„Public rileyshnz- această activitate de management cu scopul de a stabili relații reciproc avantajoase și armonioasă între organizație și publicul, care depinde succesul funcționării acestei organizații.“
59. Nivelurile și formele evenimentelor de relații publice.
Toate varietățile evenimentelor de relații publice pot fi clasificate în mod condiționat în patru grupe principale.
Desfasurarea de diverse evenimente in domeniul relatiilor publice este chemata sa atrag atentia publicului asupra firmei, activitatilor si produselor sale.
Este foarte important să se definească în mod clar scopul evenimentului și mijloacele de realizare a acestui obiectiv. În funcție de scopul pot fi folosite și diferite activități. Ar trebui să se străduiască să se asigure că evenimentele au primit un răspuns public larg, iar informațiile despre acestea au fost difuzate pe scară largă de către mass-media și în alte moduri diferite.
Pentru implementarea eficientă a evenimentelor de relații publice, este necesar să se pregătească cu atenție. Pentru aceasta, este elaborat un scenariu complet, care indică succesiunea tuturor etapelor, precum și un program detaliat. Materialele pre-imprimate trebuie pregătite și publicate în avans: prospecte, comunicate de presă, cataloage etc.
Pentru a participa la eveniment, un cerc de oaspeți este determinat. Acestea sunt trimise invitații speciale cu programul, care indică locul, ora și alte informații despre eveniment.
Principalele activități ale companiei în domeniul relațiilor publice sunt următoarele:
· Zile deschise;
Prezentare - prezentarea unei companii, a unei persoane, a produselor către reprezentanții publicului.
Prezentarea întreprinderii se poate face în legătură cu aceasta:
· Reconstrucția, reorganizarea, crearea de noi diviziuni;
· Realizări calitative noi la locul de muncă etc.
De regulă, prezentarea reprezintă etapa inițială a activității noii întreprinderi. Cu toate acestea, acest eveniment poate avea loc și în legătură cu deschiderea oricăror noi unități ale unei întreprinderi deja existente: magazin, sucursală etc. Prezentarea este utilă nu numai pentru o întreprindere producătoare, un magazin, un restaurant, un hotel, dar și pentru o instituție de învățământ, o instituție medicală etc.
Trebuie amintit faptul că, spre deosebire de liderii deputați oraș din regiune, invitația la ceremonia de deschidere a artiștilor celebri, sportivi poate fi însoțită de plata taxelor lor, cadouri valoroase pentru a participa la ceremonie și discursuri.
Prezentarea este de obicei ținută după-amiaza.
În mod condiționat, acesta poate fi împărțit în două părți. Prima, partea oficială, implică o prezentare către compania invitată, iar cea de-a doua, neoficial - include un cocktail, o masă de bufet etc.
Coordonatorul de prezentare poate conduce în mod public întregul proces, oferind cuvântul vorbitorilor, anunțând etapele evenimentului. Cu toate acestea, el poate rămâne în umbră în timpul întregului eveniment, incluzând pe rând pe toți actorii.
După discursurile menționate mai sus, oaspeții pot avea întrebări, la care managerii companiei ar trebui să ofere răspunsuri exhaustive, complet satisfăcătoare oaspeților. În timpul prezentării, oaspeții și podeaua pot primi ocazia de a vorbi cu felicitări, dorințe și comentarii constructive privind îmbunătățirea în continuare a activităților firmei.
Cea de-a doua parte, nu atât de formală a prezentării, poate avea loc în altă cameră sau în aceeași cameră, unde se prevede o comunicare gratuită între toți participanții la prezentare în timpul cocktailului. De regulă, de-a lungul pereților camerei există mese cu băuturi alcoolice și nealcoolice ușoare, precum și o gustare ușoară sub formă de sandvișuri, salate etc.
Evenimentul de cocteil al importanței sale poate fi o parte mai importantă a prezentării decât partea oficială. Aici, într-o atmosferă relaxată participanților de prezentare se pot aduna în grupuri mici, pentru a trece de la un grup la altul, întâlni, cărți de schimb de afaceri, pentru a discuta despre orice întrebări și de a găsi interese reciproce în afaceri, să cadă de acord asupra viitorului întâlniri de afaceri, etc. Este important ca managerii de întreprinderi să stabilească relații bune, informale cu autoritățile locale. Pentru reprezentanții mass-media, pe lângă prospecte, ar trebui să se pregătească în avans materiale detaliate despre companie, eventual un interviu scurt, dar informativ.
Conferința este un mijloc de comunicare, discuție și rezolvare a problemelor în comunitățile științifice, politice și profesionale. În același timp, conferințele reprezintă un mijloc de comunicare între întreprinzători pentru a spori eficacitatea activităților lor.
Conferințele permit antreprenorilor să-și realizeze ideile în viață, să promoveze produse, să creeze pentru ei înșiși o situație de afaceri favorabilă.
Conferințele pot fi interne, ale căror membri sunt membri ai colectivității întreprinderii și ai celor externi, în care participă reprezentanți ai diferitelor instituții. Conferințele pot fi științifice, practice, științifice și practice. Acestea se pot desfășura pe orice problemă: pe problemele politicii, educației, afacerilor sau, de exemplu, pe cooperarea întreprinderilor pentru a-și crește competitivitatea.
Cu mult înainte de începerea conferinței, majoritatea vorbitorilor este pregătită. Se creează în prealabil un program în care este programată întreaga procedură pentru desfășurarea unei conferințe cu indicarea zilelor, orelor, discursurilor, vorbitorilor. Pe baza materialelor conferinței de interes pentru o gamă largă, colecțiile de lucrări sau rezumate pot fi publicate chiar înainte de conferință sau rezultatele acesteia. Programul conferinței poate include excursii, vizite la întreprinderi sau unități, un cocktail, etc.
Pentru conferință poate fi creată o comisie, condusă de președinte, coordonator al conferinței. Comitetul este format din persoane, fiecare dintre care este responsabil pentru o anumită etapă a conferinței: acceptarea și cazarea participanților, organizarea puterii lor și care dețin un cocktail seara, relația cu mass-media, etc.
· Informații generale despre organizatorul conferinței (numele, activitățile, istoricul scurt, structura etc.);
· Lista participanților la conferință cu o scurtă descriere a acestora;
· Tezele celor mai importante și interesante pentru rapoartele publice;
Este foarte important ca rezultatul final al conferinței să fie conștientizarea largă a comunității de afaceri cu privire la imaginea pozitivă a organizatorului și a produselor sale.
"Masa rotundă" este unul din mijloacele de a discuta problemele, de a dezvolta strategii și tactici, de politica de afaceri a unei firme sau de o comunitate de întreprinderi.
Ca orice eveniment din domeniul "relațiilor publice", activitatea "mesei rotunde" ar trebui planificată și pregătită în mod corespunzător în avans. Pregătit subiectul și aspectele discutate, componența participanților. Familiarizarea preliminară a participanților la "masa rotundă" cu problemele propuse spre dezbatere le permite să-și clarifice pozițiile, opiniile, să pregătească argumentele, materialele.
Numărul participanților la un astfel de eveniment nu trebuie să depășească 10-15 persoane. Nu aveți nevoie de o masă rotundă adevărată pentru a lucra. Participanții pot fi plasați la mese aranjate într-un cerc, dreptunghi, pătrat astfel încât să se confrunte reciproc. Pe masa din fața fiecărui participant trebuie să existe o plăcuță de identificare pe care sunt indicate denumirile, denumirile și pozițiile acestora în format mare.
masă rotundă organizată de conducere, care pot fi pregătite în prealabil de comun acord cu membrii „Tabelul“ Lista de scenariu și succesiunea de aspecte care urmează să fie discutate, spectacole. O astfel de formare este deosebit de importantă, dacă se presupune că acest eveniment va fi reflectat în programele TV. În acest caz, în ciuda prezenței problemelor discutate, problemele nerezolvate, participanții la „masa rotundă“, conducerea sa în timpul acestui eveniment ar trebui să se separe accidente vasculare cerebrale, fraze discret, crea discret în telespectatori sau cititori o impresie favorabila a companiei sau a companiilor dumneavoastră participante „de masă“ .
Reprezentanții media ar trebui să pregătească în avans materialul sursă, pe care ar putea să-l folosească pentru a-și informa publicul despre acest eveniment.
Pentru a organiza un astfel de eveniment, este necesar să pregătim un scenariu în prealabil cu definirea celor responsabili pentru fiecare element al evenimentului.
La momentul precis, oaspeții sunt invitați la sală, unde șeful instituției prezintă laconic informații despre organizația sa, avantajele sale față de ceilalți, planurile de dezvoltare ulterioară. Mai departe, șefii departamentelor instituției vorbesc, informând oaspeții despre particularitățile activităților lor.
După spectacolul din sala celor mai importanți lucrători, oaspeții ar trebui să prezinte activitățile tuturor unităților organizației, funcționarea echipamentului, laboratoarele, dacă există, etc.
Rezultatul zilei de ușă deschisă va fi mult mai mare dacă evenimentul în sine este acoperit de mass-media. Informațiile trebuie prezentate în așa fel încât să se intereseze oamenii în activitățile acestei organizații, să provoace dorința de a participa direct sau indirect la activitatea sa.
Unul dintre mijloacele importante ale expozițiilor de relații publice este că ele ajută întreprinderile să își consolideze în mod serios pozițiile pe piață. Întreprinderea poate participa la expoziții organizate de un comitet de expoziții, unde sunt reprezentate multe companii diferite. Cu toate acestea, întreprinderea poate organiza independent o expoziție "personală", în care va fi reprezentată în singular.
Necesitatea de a organiza o expoziție poate fi determinată de următoarele obiective, pe care întreprinderea o stabilește:
Crearea unei anumite imagini;
· Promovarea produselor lor;
Astfel, înainte de a începe pregătirea pentru desfășurarea lucrărilor la expoziție, trebuie să stabiliți obiectivele implementării sale și apoi, în conformitate cu acestea, să realizați un set corespunzător de lucrări interrelaționate care vizează atingerea unui obiectiv specific.
Recepțiile sunt efectuate de întreprinderi pentru petrecerea timpului petrecut împreună cu oaspeții, combinând distracția, divertismentul și comunicarea de afaceri. Recepțiile pot fi organizate ca evenimente independente sau în combinație cu evenimente de afaceri, de exemplu, cu o prezentare. Tehnicile sunt de obicei organizate în următoarele cazuri:
· Data solemnă de înființare a întreprinderii sau aniversare;
· Vizite ale delegației partenerilor, persoane importante;
· Încheierea unei tranzacții majore, a unui eveniment serios etc.
Recepția ar trebui să contribuie la extinderea și consolidarea contactelor de afaceri, să creeze o imagine a companiei în rândul comunității de afaceri. Acest eveniment trebuie pregătit cu atenție. Pregătirea recepției include:
· Determinarea scopului de admitere;
· Alegerea formei de admitere;
· Determinarea compoziției participanților;
· Pregătirea unui scenariu de recepție;
· Elaborarea unui plan de ședere a oaspeților la masă;
· Ordinea de serviciu a vizitatorilor;
· Pregătirea toasturilor și discursurilor.
Tehnicile pot fi clasificate în funcție de semne diferite. Recepțiile pot fi formale și informale, în timpul zilei și în seara, cu scaune (scaune pre-alocate de participanți) și fără scaune.
Formalul se referă la recepții, la care a fost pregătit cu atenție în avans și invitat și invitat, în conformitate cu anumite convenții. Recepționările informale sunt organizate ca și cum ar fi impromptu, într-o atmosferă prietenoasă. Se desfășoară, de regulă, în întreprinderile mici. Cu toate acestea, trebuie să fiți întotdeauna gata pentru ei.
Recepția de zi include evenimente "pahar de vin", "mic dejun".
Un "pahar de vin" este cea mai simplă formă de recepție. Se poate ține în picioare sau cu cazarea oaspeților în biroul de conducere de la masă, o masă de cafea etc. Pentru a crește prestigiul companiei, oaspeții trebuie tratați cu vinuri rare, șampanie, cognac, precum și fructe, gustări ușoare (sandvișuri cu caviar, etc.). Acest eveniment nu trebuie întârziat în timp.
Micul dejun poate fi ținut dimineața și până la 12 ore, cu o durată de o jumătate până la două ore. Masa nu se distinge printr-o mare varietate de feluri de mâncare. În procesul de mic dejun, problemele de afaceri pot fi discutate, alternând cu teme comune.
Aceste activități includ îmbrăcăminte casuală.
Recepții de seară - evenimente mai solemne. Acestea includ "cocktail", "bufet", "prânz", "prânz-bufet", "cină".
Cocktail (coada cocktail-cock) - un amestec de băuturi alcoolice cu adaos de zahăr, condimente, fructe etc. "Cocktail", "cocktail seara" de obicei incepe intre 17 si 18 ore, durata acesteia fiind de aproximativ doua ore. Chelnerii aduc băuturi (de obicei cocktail-uri) și gustări reci la grupuri de persoane care vorbeau.
"Fourchette" (furculita Fourchette - furculita) nu este aproape foarte diferit de "cocktail". Aici oaspeții înșiși se apropie de mesele așezate, pun gustări pe plăci și se duc la grupuri de persoane care vorbesc. Apropo, la o recepție de cocktail, precum și pe un cocktail, furcile tradiționale nu sunt practic utilizate, cu excepția furturilor miniaturale din plastic, sau a frigului.
"Pranzul" sau "cina" practic nu diferă în niciun fel, cu excepția perioadei de exploatație. Aceste evenimente sunt cele mai solemne forme de recepție. Pranzul începe, de obicei, aproximativ 17 ore și durează 2-3 ore sau mai mult. Cina începe mai târziu. Prânzul și cina pot fi organizate cu o "locație" (indicând locul specific la masă pentru fiecare oaspete). Locurile de la masă sunt împărțite în mai mult și mai puțin onorabile. Cele mai onorabile sunt locurile de lângă gazde. Codul de îmbrăcăminte este prevăzut solemn.
Trebuie remarcat faptul că sentimentul de a organiza prânzuri și mese este comunicarea între oameni, inclusiv afaceri. Cu toate acestea, adesea aceste evenimente se transformă într-o sărbătoare obișnuită, care nu atinge obiectivul principal. Ofițerul prezidat (de regulă, șeful instituției), fără a avea o fantezie, considerându-și datoria de a "comanda parada", dă alternativ tuturor celor care stau la masă un cuvânt pentru toast. După sărbătoare, oaspeții se ridică de la masă și, spunând la revedere, se deosebesc. La această recepție, majoritatea celor prezenți sunt privați de ocazia de a discuta între ei problemele care le interesează.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: