Microsoft SharePoint este unul dintre cele mai populare în lumea platformelor ECM. Acesta este conceput pentru a construi un spațiu informațional unic al companiei. Această soluție combină resursele informaționale, procesele de afaceri și competențele personalului. Astăzi, mulți dintre dezvoltatorii interni ai sistemelor SED / ECM folosesc platforma SharePoint în produsele lor. Care sunt funcționalitățile și capacitățile sale? Să examinăm exemple specifice.
Funcționalitatea platformei SharePoint
SharePoint (sau produsele și tehnologiile Microsoft SharePoint) include următoarele componente (Figura 1):
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Fig. 1. aplicații web platformă SharePoint - aplicații cu dimensiuni mici!
- "Site-uri" - pentru crearea de portaluri web;
- "Comunități și rețele" - pentru activități comune;
- o componentă de gestionare a conținutului în întreaga întreprindere;
- componenta de căutare a informațiilor în documente și sisteme informatice;
- "Business Analysis" - pentru a sprijini luarea deciziilor;
- "Aplicații Web" - pentru a vă crea propriile soluții de afaceri.
Platforma SharePoint poate fi utilizată pentru a crea site-uri, soluții portal, ERMS și alte aplicații. În Fig. 2 prezintă funcționalitatea sa de bază.
Fig. 2. Funcționalitatea de bază a SharePoint
Funcțiile de bază de bază ale SharePoint:
Experții observă că utilizarea Microsoft SharePoint pentru automatizarea fluxului de lucru este cea mai populară tendință din ultimii ani. Astfel de soluții sunt în special în cerere în cadrul organizațiilor distribuite teritorial. Și SED / ECM, dezvoltat de companiile rusești pe baza acestei platforme, de regulă, ia în considerare și realitățile rusești.
«EOS pentru SharePoint»
Compania "Electronic Office Systems" ("EOS") bazată pe Microsoft SharePoint a creat un sistem de management al documentelor electronice "Enterprise Office Solution for SharePoint" ("EOS pentru SharePoint"). Acesta combină capacitățile platformei ECM corporative și EDS rusă. În Fig. 3 arată sarcinile rezolvate de EOS pentru SharePoint.
Fig. 3. Probleme rezolvate de EOS pentru SharePoint
Este important de menționat că această soluție este orientată spre aplicarea în condiții rusești. Aceste condiții implică procese complicate de circulație a documentelor și existența unor standarde specifice pentru gestionarea documentelor și circulația documentelor.
"EOS pentru SharePoint" este un modul gata pentru gestionarea resurselor informaționale. Este complet integrat în platforma SharePoint și își extinde semnificativ capacitățile în domeniul gestionării documentelor electronice (Figura 4).
Fig. 4. Module funcționale «EOS pentru SharePoint»
"EOS pentru SharePoint" vă permite să combinați într-un sistem gestionarea integrată a tuturor resurselor informaționale, proceselor și comunicațiilor. Produsul oferă soluția următoarelor sarcini:
- pregătirea și coordonarea (semnarea) oricăror tipuri de documente;
- crearea unui card de document și înregistrarea documentelor de intrare, de ieșire și interne;
- executarea instrucțiunilor și controlul disciplinei de performanță;
- lucrul cu arhiva electronică, sprijinirea nomenclatorului de cazuri acceptate în organizație;
- crearea de diverse rapoarte;
- căutarea de informații;
- crearea unui mediu de lucru unificat în SED (locul de muncă al utilizatorului, managerul);
- securitatea datelor;
- lucrul cu documente și sarcini de la dispozitive mobile (aplicații mobile);
- semnătura electronică și criptarea;
- scanarea și scanarea în flux.
Interfața "EOS pentru SharePoint" este un singur spațiu de lucru (Figura 5). Acesta afișează vizual informații sumare pentru un anumit utilizator: funcționarul, managerul, angajatul, controlorul.
Fig. 6. Cardul de documente în "EOS pentru SharePoint"
"EOS pentru SharePoint" poate fi utilizat în companii de diferite mărimi (de la 10 la 5000 de locuri de muncă) cu o cantitate mare de date. De asemenea, pentru a da efect juridic documentului, este posibilă utilizarea unei semnături electronice calificate.
"Workflow WSS" pentru SharePoint
Compania "WSS-Consulting" pe platforma Microsoft SharePoint a dezvoltat SED "WSS Docs". Acest produs în casetă automatizează documentele și fluxul de lucru. Astfel, "WSS Docs 4.3" funcțional acceptă procesele de gestionare a înregistrărilor disponibile în majoritatea companiilor rusești, și anume:
- înregistrarea documentelor de intrare, ieșire și interne;
- pregătirea și coordonarea documentelor de ieșire și interne;
- execuția și controlul documentelor;
- controlul comenzilor;
- lucrează cu minutele de întâlnire;
- coordonarea și controlul executării contractelor;
- coordonarea și controlul executării cererilor de plată a facturilor;
- lucrează cu arhiva informațiilor normative și de referință.
Funcționalitate Fluxul de lucru în sistem «WSS Docs» oferă utilizatorului opțiuni maxime de configurare a sistemului. De exemplu:
- Schimbarea procesării documentelor și crearea de noi procese;
- Creați rute rigide și flexibile (personalizabile) pentru documente. O parte din traseu poate fi stabilită rigid. Cealaltă parte este definită de utilizator, de exemplu, atunci când documentul este pornit pentru reconciliere;
- schimbați funcționalitatea sistemului fără programare: configurați directoare, un sistem de alertă, configurați înlocuitori pentru fiecare tip de documente și așa mai departe.
Sistemul are o interfață simplă și intuitivă (Figura 8).
Fig. 8. Cabinetul personal al utilizatorului în Documentele WSS
Când lucrați cu un document, în sistem este creat un card (Figura 9). Acesta conține toate informațiile necesare despre document.
Fig. 9. Cartea de document din "Documente WSS"
"Worklite.Docs" pentru SharePoint
Fig. 11. Interfața sistemului "Worklite.Docs"
Sistemul oferă suport pentru principalele procese de afaceri pentru fișiere și documente:
- familiarizare;
- editare;
- coordonare;
- aprobare;
- arhivare.
În "Worklite.Docs" există o oportunitate de adaptare flexibilă a proceselor și pașii acestora în proiectant (fig.12).
Fig. 12. Proiectantul fluxului de lucru din "Worklite.Docs"
Sistemul electronic de lucru "Worklite.Docs" permite:
Fig. 13. Cartea de document în "Worklite.Docs"
"Clientul Docsvision5 pentruSharePoint"
"Clientul Docsvision 5 pentru SharePoint" - soluția companiei "DoksVision". Acesta este un modul suplimentar al sistemului "Docsvision 5". Acesta oferă extensia funcționalității standard SharePoint și colaborarea dintre Docsvision și SharePoint.
În Fig. 14 prezintă modul de integrare a sistemelor Docsvision și SharePoint.
Fig. 14. Integrarea SED "Docsvision" și SharePoint
Funcționarea în comun a "Docsvision" și SharePoint păstrează mecanismele obișnuite de lucru în grup ale SharePoint. De asemenea, puteți să inițiați direct de la client crearea unui document oficial, trimiterea acestuia spre aprobare și aprobare. În acest caz, este posibil să se controleze mișcarea acestuia în SED. Pe de altă parte, clientul SharePoint poate primi slujbe de la "Docsvision" și poate lucra complet cu documente oficiale.
Clientul SharePoint are bare de navigare speciale (părți Web) pentru accesarea datelor în Docsvision și căutarea documentelor, precum și extensii SharePoint. Acestea vă permit să creați locuri de muncă și documente, inclusiv. pe baza datelor din biblioteca SharePoint.
Componentele Web pot fi plasate aleator pe paginile portalului. Astfel, puteți configura interfața pentru nevoile unei anumite organizații, grup de lucru sau utilizator. În Fig. 15 prezintă un exemplu de «Docsvision» pagini de interfață personalizată pentru a lucra cu sarcini în portalul SharePoint.
Fig. 15. Interfața SharePoint cu pagina "Docsvision" configurată
Componentele "Docsvision" de pe pagina de pornire SharePoint:
- documentele mele sunt toate documentele create de utilizator;
- sarcinile - toate sarcinile utilizatorului;
- sarcinile de ieșire - sarcinile trimise de utilizator;
- pentru coordonare - sarcini de coordonare a documentelor;
- cu privire la sarcinile de control, controlate de utilizator;
- pentru executare - sarcinile atribuite utilizatorului;
- pentru finalizare - sarcini care nu au trecut controlul și s-au returnat utilizatorului;
- pentru consolidare - sarcini destinate să creeze versiunea finală a documentului;
- ultimele carduri - toate cardurile documentelor cu care a lucrat utilizatorul (figura 16);
- dosarul meu este un dosar arbitrar, conectat din "Docsvision";
- căutare - fereastra de căutare fulltext;
- semaphore - panoul pentru acces rapid la dosarele principale.
SharePoint-client vă permite să efectuați toate acțiunile necesare pentru documente, sarcini și de grup de sarcini. Puteți crea trasee de potrivire în proiectantul pentru a lucra cu fișierele în loc de muncă, semnează documentul PE.
SED / ECM modernă poate automatiza aproape toate procesele de afaceri din cadrul companiei. Cu documentul lor de ajutor în interacțiunea bugetului de contrapartidă, managementul personalului, proiect et al. Devine mai eficient. Un flux de documente bine organizat reprezintă baza pentru luarea deciziilor manageriale competente.
televizor Alekseeva, Conf. Universitatea Tehnico-Economică din Moscova "Synergy"
Anunțuri privind problemele viitoare
Trimiteți-le prietenilor: