2) să supravegheze și să ceară de la șefii de diviziuni structurale de executare a regulilor de lucru stabilite cu documentele din organizație;
3) să solicite de la unitățile și organizațiile structurale informațiile necesare pentru activitatea serviciului DOW;
4) efectuarea unui audit al organizării managementului documentar în unitățile structurale și aducerea rezultatelor inspecțiilor către șefii unităților structurale pentru luarea măsurilor adecvate;
5) atragerea, în ordinea stabilită, a specialiștilor unităților structurale pentru pregătirea proiectelor de documente pe baza instrucțiunilor conducerii;
6) returnează executorilor pentru revizuirea documentelor întocmite cu încălcarea cerințelor stabilite;
7) împreună cu subdiviziunile relevante determină sarcinile de furnizare a documentelor care fac obiectul automatizării;
8) să semneze și să vizualizeze documentele în limitele competenței lor;
9) să elaboreze un regulament privind subdiviziunile structurale ale serviciului Dow și descrierea posturilor salariaților;
10) face propuneri conducerii organizației cu privire la aplicarea măsurilor administrative în toate cazurile de încălcare de către departamente și funcționari a normelor stabilite pentru lucrul cu documentele;
11) participă la discutarea de către conducerea organizării problemelor legate de starea de lucru cu documentele și îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu acestea;
12) să prezinte conducerii depunerii privind numirea, relocarea și concedierea lucrătorilor de serviciu DOW,
încurajarea și impunerea de sancțiuni asupra acestora.
Serviciul de DOW n e c e t un e t t în s t la e n n o s t pentru a asigura că ordinea stabilită de lucru cu documente în organizarea și executarea de instrucțiuni și manuale de instrucțiuni și respectarea condițiilor de lucru necesare lucrătorilor serviciului preșcolar.
În structurile comerciale moderne nu secretari diviziune clară a funcțiilor lor - sekretaryamashinistki, șef al secretarului, ki-secretar-stenografist-, administrator de birou - care prevede programul de calificare, dar termenul de „secretar“ are o largă utilizare.
Astăzi, pe piața muncii, angajații sunt în posturi de solicitanți, cum ar fi secretarul biroului (manager), secretarul-recepție; asistent administrativ; director de birou (administrator de birou); sec- traducător retar; asistent (secretar personal) al șefului; șeful secretariatului.
• Companiile străine și firmele rusești care operează
Printre atribuțiile oficiale ale secretarului-referent, pe lângă cele enumerate mai sus, se numără planificarea timpului de lucru al managerului, pregătirea și organizarea reuniunilor și executarea unor sarcini responsabile. În acest sens, secretarul-referent ar trebui să cunoască întinderea firmei și a echipei sale de management bine, să poată lucra cu informații și sisteme juridice.
companiile în mare au intrat de multe ori oficiul poștal mened- Geral (administrator), care este responsabil pentru rezolvarea tuturor problemelor de biroul de activitate vitală (achiziționarea de materiale de birou și consumabile Organizare de curatare), managementul de curierat și secretari, monitorizarea programului de lucru, etc. .D. Managerul de birou trebuie să cunoască principiile de marketing, management, organizarea producției, să poată organiza activitatea biroului, să pregătească prezentări, să negocieze. O cerință obligatorie este aptitudinile organizatorice bune.
Funcția de secretar-interpret este prevăzută în societățile implicate în activitatea economică activă străină. În plus față de fluența într-o limbă străină, un specialist are nevoie de cunoștințe de terminologie specială, abilitatea de a negocia, de tehnici de traducere orală și scrisă și capacitatea de a însoți un lider în călătoriile în străinătate. Cunoașterea eticii de afaceri este obligatorie.
Asistentul (secretarul personal) al șefului supraveghează executarea ordinelor, deciziilor, respectarea regulilor programului intern de muncă, îi ajută pe șeful formațiunii,
să construiască soluții constructive, să organizeze întâlniri și negocieri și să planifice și să organizeze ziua de lucru a managerului. Managerul asistent trebuie să aibă cunoștințe în domeniul managementului, al suportului pentru gestionarea documentelor.
Postul de șef al secretariatului este, de obicei, introdus în companii mari, cu un personal de secretari în biroul a cel puțin 5-8 persoane. Principalele atribuții sunt aranjarea, organizarea, coordonarea activității secretarilor și controlul activităților acestora. În unele companii, atribuțiile șefului secretariatului sunt parțial combinate cu funcțiile managerului de birou (administrator).
2.6. Organizarea și echiparea locului de muncă al secretarului
Interiorul spațiilor de birouri și echipamentele la locul de muncă au o mare influență asupra eficienței oricărui angajat, inclusiv a secretarului.
Locul de muncă este o zonă a activității de muncă a unuia sau mai multor artiști interpreți sau executanți, dotată cu mijloacele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu.
Organizarea locului de muncă este un sistem de măsuri pentru dotarea locului de muncă cu mijloacele și obiectele muncii și plasarea lor funcțională.
Organizarea locului de muncă include: echiparea locului de muncă cu mobilier, echipamente speciale și mijloacele necesare pentru tehnologia organizațională.
De regulă, biroul secretarului se află în sala de așteptare. Recepție și secretar - acesta este cardul organizației, care evaluează cultura muncii în organizație în ansamblu, creează o primă impresie despre ea. Prin urmare, devine evidentă importanța pe care o are echipamentul pentru primirea și locul de muncă al secretarului.
Camera trebuie să conțină numai acele elemente care sunt necesare pentru secretar în procesul de lucru. Locul său de muncă constă în trei zone: cel principal, în care există o masă cu prefixe și echipamente de birou necesare; primirea unei zone de vizitator, în cazul în care masa de cafea și scaun-Ode sau scaun aaa, și o zonă auxiliar în care dulapuri de depozitare cazuri echipate si dulapuri - pentru îmbrăcăminte, precum și în condiții de siguranță. De mare importanță este alegerea mobilierului. Compoziția spațiului de lucru sunt secretar de masă cu prefixe, de ridicare scaun rotativ (de preferință pe roți, deoarece acest lucru se extinde zona de lucru) și un scaun pentru vizitator.
Dimensiunile mobilierului trebuie să se potrivească cu suprafața camerei: nu ar trebui să contracareze camera de așteptare. Camera ar trebui să fie
să fie bine ventilate sau echipate cu aer condiționat: mișcarea aerului din acesta nu ar trebui să se transforme într-o pescaj.
Recepția trebuie să fie bine aprinsă. Lumina ar trebui să cadă în stânga sau în față, efectul orbitor este inacceptabil. Interiorul bine animă plante de apartament care purifică aerul
è crea o atmosferă confortabilă. Acestea pot fi așezate pe pereți sau în standuri speciale pe podea, dar astfel încât să nu îngrădească încăperea și să nu interfereze cu trecerea. Nu este de dorit să puneți flori pe pervazuri, deoarece acest lucru reduce fluxul de lumină naturală.
În conformitate cu reglementările în vigoare, temperatura în sala de serviciu ar trebui să fie de + 20¾ + 22 ° С, umiditatea relativă a aerului în perioada de iarnă este de 45-50%, iar vara - 50-55%.
Pentru angajații serviciului de documentare este necesar să se creeze un anumit confort vizual. Este important să se folosească culoarea ca suport de informație și să se creeze ordinea necesară la locul de muncă, pentru o mai bună organizare a muncii: de exemplu, secretarul folosește diferite culori ale dosarelor atunci când sortează documentele pe tipuri, precum și culoarea cărților de înmatriculare.
Locurile de muncă ale secretarului se află lângă intrarea în biroul managerului, dar întotdeauna astfel încât este bine să vezi pe toată lumea în sala de așteptare și să-i întâlnești fața, nu spatele.
O atenție deosebită este acordată echipării secretarului cu echipamente de birou, ceea ce reduce timpul și efortul necesar pentru crearea, stocarea, transferul și utilizarea documentelor și informațiilor. Mijloacele moderne de echipament de birou fac posibilă mecanizarea și automatizarea aproape tuturor procedurilor tehnice pentru crearea și prelucrarea documentelor. Astăzi, locul de muncă al secretarului este de neconceput fără un calculator personal, care, de regulă, este plasat pe un birou. Dacă lucrarea secretarului este legată de introducerea documentelor pe hârtie, trebuie conectat un scaner la computer. Aici este imprimanta. Cu atît mai mult utilizate în activitatea secretarului, aparatele multifuncționale (MFP), modulele echipate cu fax, alimentatorul automat de documente, interfața de rețea.
Computerul trebuie să aibă software-ul corespunzător. Ca regulă generală, computerul secretar este conectat la un computer sau capul este conectat la rețeaua locală a companiei, iar în caz de executare de către secretarul de recepție și transmitere de faxuri
Este de dorit să aveți un copiator sau un alt copiator.
Pe biroul secretarului ar trebui să existe numai acele lucruri necesare muncii. În tăvile sau dosarele sunt plasate documentele actuale necesare secretarului în timpul zilei de lucru. Documentele sunt recomandate astfel încât să poată fi luate cu ușurință și utilizate în mod convenabil. Toate celelalte documente trebuie curățate într-un dulap sau în siguranță.
Conceptele secretarului sunt domenii normale și maxime de lucru. În zona normală de lucru, secretarul lucrează cu mâinile și degetele, îndoite la cot. Există pixuri, note pentru note.
Cazuri și dosare cu documente stocate în tabel și pe rafturile dulapului trebuie să aibă marcaje luminoase de diferite culori, cu semne de cod, numărul de cazuri de nomenclatura, care va ajuta să găsească rapid documentul sau lucru.
Regimul muncii și al odihnei este reglementat de reglementările interne. Ele determină începutul și sfârșitul zilei de lucru, o pauză pentru prânz. Prin stabilirea rutinei zilnice pentru angajați, de regulă, există anumite pauze pentru odihnă pe termen scurt în timpul zilei de lucru. Se recomandă ca secretarul să facă pauze de 5-8 minute la fiecare două ore de muncă și este, de asemenea, de dorit să se alterneze tipurile de muncă care se desfășoară la masă, cu lucrări legate de circulația prin recepție sau instituție.
Testați întrebările și sarcinile
1. Care sunt formele de organizare a muncii cu documente și să explice acești termeni.
2. Ce se înțelege prin „zonă de lucru normală“ și „spațiu maxim de lucru?“
3. Cum sunt împărțite instituțiile prin volumul fluxului de lucru?
4. Ce implică organizarea locului de muncă?
5. Câte și ce zone includ locul de muncă al secretarului?
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: