoarte, acte etc. care s-au schimbat în legătură cu implementarea sistemului DIRECTUM.
Descrierile posturilor și regulamentele departamentale ale angajaților trebuie să reflecte acele funcții, drepturi și responsabilități care au fost adăugate sau modificate de la introducerea sistemului DIRECTUM.
Desigur, actualizarea instrucțiunilor se aplică tuturor proceselor automate. Acesta este verificat pe baza experienței - actuale în cadrul documentelor de întreținere sunt cu adevărat utile în muncă pentru a ajuta chiar și noii veniți să se alăture rapid la locul de muncă. Nu uitați să păstrați documentele actualizate și utilizatorii vă vor mulțumi pentru asta.
Articole similare
-
Site-ul de publicare pe Internet nu funcționează din cauza atacurilor ddos-incidente-comerciant
-
Cum sa faci un program zilnic - un site pentru fete si femei - lumea pentru tine
Trimiteți-le prietenilor: