Activitatea de arhivare este o activitate profesională de stocare și utilizare a documentelor de arhivă. În conformitate cu legislația rusă, această activitate este realizată de organele de stat, de administrațiile locale, de persoane juridice și de cetățeni. Între toate componentele menționate mai sus, există o relație funcțională care le unește într-o singură industrie de arhivă. Despre asta, aceasta reprezintă organizarea afacerilor de arhivă în Federația Rusă, spune doctorul științelor economice. Profesor asociat, șef al Departamentului de Studii de Arhivă, IAI RGGU Ye.M. Burov.
Sfera de arhivă este de natură intersectorială: nu există o direcție pentru activitățile societății și a statului; industrie; instituții, organizații sau întreprinderi în care nu au fost create documente, care în cele din urmă dobândesc statutul de documente de arhivă.
În conformitate cu legislația de Științe Informare al Federației Ruse - este activitatea organelor de stat, organisme de auto-guvernamentale locale, organizațiilor și cetățenilor în domeniul organizării de depozitare, achiziție, contabilitate și utilizarea fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă.
După cum rezultă din definiția de mai sus, se disting patru funcții sau direcții generale în domeniul arhivării: stocarea, achiziția, contabilitatea și utilizarea documentelor de arhivă.
Organizarea managementului industriei arhivelor
În același timp, dezvoltarea și punerea în aplicare a unei politici de stat unificat în domeniul arhivelor, precum și funcția de a stabili norme uniforme pentru organizarea de stocare, achiziție, contabilitate și utilizarea fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă atribuite Agenției Arhiva Federală (Rosarkhiv).
"Cu privire la activitatea de arhivare în Federația Rusă" - articolul 4 alineatul (1)
Ministerul Culturii al Federației Ruse, organele executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse în domeniul afacerilor de arhivă monitorizează respectarea legislației privind problemele de arhivă în Federația Rusă. Competența și autoritatea sunt demarcate în mod legislativ.
"Despre activitatea de arhivare în Federația Rusă" - articolul 16
În prezent, Rosarchiv și arhivele subordonate nu îndeplini funcția de monitorizare a zonei de management al documentelor (DOW) în organizații, așa cum a fost acum câțiva ani. instituțiile archive au dreptul de a verifica arhivele și înregistrările doar surse de gestionare a organizațiilor de achiziție, și anume în acele organizații care le transferă documente pentru depozitarea de stat.
Normele de organizare a depozitării, depozitării,
achiziție, contabilitate și utilizare
documente ale Fondului de Arhivă al Federației Ruse
și alte documente de arhivă
în arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci,
organizațiile Academiei de Științe din Rusia. - A.4.2.3
Păstrarea documentelor din Arhivele Federației Ruse
Legislația stabilește că documentele Fondului Arhivelor din Federația Rusă sunt permanente. și anume sunt depozitate permanent în arhivele statale și municipale, muzee și biblioteci, în cadrul organizațiilor Academiei de Științe din Rusia.
"Cu privire la activitatea de arhivare în Federația Rusă" - Articolul 18, p.1.3
Aceste instituții sunt un sistem unic de arhive publice.
Depozitarea documentelor de arhivă formate în activitățile persoanelor juridice
Cadrul legislativ actual în domeniul arhivelor vizează în primul rând asigurarea siguranței documentelor, inclusiv documente de arhivă produse în activitatea organizațiilor de stat, municipale și non-guvernamentale.
În conformitate cu legislația actuală în materie de arhivă, organele de stat, organele autoguvernării locale sunt obligate să creeze arhive, iar organizațiile au dreptul de a crea arhive pentru ele însele pentru a stoca documentele formate în activitățile lor.
Orice organizație este obligată să furnizeze condiții financiare, materiale și tehnice și de altă natură pentru a lucra cu documente de arhivă; să furnizeze arhive (arhive) cu spații care îndeplinesc cerințele normative pentru depozitarea documentelor de arhivă și condițiile de muncă pentru lucrătorii de arhivă.
"Cu privire la activitatea de arhivare în Federația Rusă" - Articolul 13.15
Arhiva din organizație este o unitate structurală independentă care efectuează stocarea și echiparea. Contabilitatea utilizării documentelor de arhivă. Prin urmare, arhiva ar trebui să fie specificată ca o subdiviziune în structura aprobată a organizației, iar arhiva ar trebui să fie menționată în lista de personal a organizației (este indicat postul șefului arhivei). Dacă în organizație există o cameră special amenajată pentru stocarea documentelor de arhivă, dar nu există caracteristici arhivate mai sus menționate, în arhivă nu există o arhivă, dar este creată o arhivă.
Arhiva este creată, de regulă, în serviciul DOW (managementul afacerii, departamentul general, biroul etc.). Șeful serviciului Dow este responsabil de activitatea personalului arhivelor, care, conform programului personal, se referă în mod specific la acest serviciu.
Fără o arhivă sau arhivele într-o organizație nu este posibilă pentru a asigura siguranța documentelor de arhivă, să organizeze rațional stocarea și transferul ulterior al unităților structurale, pentru a stabili un control strict și utilizarea eficientă a acestora.
În funcție de compoziția documentației, organizațiile pot crea diverse arhive sau subdiviziuni structurale ale aceleiași arhive pentru a primi documentația de management, documentația științifică și tehnică, documentația electronică sau alte documente.
Ph.D. Profesor asociat, șef al Departamentului de Studii Arhivistice IAI RGGU
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: