Înregistrarea documentelor
Înregistrarea unui document este înregistrarea datelor despre un document într-un jurnal într-o formă fixă care înregistrează faptul că a fost creat, trimis sau primit.
La înregistrare, documentul primește numărul de serie, sub care este introdus în jurnal. Acest număr este plasat pe document.
Înregistrarea este necesară: a) pentru a asigura securitatea documentelor; b) pentru facilitarea găsirii documentelor; c) să înregistreze și să controleze executarea documentelor,
Formulare de înregistrare a documentelor. centralizat, descentralizat, mixt.
Un sistem centralizat implică efectuarea tuturor operațiunilor de înregistrare într-un singur loc (expediție, birou) sau un angajat, de exemplu, secretarul-referent. Un astfel de sistem permite crearea unui singur centru de referință pentru documentele întreprinderii și stabilește o procedură unică de înregistrare.
Sistemul descentralizat își asumă operațiunile de înregistrare în diviziuni structurale (locurile de execuție a executării documentelor).
Sistemul mixt presupune înregistrarea centralizată a unei părți a documentelor (de regulă, cele mai importante), cealaltă parte fiind înregistrată în diviziuni structurale.
Documentele înregistrate sunt împărțite în mai multe grupe, fiecare dintre acestea fiind înregistrate separat: documentele primite; documentele emise; documente interne; contractele sunt comerciale; documente care au restricția de acces.
Documentele pot avea numere de înregistrare constând din numărul documentului de la începutul anului; un simbol al unității sau al funcționarului structural; Numărul cazului în care a fost depus documentul sau copia acestuia.
Tipuri de înregistrare. jurnal, carte, calculator.
Înregistrarea jurnalului este cea mai fiabilă, cu cerințe sporite pentru securizarea documentelor. Dezavantajul este căutarea lentă.
Înregistrarea computerului este cel mai prompt și mai convenabil tip de înregistrare, deoarece vă permite să căutați toate documentele necesare. Lipsa de informații este posibilă din motive tehnice.
Înregistrarea unui document este o înregistrare a acreditărilor unui document într-o formă fixă care înregistrează crearea, expedierea sau primirea acestuia.
Puteți da o definiție mai detaliată a înregistrării ca o confirmare a faptului că ați creat sau primit un document introducându-l în formularul de înregistrare cu atribuirea unui număr de înregistrare contabilă și scrierea sub formă de informații de bază despre document. În acest caz, înregistrarea vă permite să creați o bază de date a documentelor instituției pentru controlul ulterior asupra termenilor de executare a documentelor și a lucrărilor de referință asupra acesteia. După cum rezultă din definiție, înregistrarea, în primul rând, are efect juridic asupra documentului, deoarece înregistrează faptul că a fost creat sau primit. Până când documentul este înregistrat, nu a primit numărul, nu este înregistrat, nu pare să existe încă. De exemplu, o ordine, o hotărâre etc. În cazul în care documentul primit nu este înregistrat, organizația nu răspunde pentru aceasta, deoarece factura de primire nu este confirmată.
Din definiția detaliată, se poate observa că înregistrarea are trei obiective:
- documente contabile,
- controlul asupra execuției acestora;
- munca de referință pe documente.
Înregistrarea este supusă tuturor documentelor care necesită contabilitate, execuție și utilizare în scopuri de referință (reglementare, planificare, raportare, contabilitate, statistică, contabilitate, financiară etc.), create și utilizate intern și trimise altor organizații; provenind din organizații superioare, subordonate și alte organizații și persoane.
Cu toate acestea, există și documente neînregistrate, care includ:
Documentele sunt înregistrate o dată la organizație. creat - în ziua semnării sau aprobării, primite - în ziua primirii. La înregistrarea documentelor primite, data și indicele de primire în ștampila de înregistrare sunt ștampilate.
Atunci când un document înregistrat este transferat de la o unitate la alta, acesta nu este reînregistrat.
Fiecare document, se face referire la numărul de înregistrat, primește numărul de înregistrare format dintr-un număr de ordine în cadrul șirului înregistrat de documente, care, pe baza sarcinilor de scanare pot fi suplimentate cu un index pe nomenclatura afacerilor, clasificatori corespondenți, interpreți, și altele. La aceleași numere de serie pentru administrativ și documentele de referință de informare sunt atribuite separat pentru fiecare tip de document în decursul anului calendaristic.
Componența detaliilor de bază ale înregistrării, în funcție de natura documentului și de sarcinile de utilizare a informațiilor, poate fi completată cu alte cerințe:
Compoziția detaliilor de mai sus, dacă este necesar, poate fi suplimentată. În același timp, ordinea amplasării rechizitelor pe formularele de înregistrare este determinată de organizația în sine.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: