Cum să conduceți o reuniune eficientă a grupului

Ce altceva, pe lângă distribuirea competentă a rolurilor, adaugă eficiența muncii în grup? Atenția și implicarea tuturor participanților, capacitatea de a se asculta reciproc, de a se angaja într-o discuție constructivă.

În acest post, voi împărtăși câteva hack-uri pe viață, care personal mi-au ajutat mai mult decât o dată pentru a organiza mai eficient o discuție.

1. piesa de vorbit (piesa de vorbit)

Veți fi surprins de cât de mult o astfel de tehnică trivială afectează capacitatea participanților de a se asculta unul pe altul, de a vorbi la rândul său, fără a întrerupe. Semnificația hack-ului de viață este foarte simplă: liderul întâlnirii selectează un element și anunță că numai persoana care are acest element în mână poate vorbi.

În practica mea, rolul lucrurii vorbind a fost jucat de o jucărie moale. În consecință, pentru a transmite cuvântul, trebuie să transferați jucăria. Participanții la întâlnire acceptă, de regulă, destul de repede regulile jocului și îi supără pe violatori atunci când încearcă să vorbească fără o jucărie în mâinile lor.

Este de două ori plăcut să folosiți această hacking, pentru că provoacă fanii și apariția unor tradiții amuzante.

Înainte de ochii mei, participanții la întâlnire au încercat adesea să ia sau să ascundă jucăria pentru a lăsa ultimul cuvânt pentru ei înșiși. Desigur, o glumă.

Sau, de exemplu, trebuie să îmbunătățim a avut o astfel de formă de exprimare ca „luate pentru un porc“ - folosim porcii verzi din Angry Birds spunand lucruri, iar dacă o persoană împărtășește opiniile sale cu un porc în mâinile sale, iar cealaltă parte dorește să adauge un argument suplimentar în declarația sa, el doar atinge și se adaugă rapid câteva cuvinte, „nu trece cursul“ și nu intrerup. În același timp, expresia populară „pentru a pune un porc“ a dobândit o nouă semnificație: pentru a da cuvântul pentru a forța să vorbească.

De asemenea, am observat că aproape întotdeauna într-un grup care sa ocupat deja de un lucru de vorbă înainte, oamenii încep să o aplice singuri, fără directiva conducătorului întâlnirii. În timpul unei discuții aprinse la primele semne de "întrerupere", unul dintre participanți va spune: "Ei bine, fără un porc, nu poți să faci".

"Vineri" în grupul Îmbunătățire: Evenimentul de petrecere de ceai de vineri, unde fiecare divizie împărtășește știrile și realizările săptămânii. Un porc - tot capul!

2. colț special desemnat

Adesea la întâlniri oamenii se îndepărtează de discuția principală, se aruncă în detalii sau vin cu "idei minunate" care nu au legătură cu subiectul întâlnirii.

În aceste cazuri, trebuie doar să utilizați colț special Hang-l flipchart și să explice participanților că toate gândurile și idei, exemple și povești din viață, tot ceea ce nu face parte din tema întâlnirii, vom amâna acest colț special, apoi să se întoarcă la sfârșitul întâlnirii, dacă rămâne timp.

Această tehnică pune accentul pe participanți pe subiectul discuției și echilibrează generatorii neliniștiți de idei.

În îmbunătățirea noastră la sesiunea strategică, acest colț special a fost numit "dump", și numai acolo nu l-am primit :)

Grupul strategic Îmbunătățirea prin metoda de cartografiere a impactului cu adaptarea la obiectivele noastre. "Dump" acționează în rolul unui colț special pentru idei, întrebări, propuneri de tip offtop

Uneori un astfel de colț se numește "parcare pentru idei". Această abordare ajută nu numai să păstreze grupul concentrat, ci oferă, de asemenea, un sentiment de confort acelor participanți care generează acele idei foarte aleatoare. După cum puteți vedea din exemplul respectiv, în loc de flipchart puteți folosi un colț al unui tablă albă sau note lipicioase.

Din moment ce nu suprima dorința lor de a împărtăși și cum să le dea chiar posibilitatea de a discuta despre ideea lor în timpul unei întâlniri, de fapt, ideea de a înregistra un flipchart special, astfel încât ei înșiși nu pot uita că au prins ideea. Dar, în același timp, nu deranja restul grupului, se concentrează discuția cu privire la principalele.

3. Atracție Atenție

Ca și în cazul celorlalte două hackeri, liderul grupului trebuie să explice în prealabil esența recepției, astfel încât toți participanții să o poată înțelege, astfel încât toți să o accepte ca fiind una dintre regulile întâlnirii.
Atragerea atenției poate fi orice: o frază sau un gest neobișnuit.

Trebuie să fie ceva care în mod clar nu are nimic de-a face cu tema întâlnirii și va învinge în mod deliberat din contextul obișnuit.

De exemplu, am folosit cuvântul "vinete". Atunci când liderul întâlnirii sau oricare dintre participanți dorește să atragă atenția grupului, el strigă: "Vinetele!" Prin înțelegere reciprocă, acest cuvânt poate însemna că toată lumea ar trebui să fie tăcută și să dea un cuvânt scuterului.

Un gest poate efectua aceeași funcție. De exemplu, conferințele AIESEC folosesc adesea un gest "rinocer": o persoană care caută să atragă atenția și să reasigure un grup mare, portretează cornul pe frunte. Conform regulii stipulate la începutul conferinței, dacă ați văzut că cineva a făcut un "rinocer", trebuie să taciți imediat și să faceți singur același gest.

Ca rezultat, chiar și un grup mare tace repede, în picioare cu "coarne", iar ochii caută instigatorul acestei rușini. La urma urmei, dacă cineva a început această reacție în lanț, el are cu siguranță ceva de spus tuturor.

Și există aceste gesturi, descântece, cultura bodrilok AIESEC sumă uriașă - efectuarea de 400 de conferințe anual, în diferite părți ale lumii, este dificil să nu vină și să nu infecta fiecare alte tradiții amuzant, mai ales dacă acestea sunt utile pentru a lucra cu publicul.

Am un alt atractiv pentru atenția preferată: dacă vreau ca toată lumea să tacă și să mă asculte, spun foarte, foarte liniștit: "Cine mă aude, o să-mi spună o dată" și îmi bate mâinile. Apoi repet: "Cine mă aude, bate două ori." O parte din popor m-au auzit deja și am bătut împreună cu mine. Repet "numărarea" până când întregul grup este tăcut și nu mă va bate cu mine. De obicei suficient pentru a număra 5-6 clape, pentru a calma grupul de 20-30 de persoane.

Acest atrăgător de atenție Îmi place mai mult decât "vinete", deoarece nu trebuie să strigeți. La urma urmei, dacă camera este mare și grupul este zgomotos, puteți rupe și vocea. Vinetele funcționează cel mai bine pentru un grup mic, clapetă - pentru una mare.

Acestea sunt doar câteva exemple de atractori de atenție, dar toți acționează conform aceluiași principiu: tu, ca lider al întâlnirii, introduceți o anumită regulă generală, conform căreia participanții efectuează o anumită acțiune.

Nu neapărat atractorii de atenție ar trebui să fie direcționați către tăcerea grupului. De asemenea, poate fi un proces revigorant sau receptiv la schimbarea paradigmei gândirii. De exemplu, atunci când un grup devine prea adânc în critică, puteți introduce o regulă cu un cuvânt care vă va aminti că trebuie să opriți criticarea și să începeți să oferiți sugestii constructive.

Prin urmare, folosind un lucru de vorbit, un unghi special pentru ideile out-of-the-box și atragerea atenției, puteți stabili participanții la întâlniri pentru un comportament mai eficient. Încercați, experimentați. Din aceste hack-uri de stil, tradițiile echipei sau a întregii companii cresc adesea. Ca, de exemplu, porcul nostru verde.

Cum să finalizați o întâlnire eficientă și ce să faceți după aceasta

Când reuniunea în sine a fost eficace, au rămas doar două lucruri simple:

trimiteți un rezumat al întâlnirii tuturor participanților
și asigurați-vă că primul pas este luat după întâlnire.

Rezumatul reuniunii este ușor de compilat pe baza notelor pe care prezentatorul le-a făcut. Deciziile luate și pașii ulteriori vor fi înregistrați acolo. Sarcina dvs. ca lider al întâlnirii este să vă asigurați că întâlnirea nu a mers singură, că deciziile luate în cadrul acesteia au fost încorporate în acțiuni. Numai atunci când se face primul pas după întâlnire, putem presupune că întâlnirea a fost cu adevărat eficientă.

Există o astfel de expresie minunată:

Dacă ați făcut întotdeauna ceea ce faceți de obicei, atunci tot ceea ce obțineți este ceea ce ați primit întotdeauna.

Dacă întâlnirile dvs. au fost anterior ineficiente, este timpul să încercați să acționați diferit. Începeți să aplicați astăzi aceste reguli simple, iar întâlnirile dvs. vor aduce mai multe rezultate și satisfacții din timpul petrecut.

Cheat foaie-lista de control pentru reuniuni eficiente

Pentru a descărca lista de verificare în format pdf, urmați legătura la magazinul utilitar UXevent.

Oferiți întâlniri mai eficiente și mai puțin bla bla blah!

Numele meu este Anya Dvornikova. Studiez teoria și practica creării și organizării evenimentelor unice, schimbul de experiențe și invitarea tuturor celor care nu sunt indiferenți la comunicarea activă.

Vrei să fii în curs?

Aproximativ o dată pe săptămână scriu mesaje noi și, o dată pe lună, trimit abonaților o selecție de știri și linkuri la cele mai recente intrări. Doriți să primiți actualizări de la UXevent pe e-mailul dvs.? Abonare: Făcând clic pe buton, consimt la prelucrarea datelor cu caracter personal.