Oksana Alekseevna Klimenko - consultant principal în domeniul managementului de proiect, șeful direcției "Management de proiect" al companiei "Just Consulting" (Moscova)
În orașele mari, fenomenul de blocajele de trafic au devenit un fenomen familiar pentru noi, și, de asemenea o problemă, deoarece suntem obligați să-și piardă aproape o zi întreagă pentru a petrece un timp în drum spre sediul central, acolo pentru a participa la o sesiune de întâlnire sau de planificare și să vină înapoi.
Multe companii se îndreaptă astăzi către o nouă formă de întâlniri, și anume, virtuale. Cu o linie dedicată de internet, tehnologia Skype (www.skype.com) permite întâlniri online și întâlniri cu angajații din aproape oriunde în lume. Suficient pentru a uni participanții la grupurile respective, de a organiza procesul, a stabilit un timp pentru intalniri - și veți obține posibilitatea de a economisi timp și bani în mod semnificativ, pentru a rezolva problemele actuale cu promptitudine, pentru a auzi rapoarte și a discuta planurile de viitor. Și dacă compania este internațională și filialele sale sunt situate în diferite țări, astfel de întâlniri sunt pur și simplu o necesitate.
Care este asemănarea și diferența dintre întâlnirile "tradiționale" și "virtuale"? Cum să organizați întâlniri virtuale cu beneficii maxime?
Cu toate acestea, există câteva caracteristici distinctive în organizarea de întâlniri tradiționale și virtuale (după cum se arată în tabelul de mai jos) în ceea ce privește procesul de comunicare, facilități, premise.
Caz din practică
Într-o companie comună ruso-străină, ei au decis să organizeze întâlniri sâmbete săptămânale cu participarea angajaților - reprezentanți ai celor două țări, pentru a discuta problemele operaționale și pentru a lua decizii manageriale.
Cu ce ne confruntăm în stadiul inițial?
Nu a existat o singură agendă, și toată lumea a vorbit despre propria lor, despre "dureros".
Nu a fost selectată nicio persoană care să conducă întâlnirea, astfel încât toți au încercat să-și exprime opinia, s-au întrerupt.
În acest proces, două sau mai multe persoane au început să vorbească în același timp, iar conversația de pe Internet are această caracteristică: în timp ce unul spune că este nevoie de timp (în câteva secunde) pentru a asculta. Și numai după aceea puteți spune următoarele.
Printre participanți s-au numărat persoane care nu cunosc engleza, iar ceea ce au spus străinii nu le-a fost clar. Cei care vorbeau ambele limbi nu aveau timp să traducă.
Nu am înregistrat ceea ce am reușit să convenim, adică rezultatul întâlnirii.
Ceea ce sa convenit nu a fost realizat și a rămas pur și simplu "în cuvinte".
La următoarea întâlnire, totul sa repetat - revenind la ceea ce nu sa făcut, plus noi sarcini operaționale au fost stratificate.
Conducerea nu a plăcut această situație și apoi sa decis că trebuie să introducem reguli pentru organizarea și desfășurarea unor întâlniri virtuale.
Iată câteva reguli și recomandări simple, cum poate fi în viață și care vă va ajuta foarte mult să vă faceți întâlnirile mai productive, constructive și eficiente. Și, cel mai important, va permite să pună în aplicare rapid deciziile luate în timpul desfășurării lor.
Ce ar trebui să fie pregătit pentru organizarea de întâlniri virtuale?
1. Metodologie: elaborarea regulilor de organizare a reuniunilor și de luare a deciziilor
2. Personal: identificați următoarele roluri:
- responsabil pentru pregătirea, organizatorul și moderatorul întâlnirii;
- traducător (în cazul în care compania are parteneri străini și / sau este internațională, iar reuniunile sunt organizate cu participarea reprezentanților companiilor din diferite țări);
- vorbitori principali (înainte de fiecare întâlnire);
- care are puterea de a lua decizii în chestiuni controversate.
3. Prevederi documentare: organizarea circulației documentelor (pregătirea șabloanelor documentelor responsabile de pregătirea acestora, procedura de lucru cu documentele):
- formați o agendă de ședințe model (șablon) cu o listă de probleme
- formați un proces-verbal standard al ședinței (șablon) cu o listă a deciziilor luate
- formează un proiect standard de soluții (șablon).
4. Întâlnire: Elaborarea unor reguli clare și asigurarea respectării acestora.
Reguli pentru desfășurarea întâlnirilor virtuale (exemplu)
- Invitația la întâlnire este trimisă tuturor participanților, răspunsul privind acceptarea / respingerea invitației este trimis organizatorului prin Outlook
- Toți participanții trebuie să înceapă la timp. Conectarea la Internet, setările și apelurile de testare sunt făcute de participanți înainte de întâlnire.
- În timpul întâlnirii, să respecte cu strictețe Agenda.
- Fii profesionist, politicos, asculta fără a întrerupe.
- Organizatorul întâlnirii (organizatorul întâlnirii) este responsabil de respectarea termenelor și regulamentelor, și numai el are dreptul să întrerupă și să oprească participantul să transmită cuvântul la următorul.
- Pentru fiecare întâlnire, organizatorul întâlnirii pregătește Agenda, Protocolul și oferă poștă electronică tuturor participanților.
- La primirea protocolului, toți participanții sunt obligați să accepte: să accepte sau să trimită propunerile, completările și comentariile lor și să le trimită organizatorului, după care organizatorul trebuie să trimită protocolul convenit participanților la execuție.
- Deciziile protocolului convenit sunt obligatorii pentru toți participanții la reuniune.
Reuniuni de succes, decizii eficiente și succese în afaceri și prosperitate!
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: