Una dintre cele mai utile aplicații corporative ale Microsoft SharePoint este utilizarea sa ca platformă pentru colaborarea pe documente și pur și simplu pentru a facilita lucrul la un proiect de document electronic. În același timp, pe piață există o întreagă clasă de sisteme, la prima vedere destinate aceluiași scop - sisteme electronice de gestionare a documentelor. În acest articol, vom încerca să descoperim diferențele dintre cele două clase de sisteme și să arătăm că trebuie să fie utilizate împreună - fiecare tip de sistem pentru sarcina sa.
Să începem cu faptul că sistemul de management al documentelor electronice (în continuare - EDS) nu sunt pentru „nașterea“ unui nou document electronic și doresc să înregistreze un document pe treptele traficului de intrare de proces de lucru, care își încetează activitatea în conformitate cu GOST R 51141-98 documentul - circulația documentelor într-o organizație cu momentul creării sau primirii lor înainte de finalizarea executării sau expedierii. În acest tip EDS este mai mult ca un fel de sistem de contabilitate, cum ar fi contabilitate, care înregistrează documentul de circulație a instrucțiunilor pentru executarea sa, conține textul și documentele aferente. Dar, pentru a facilita crearea unui nou document electronic, este nevoie de mai mult decât de stabilirea pașilor pentru implementarea acestuia. Pentru utilizatorul care a creat documentul, este important „legarea“ în jurul ei - șabloane create documente, exemple de creat anterior, informații suplimentare de la contractori: furnizori, contractori pentru firme comerciale și organizații și cetățeni pentru stat. instituții. Și această obligație poate oferi SharePoint pe site-urile grupurilor de lucru și departamente, precum și folosind propriul magazin de documente. În plus, o mare importanță este ușurința de a lucra cu sistemul, mai puțin formalizare pași libertate în plasarea informațiilor disponibile. Toate cele de mai sus este contrară însăși esența SED, și, pe de altă parte, este una dintre principalele avantaje ale SharePoint, sau orice alt software (software) concepute pentru a colabora la documente.
Acum, când vedem că cele două clase de sisteme au diferite funcții, vom încerca să arătăm cum să le folosim împreună. Dar o astfel de utilizare este necesară, deoarece, pe de o parte, funcția SED în mod evident importantă pentru documentele contabile, iar pe de altă parte, pentru „naștere“ efectivă a noului document, pentru a îmbunătăți performanța atunci când le creați, cele mai potrivite pentru a aplica software-ul pentru a lucra împreună. Luați în considerare un flux de lucru brut și aspru pentru executarea documentului de intrare din Figura 1.
Figura 1. Flux de lucru tipic pentru executarea unui document primit
După cum puteți vedea din diagramă, atunci când ajunge un document de intrare, o carte este introdusă în ERMS, iar documentul primit este scanat-recunoscut sau este deja în formă electronică. În același timp, detaliile cardului de document sunt completate (a se vedea figura 2).
Figura 2. Înregistrarea documentului. Completarea cardului
Mai mult, documentul electronic este atașat cardului și este creat un lanț de ordine pentru executarea acestuia și, opțional, un controler de performanță este desemnat. Aceste funcții sunt, de asemenea, efectuate de către ERMS. Apoi, instrucțiunile încep să fie executate - pe baza lor se generează noi documente, iar execuția lor este monitorizată. Aici intră software-ul pentru lucrul colaborativ pe documente - SharePoint și altele asemănătoare. În timpul procesului de execuție, pot apărea iterații informale în cadrul SharePoint, pot fi utilizate cele existente și pot apărea noi documente. Procesul oficial nu este afectat, procesul formal este controlat în cadrul SED, există "viața" esența instrucțiunilor. După ce sa născut noul document în timpul lucrărilor comune, acesta este plasat în SED ca document de ieșire - rezultatul executării documentului de intrare, folosind toate procedurile de înregistrare tipice pentru EDS. Documentul de intrare executat "este eliminat în cazul". Este clar că toți acești pași sunt lărgiți, dar arată clar modul în care cele două sisteme funcționează și sunt necesare simultan.
Este important de menționat că, pentru a evita dubla intrare de informații în ECM și în etapa de transfer de documente SharePoint de la un sistem la altul, ei trebuie să fie strânsă integrare, de exemplu, transferul de documente „mișcarea mouse-ului.“ Este clar că o astfel de integrare este ușurată dacă ERMS este implementat pe baza SharePoint în sine, dar acest lucru nu este necesar. DMS comune (Cauza, Directum, DocsVision și colab.) Oferă acces la interfața API pentru funcțiile sale, așa că, dacă firma sau organizația dvs. a funcționat mult timp SED poate deține integra cu ea. Noi, de exemplu, am integrat SharePoint cu sistemul "Case" al companiei EOS.
Astfel, putem trage concluzia următoarelor: ambele tipuri de sisteme, cum ar fi EDS, și sistemele de lucru în comun asupra unor documente cum ar fi SharePoint pot și ar trebui să existe în cadrul companiei sau al organizației în același timp. În același timp, ERMS este utilizat pentru contabilizarea formalizată a traficului de intrare și de ieșire, iar SharePoint - pentru o lucrare comună mai puțin formalizată pe document, facilitând crearea unui nou document. Și pentru confortul utilizatorului, pentru a îmbunătăți performanța, ambele sisteme trebuie integrate.
Articole recente
Articole similare
-
Sisteme de gestionare a documentelor electronice bazate pe puncte de referință
-
Prezentarea informațiilor despre sistemul de achiziții electronice și de ce este important
-
De ce nu pot să iau doar puncte de schimb și să-mi automatizez fluxul de lucru?
Trimiteți-le prietenilor: