Ca urmare a activității comisiei de experți, se formează patru grupe de documente cu condiții de depozitare diferite:
stocarea permanentă în arhivele de stat;
depozitare temporară în arhiva departamentală (peste 10 ani);
depozitare temporară (până la 10 ani);
A se distruge în legătură cu expirarea perioadei de depozitare.
În arhivele departamentale, se transferă cazuri de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) și personal. Transmisia lor are loc doar pe baza datelor. Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani) nu pot fi predate arhivelor departamentale. Ele sunt stocate centralizat de serviciul de suport pentru documentație sau în diviziuni structurale și, după expirarea perioadei de depozitare, trebuie să fie distruse. După ce inventarele sunt aprobate pentru depozitare permanentă, instituția de arhivare autorizează instituția să distrugă documentele cu perioade de depozitare temporară. Distrugerea documentelor se face prin acte. Actul privind alocarea pentru distrugerea documentelor și cazurilor este semnat de președinte și membrii CE, președintele instituției.
Procedura de distrugere a cazurilor cu perioade de expirare de depozitare cu ștampila "DSP" este determinată de instrucțiuni speciale.
Executarea cauzelor
Pregătirea procesului de pregătire a cazului pentru depozitare în conformitate cu normele stabilite.
Formarea cauzei se încheie după sfârșitul anului, când ultimele documente sunt depuse pentru anul trecut. După aceasta, se lucrează pentru a organiza cazuri de stocare ulterioară sau pentru a le transfera într-o arhivă departamentală.
În funcție de condițiile de depozitare, se efectuează înregistrarea integrală sau parțială a cazurilor.
Cazurile complete fac obiectul unei depozitări permanente și temporare (peste 10 ani) și a personalului.
Înregistrarea completă a cazului prevede:
depunerea sau legarea cazului;
numerotarea foilor în cazul respectiv;
compilarea unei inscripții verbale a cazului;
întocmind, dacă este necesar, un inventar intern al documentelor cauzei;
(clarificând numele organizației, indicele de activitate și titlul cauzei, data cazului etc.
Cazurile de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) fac obiectul unei înregistrări parțiale: fișierele pot fi stocate în foldere, nu se recreează sistematic documentele din dosar, nu se numerotează foile de hârtie, nu se efectuează verificarea inscripțiilor.
Documentele care compun cazul sunt depuse pe patru pungi într-o husă din hârtie din carton sau interconectate, luând în considerare posibilitatea citirii libere a textului tuturor documentelor.
Lucrările de stocare permanentă, constând din documente de valoare științifică și istorică specială și alte documente sau documente nedocumentare, sunt stocate în dosare solide închise, cu trei supape și corzi.
Dacă în dosar există documente deosebit de valoroase, precum și documente personale nerevendicate (cărți de lucru, documente de educație), acestea sunt puse într-un plic, care este apoi depus în acest caz.
La sfârșitul fiecărui caz, se atașează un formular necompletat pentru o inscripție verbală, iar la începutul cazului - formulare goale pentru inventarul intern al documentelor. Documentele incluse în dosar, toate foile, cu excepția foilor de pe inscripția de verificare și a inventarului intern, sunt numerotate în cifre arabe în colțul din dreapta sus, fără să atingă textul documentului, cu un creion grafic sau un numărător negru. Fișele de cazuri constând din mai multe volume sunt numerotate separat pentru fiecare volum. Fotografiile, desenele, diagramele și alte documente ilustrative care reprezintă o foaie separată în fișier sunt numerotate pe verso în colțul din stânga sus. Plicurile pliate cu atașamente sunt numerotate, în același timp plicul este numerotat și apoi fiecare număr este atașat în plic. Pentru a ține cont de numărul foilor din dosar și de a stabili specificul numerotării lor, se întocmește o inscripție verbală a cazului. Este interzis să faceți o inscripție verbală pe coperta casetei sau pe spatele foii.
Forma martorului este prezentată în anexa la "Principalele tipuri de arhive de stat", "Regulile de bază ale arhivelor departamentale". Formele nu sunt identice, dar compoziția informațiilor introduse în formulare este aceeași.
LISTA - CAZUL DE AFACERI Nr.
Dosarul este numerotat și numerotat 234 (două sute treizeci și patru) de litri. + 2L. inventarele interne, inclusiv foile de scris 98a, 124a, 124b.
Foaia 117 are daune fizice - ruperea și lipirea.
Semnătura secretarului data
Figura 9.4. Forma foii de martor
Documentele cele mai valoroase din punct de vedere istoric și artistic (desene, manuscrise etc.) nu sunt depuse, ci sunt puse în dosare cu trei supape și curele sau cutii speciale. Dacă există puține astfel de documente și au un format mic, acestea pot fi plasate în plicuri, care sunt apoi depuse.
Trimiteți-le prietenilor: