În ediția anterioară a Manualului de Personal, am dat seama cum se formează și se întrețin afacerile personale ale angajaților și a stabilit ce documente sunt de obicei incluse în dosarele personale. Toate aceste documente conțin date cu caracter personal ale angajaților, cele mai multe dintre ele au o perioadă lungă de valabilitate, ceea ce înseamnă că legea impune cerințe speciale pentru depozitarea lor curentă în biroul de personal și prevede o procedură specială pentru pregătirea unui dosar personal pentru livrare la arhiva după demiterea angajatului. Vom vorbi astăzi despre aceste cerințe, reguli și proceduri.
Utilizați informații profesionale!
STOCAREA ACTUALĂ A ACTIVITĂȚILOR PERSONALE
Caracteristicile stocării fișierelor personale în cadrul organizației se datorează sarcinilor de limitare a accesului neautorizat la documente care conțin date cu caracter personal ale angajaților și de căutare eficientă a informațiilor necesare.
Custodia cazurilor se efectuează la locul de formare și include:
- Plasarea cazurilor în locurile de depozitare operativă;
- contabilizarea cazurilor;
- emiterea de cazuri (documente) pentru uz temporar (cu revenirea ulterioară pe siturile de stocare);
- controlul disponibilității și situației (documentelor);
- pregătirea dosarelor (documentelor) pentru transferul la arhivele organizației (sau în arhiva statală sau municipală).
Fiți atenți!
Deoarece fișierele personale conțin date cu caracter personal ale angajaților, ele trebuie păstrate într-un loc sigur sau într-un dulap închis și închis.
Este posibilă identificarea următoarelor reguli de bază pentru stocarea fișierelor personale în serviciul de personal al unei organizații.
Norma 1. Afacerile personale sunt stocate în serviciul de personal în seifuri (dulapuri) folosind mijloace de protecție primare de stocare (foldere, pachete).
Regula 2. Dosarele cu fișiere personale sunt situate pe rafturi într-o poziție în poziție verticală, cu spini în afară în ordinea numerelor.
Norma 3. În serviciul de personal sunt stocate fișierele personale ale angajaților care muncesc, afacerile personale ale celor concediați sunt transferate pentru păstrare la arhivele organizației sau la arhiva statală sau municipală.
Regula 4. Dosarele personale sunt stocate separat de cardurile personale ale angajaților și ale cărților de lucru.
Norma 5. Responsabilitatea pentru securitatea fișierelor personale revine conducătorului serviciului de personal.
Din acest an sa decis în cadrul organizației noastre să formăm și să desfășurăm afacerile personale pentru toți angajații fără excepție. Pe de o parte, este foarte convenabil - aproape toate informațiile despre fiecare angajat vor fi acum stocate într-un singur loc. Dar, pe de altă parte, din moment ce avem o populație suficient de mare, acum credem că nu ar trebui să ne confundăm în dosarele personale. Există "rețete" pentru organizarea stocării acestor foldere?
Pentru a organiza stocarea curentă a fișierelor personale ale angajaților, este necesar să păstrați un fișier alfabetic al fișierelor personale, care vă va ajuta să găsiți rapid dosarul potrivit. Un astfel de fișier de carduri constă din cartele alfabetice.
Exemplu de carte de alfabet
Cartea de alfabet este completată pentru fiecare problemă personală și include:
- numele, prenumele, patronimul angajatului;
- numărul dosarului personal;
- data înființării sale;
- acestea sunt alte referințe.
Cu un număr mic de angajați în organizație, puteți să vă mențineți o carte alfabetică a înregistrărilor personale.
Care sunt regulile de bază pentru lucrul cu o chestiune personală eliberată pentru uz temporar?
Când lucrați cu o chestiune personală eliberată pentru uz temporar, este interzis:
- să efectueze corecții în documentele dosarului personal;
- efectuați intrări noi sau creați documente noi;
- să extragă din dosarul personal documentele din acesta;
- să dezvăluie informațiile conținute în documentele din dosarul personal.
Fiți atenți: uneori este necesar să extrageți din dosarul personal toate documentele. În acest caz, este necesar să se facă o intrare corespunzătoare în inventarul intern al documentelor de caz. Amintiți-vă că este o excepție de la regula generală care începe să fie întocmită imediat după stabilirea cazului.
Cum se asigură controlul returnării la timp a unui dosar personal emis sau trimis pentru utilizare temporară?
Pentru a controla returnarea în timp util a fișierelor personale și pentru a preveni pierderea lor, se utilizează un card de control, care este completat pentru fiecare problemă (deportată).
Exemplu de înregistrare a unui card de control
Evidența activității mele de cadre este deja destul de mare, însă această situație a fost întâlnită pentru prima oară. Unul dintre angajați și-a exprimat dorința de a se familiariza cu afacerile sale personale. Și am întrebat imediat: pot să mă familiarizez cu asta? Și dacă da, în ce ordine?
Dacă există inexactități în evidențe, dacă documentele depășite sunt găsite în fișierul personal, angajatul are dreptul să declare acest lucru departamentului HR al organizației. La o astfel de cerere este de dorit ca un angajat să anexeze documente pe baza cărora este posibil să se facă modificări corespunzătoare înregistrărilor făcute anterior sau copii ale documentelor (pentru a le înlocui pe cele învechite).
Nu uitați că în fiecare an serviciul de personal trebuie să verifice disponibilitatea și starea fișierelor personale. Faptul de verificare este înregistrat în suplimentul la fișa personală a personalului contabil.
Identificarea oricăror deficiențe în proiectarea și gestionarea dosarelor personale constituie un act adecvat.
DEPOZITARE PE TERMEN LUNG A ACTIVITĂȚILOR PERSONALE
După concedierea salariatului activității sale personale devine o evidență completă și este de obicei transferat la arhiva organizației sau se află în societatea de servicii de personal, înainte de transferul său la stocarea de stat sau local.
Pentru a preda fișierele personale în arhivă, trebuie să fie pregătite într-un mod special. Pregătirea pre-marțială cuprinde două proceduri: proiectarea și descrierea cazului.
Înregistrarea unui dosar personal
Cazurile personale sunt supuse înregistrării complete, care prevede următoarele acțiuni.
Pasul 1. Depunerea unui fișier personal într-un capac greu realizat din carton pentru patru puncte fără clipsuri metalice (cu legături de funie) sau legarea fișierelor de caz.
Pasul 2. Gruparea documentelor din fișierul personal.
La pregătirea fișierelor personale pentru transferul lor în arhivă, documentele fiecărui caz trebuie să fie sistematizate în funcție de cronologia datelor lor. Pentru o foaie personală privind înregistrarea personalului și o autobiografie, aceasta va fi data la care au fost completate. Aceste documente sunt disponibile la începutul cazului. Următoarele sunt documentele referitoare la înregistrarea angajatului la locul de muncă.
Apoi, în ordine cronologică, urmează documentele create în timpul activității angajatului. Completați documentele fișierului personal care au format concedierea.
Recent, am obținut un post de inspector de resurse umane într-o singură organizație. În timpul auditului documentației de personal am aflat că în afacerile personale ale angajaților există documente nerevendicate: mai multe cărți de muncă și chiar un bilet militar. Cum să ne ocupăm de ele? Sunt supuse înregistrării speciale în acest caz?
În prezența unor documente personale nerevendicate (cărți de identitate, cărți de lucru, bilete militare) în cazul respectiv, acestea sunt investite într-un plic și depuse în acest caz. Dacă există multe astfel de documente, aceștia sunt retrași din dosare și fac un inventar separat pe ele.
Pasul 3. Foi de numerotare a casetei cu un creion negru de grafit în colțul din dreapta sus al cifrelor arabe.
Rețineți: foile din inventarul intern al fișierului personal sunt numerotate separat.
Etapa 4. Elaborarea unei inscripții verbale a cauzei (foaia de martor a cazului).
O inscripție verificatoare se face pe un martor separat. Acesta reflectă particularitățile stării fizice a fișierului cu caracter personal (de exemplu, deteriorarea, lipsa documentației, și așa mai departe. P.) și formarea acestuia (de exemplu, un înlocuitor pentru un motiv oarecare documentele originale ale copiile certificate ale acestora).
Exemplu de înregistrare a unui martor al cazului
Etapa 5. Realizarea clarificărilor necesare în detaliile copertei cazului.
Unul dintre angajații noștri a renunțat recent. Dar în timpul în care a lucrat în organizația noastră, sa căsătorit, schimbându-și numele. Cum, atunci, ar trebui luate în considerare modificările din dosarul său personal atunci când este depusă în arhivă?
Dacă angajatul și-a schimbat numele în timpul perioadei de lucru în organizație, înregistrarea sa personală este luată în considerare prin numele de familie, iar primul (fostul) este încadrat.
Contabilizarea dosarelor personale ale lucrătorilor concediați
Cazurile personale ale lucrătorilor concediați sunt contabilizate în două moduri.
Metoda 1. Fiecare separat.
Metoda 2. Prin complexe de fișiere personale.
Sub complexe afacerile personale este menit să combine mai multe fișiere de personal în ordine alfabetică a numelui și prenumele în termen de un an de concediere a acestora, ținând seama de valoarea admisibilă a unui singur caz (nu mai mult de 250 de coli). În acest scop, valoarea existentă a dosarelor personale ale angajaților companiei concediați într-un anumit an, ar trebui să fie sistematizate în ordine alfabetică a numelor de familie, numele și nume patronimicul angajaților. În acest caz, materialele referitoare la diferite cazuri individuale sunt separate printr-o foaie de hârtie goală indicând numele, prenumele și patronimicul angajatului respins.
Apoi - împărțirea în volume în cadrul alfabetului existent al numelor de familie. În prezența mai multor volume de complexe de fișiere personale, popirile "Tom" sunt umplute. Fiecare caz comun (volum) este prevăzut cu un inventar intern care conține numele, denumirile și patronimica și indică numerele paginilor în care sunt localizate documentele (informațiile) relevante.
Descrierea dosarului personal
Descrierea cauzei este livrarea pe copertă a tuturor documentelor necesare pentru stocarea și recuperarea ulterioară a informațiilor despre documentele cauzei.
Acoperirea cazului pentru personal este întocmită și eliberată în forma prescrisă. În câmpul de sus al copertei, numele organizației este indicat în cazul nominativ. Dacă organizația are un nume oficial abreviat, este scris în paranteze. Apoi indicați numele unității structurale. Dacă numele organizației sau subdiviziunii se modifică în perioada acoperită de caz, ambele nume apar pe copertă. Numele anterior este indicat în paranteze.
Pe copertă este necesar să se indice numărul ordinal al cazului din inventar (cifrul de arhivă) și indicele cazului pentru nomenclatură. Din nomenclatură, perioada de stocare a documentelor este transferată și pe coperta cazului. În depozitul permanent, ei scriu: "Păstrați permanent". Termenul de valabilitate al carcasei este indicat în colțul din dreapta jos al carcasei casetei. Asigurați-vă că reflectați informațiile de la data cazului. Data dosarului personal este data de încheiere a dosarului cauzei.
De exemplu, termenul limită pentru un dosar personal este data semnării unei ordonanțe de admitere și concediere a unui angajat.
Trimiterea fișierelor personale în arhivă
Citiți această lună
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: