Se spune - făcut, sau tehnica de a stabili sarcini
În primul rând, încercați-vă singur. Formulează (cu voce tare sau mai bine pe o foaie de hârtie) sarcina, să zicem, pentru crearea unui dosar cu documentația personalului pentru ultimul an (luăm o sarcină simplă). Dar țineți cont de faptul că subordonații cărora le dați acum sarcina nu au experiență și lucrează în departamentul de personal timp de numai două săptămâni (permiteți-le să fie un stagiu). Această rezervare este necesară pentru a nu complica sarcina, ci pentru a introduce un element de noutate pentru subordonat, deoarece subordonații își vor îndeplini sarcinile obișnuite și îndeplinite fără instrucțiuni detaliate.
Pe de o parte, aș dori să sper că exemplul de mai jos nu are cea mai mică legătură cu sarcina dvs., pe de altă parte - foarte des, sarcinile sunt formulate aproximativ în felul următor:
Fără îndoială, dacă un subordonat are un nivel suficient de conștiință de sine, de responsabilitate și dorește să devină un specialist bun, el va aborda și va întreba în mod repetat și va găsi pe cineva cu care să se consulte. Cu toate acestea, varianta cea mai comună într-o zi (două sau trei), amintindu-ne încredințat de atribuire Maria cu „fotografii“, răspunsul te (în funcție de caracteristicile personale ale angajatului) sau sarcina prost finisate, sau mai multe răspunsuri curioase ale „Eu sunt. În generală. și dacă nu am avut săptămâna asta. nu înțeleg, „până la“ ai spus-te că nu este urgent, și, în general, eu nici măcar nu știu unde ne puncher! " Și este prea devreme să vorbim despre motivație scăzută. Ea nu a auzit într-adevăr, iar termenul limită nu a fost înregistrat și au existat prea multe alte sarcini importante. Și vina pentru neîndeplinirea sarcinii în acest caz se află adesea în cap.
Algoritm pentru stabilirea sarcinii pentru un angajat
Sarcina trebuie stabilită astfel încât subordonații să o îndeplinească la timp și la un nivel adecvat de calitate. Algoritmul constă din câțiva pași, pe care îi vom analiza cu ajutorul exemplului cu Maria și a dosarului cu documentele de personal.
Pasul 0. Selectarea situației
Pasul 1. Desemnarea unui scop comun
Principala cerință pentru stabilirea obiectivelor este relevanța. Și mai precis - înțelegerea pentru angajat. Nu faceți prea complicat (pentru a crește capitalizarea afacerii în scopul fuziunilor și achizițiilor ulterioare) sau peste nori (și toată lumea va fi fericită).
Este de dorit ca scopul să afecteze eficiența nu numai a întregului departament al personalului, ci și a organizației, să fie formulată literalmente într-una sau două propoziții. Scopul este necesar pentru fiecare angajat, indiferent de poziția și responsabilitățile sale, deoarece ea este cea care începe să formeze motivația pentru sarcină - și implementarea corectă, la timp și de înaltă calitate. În caz contrar, angajatul are impresia că este în mod constant însărcinat cu treburi inutile pentru organizație și departament.
În exemplul cu Maria, avem un minus pentru lipsa unui obiectiv real și un alt minus - pentru a ne elimina pe noi înșine ca șeful serviciului de personal în procesul de a încerca să formăm scopul ("pentru că a spus conducerea"). La urma urmei, subordonații percep mesajul ascuns ca "o sarcină inutilă (și chiar dăunătoare), atunci de ce să încercați".
Etapa 2. Declarația sarcinii în sine (formularea sarcinii)
Cerința principală pentru formularea sarcinii în ansamblu este fezabilitatea acesteia. Aceasta este responsabilitatea dvs. ca lider pentru a determina inițial o serie de puncte. Este suficient timp angajatului să îi încredințeze o nouă sarcină sau este încărcat. Îi vor permite să personalizeze această sarcină. În cele din urmă, dacă angajatul are suficiente cunoștințe și abilități profesionale pentru a face față. Și numai dacă ați răspuns pozitiv la toate întrebările, sarcina poate fi într-adevăr stabilită. În caz contrar, fiind foarte motivat, angajatul pur și simplu „arde“ în încercarea de a captura imensitatea sau ridica foarte grele, și fiind deja, pentru un motiv oarecare, demotiva, el va primi o oportunitate excelentă de a sublinia la tine pe cont propriu timp și neglijare.
Revenind la exemplul cu Maria, afirmăm: calificarea angajatului este scăzută (începător), sarcina este extrem de simplă, suntem siguri că este capabilă să o îndeplinească. Dar cu ocuparea forței de muncă există dificultăți. Și fraza "dacă, desigur, aveți acum sarcini mai importante". Din nou dă un minus, deoarece stabilirea priorităților pentru angajat este sarcina dvs., mai ales dacă vorbim despre un nou venit. El nu are încă toate informațiile despre succesiunea de sarcini pe care o faceți, despre sistemele de lucru cu priorități, acceptate în departament, și nu despre faptul că, în general, el își poate aloca corect timpul.
Pasul 3. Specificați algoritmi de acțiune și / sau standarde
Principala cerință pentru standarde și algoritmi este măsurabilitatea acestora. Aceasta este, nu numai tu, dar subordonații trebuie să înțeleagă în mod clar cât de aproape este la rezultatul dorit al sarcinii. Volumele de planuri de acțiune și rapoarte, durata fiecărui eveniment și numărul de participanți, forma de pregătire a documentelor de personal (până la dimensiunea fontului), suma ridicată pe candidați unitate de timp pentru locul de muncă, dar chiar și culoarea de marcaje într-un dosar de document. Standardele includ toate acele cantități care reflectă cumva calitatea muncii unui membru al personalului. Plus - o raționare temporară (o desemnare a timpului necesar pentru sarcină). Cei mai tineri și neexperimentați, cu cât standardele ar trebui să fie mai detaliate și detaliate. Dar toate acele cuvinte comune cu care suntem obișnuiți să folosim (rapid, calitativ, în cel mai bun mod etc.), în sarcina algoritmilor și a standardelor nu funcționează. Pentru că dacă aceste cuvinte vă sunt clare, aceasta nu înseamnă că sunt înțelese de subordonați. Fiecare angajat le percepe în felul său. Pentru unul, "rapid" este chiar acum, amânând toată afacerea, pentru alta în prima zi a lunii următoare - și "rapid".
În ceea ce privește exemplul nostru, expresia „Sortare după data și numele ultimului“ se poate spune încă ceva la un angajat pentru a lucra în serviciul personalului cu cel puțin șase luni și este deja implicat în sarcini similare înainte, dar cu siguranță nu un novice. Care este data corespunzătoare de sortare (de la începutul până la sfârșitul lunii, sau vice-versa), cum să împartă dacă să acorde o atenție la secvența de documente securizate pentru același angajat în fiecare alte documente referitoare la persoane diferite, este necesar - răspunsul la oricare dintre acest sclav materie are. Total - suntem minus pentru nespecificat.
Principala cerință pentru descrierea resurselor este asigurarea disponibilității acestora pentru angajat. Pornind de la material (și unde găsește gaura găurilor?), Încheind cu informații și umane. La urma urmei, pentru o performanță calitativă a oricărei sarcini de angajați au nevoie de cel puțin un creion și hârtie (precum și o cameră special echipată de formare, teste de calculator, regulamente, întâlniri etc.). Vreau să atrag atenția asupra furnizării de resurse în cazul în care sarcina pentru „articulațiilor“ cu alte departamente - „să depărteze calculul salariilor pentru noul sistem de motivare a echipei de vânzări“, și anume, atunci când „Ivan va da“ sau Din cauza sosirea lui Ivan Ivanovici (în departamentul de vânzări, etc) personalschikov auzit de multe ori: „Nu știu, nu este gata, am fost explicat supervizorului, și tot mi-ai luat, și am avut nimic de a face cu decât ". Și apoi - sau o insultă la subcontractanții (până la conflict), și în același timp, și nu sunt de acord cu ei despre problema resurselor, sau se pot relaxa pe sarcina ca întreg - este întotdeauna posibil să se sustragă de nivel „și nu am fost dat. “.
Pasul 5. Algoritmul de control
Cerința principală pentru algoritmul de control este, în esență, aceeași ca și pentru standarde - concretență și măsurabilitate. Și anume - necesitatea de a anunța în mod clar, care vor fi monitorizate (sunteți mai experimentat în comparație cu colegul începător, cineva din subcontractanții, șeful companiei), forma în care se va întâmpla (trimiterea de rapoarte în format electronic, prezentare orală la adunarea generală , o conversație individuală în biroul dvs.) și în ce interval de timp. În caz contrar, angajatul pur și simplu nu înțelege de ce a fost dat sarcina, care nu va fi controlată, sau, dimpotrivă, așteaptă în fiecare secundă cu groază că este pe cale să fie obligat să raporteze cu privire la implementare. În plus, în special pentru „uituc“ subordonaților (în mod regulat cu întârziere, cu punerea în aplicare a sarcinilor sau a le face fără due diligence) în algoritmul de control este posibil să se stabilească consecințele eșecului (mustrare, o impunere amendă de problema conducerii, etc.).
Acum, să ne întoarcem la exemplul nostru cu un dosar cu documente de personal ("atunci, după cum faceți voi, veniți la mine, spuneți-mi ce sa întâmplat"), din nou ne-am stabilit un minus pentru nespecificitate. Din moment ce nu este clar, trebuie să poarte cu el un dosar întreg sau va fi suficient doar să-ți spun că totul se face, de asemenea, raportul stabilit termene limită. În plus, acesta a indicat, dacă este necesar, de exemplu, să te sun cu informații despre sarcină, în cazul în care nu va fi pe loc.
Pasul 6. Motivația personală a angajatului
Și dacă ne reamintim exemplul cu Maria, fără să știm chiar motivele ei personale, am putea folosi simultan motivul de încredere și motivul creșterii profesionale, care sunt întotdeauna importante pentru începători. Dar, în schimb, am jignit cu desăvârșire ("Îți încredințez asta, pentru că tu ești cel mai nou și cel mai tânăr angajat al nostru, cine e altul încredințat?").
Pasul 7. Încercați-vă înțelegerea
Cerința de bază pentru a verifica înțelegerea este completitudinea. Deci, întrebările închise iubite de toți liderii, care sunt folosite pentru a verifica înțelegerea: "Totul este clar?" și "Aveți întrebări?" nu îndeplinesc această cerință. Cu mâna pe inimă, răspundeți cât de des, ca răspuns la aceste întrebări, obțineți ceva, cu excepția faptului că ați dat din cap sau ați scuturat negativ capul. Cel mai adesea funcționează același algoritm: el nu înțelege nimic, nu înțelegeți, nu înțelege sau nu înțelege și în cele din urmă și-a dat seama că nu ați înțeles nimic. Rezultatul este clar - riscul de execuție incorectă a sarcinii crește de multe ori. De aceea, după ce ați citit întreaga listă, este important să primiți un răspuns detaliat de la subordonat prin formularea din "Repetați ceea ce trebuie să faceți" la "Cum credeți, de unde să începeți?" Lăsați subordonaților însuși să spună cum percepe sarcina și veți vedea imediat golurile în înțelegerea sa. Cu o atenție deosebită ar trebui să ascultați începători.
Și în exemplul nostru preferat, cu un dosar de documente de personal, minusul este transparent - cea mai frecventă formă închisă de a primi feedback ("Întrebările sunt?").
După cum puteți vedea, există multe minusuri. În rezumat, vom desemna încă o dată elementele din afirmația problemei și, în același timp, vom rescrie complet problema.
0. Alegerea situației. - Maria, trebuie să-ți dau o sarcină importantă, să amâne totul și să mă asculți cu atenție.
1. Obiectiv: „Știi cât de important este de a menține compania în ordinea tuturor documentelor de personal perioadelor anterioare și la trecerea cu succes a auditurilor HR, precum și pentru a găsi cu ușurință documentele corecte.“
2. Sarcina: "De aceea trebuie să publicați un dosar cu documente de personal pentru anul trecut".
4. Resurse: „Maria, un dosar cu documente în valoare umană în rack direct în spatele birou, acesta a fost semnat, vă este ușor de găsit și dosarul în care va stabili documentele, separatoare de culoare și perforatorului, ia secretar, i-am avertizat Dacă aveți întrebări, le puteți întreba de la 15.00 la 15.30, voi fi acolo. "
5. Control: "La ora 17.00, vino la biroul meu cu dosarul finit, astfel încât să pot verifica cum se face treaba".
6. Motivația personală: „Aceasta este o sarcină nouă pentru tine, și este bine exercițiu astfel de calități importante pentru un personal de service angajat ca attentiveness și acuratețe În plus, puteți face cunoștință cu documentele de personal, care sunt făcute în compania noastră, și să continue să folosească propriul. . cunoștințe în probleme mai grave, în cele două săptămâni pe care le-ați stazhirueshsya, aveți timp să se arate ca un angajat harnic, astfel încât să fie sigur - o poți face ".
7. Testarea înțelegerii: "Maria, repetă-mi, te rog, ce trebuie să faci".
După cum puteți vedea, totul este extrem de simplu și clar. După 3-40 pregătirea de formare pentru formularea problemei pe care nu va dura mai mult de o jumătate de oră, iar volumul său va fi redus de la cele originale cinci foi de text tipărit într-o singură pagină manuscris. Principalul lucru este să încerci.
Acordați o atenție deosebită stabilirii obiectivelor, deoarece acest articol, din nefericire, afectează majoritatea managerilor, iar disponibilitatea acestuia oferă multe. Și mai mult pentru a verifica înțelegerea, deoarece posibilitatea de a asculta sarcina pe care ați formulat-o de la buzele altor persoane este un mare impuls pentru dezvoltare. Cu toate acestea, amintiți-vă că la început veți auzi cu totul altceva decât se aștepta.
Dacă desemnați un algoritm de control, nu uitați să îl implementați, adică să reamintiți, să întrebați, să solicitați, să verificați, să studiați. Și bineînțeles, pentru a stimula (în plus sau minus) rezultatele.
Și apoi profesionalismul tău înalt de conducere va crește continuu.
Consultant în management
Semnat în imprimare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: