O serie de articole "A trăi în Outlook" (Condiții de viață în Outlook) sunt recomandări și practice
exemple din întreaga lume. Vom începe discuția și puteți adăuga sfaturile și exemplele de implementare practică (sfaturi și fluxuri de lucru)!
Colegul meu ma întrebat cum reușesc să urmăresc afacerile actuale, neterminate. Acum voi încerca să răspund la întrebarea lui. Am fost mereu simpatizat cu funcțiile Outlook cu care se face - "conversații urmărite".
Ceea ce îmi place să lucrez în echipa Outlook este că ajută la crearea unui instrument care face parte integrantă din munca mea. În special, aceasta se referă la probleme pe care nu le am în mod constant și din când în când și uneori discutând ceva prin e-mail. Urmărirea mesajelor despre problema la care lucrez este critică. Pentru a face acest lucru, semnez e-mailul cu steaguri care îmi permit să aleg data de încheiere a acestei probleme, iar lista de sarcini din bara de sarcini îmi spune cât de bine progresez până la data de încheiere. Aceasta se face folosind funcția "conversații urmărite" (conversații urmărite).
Instrucțiuni despre cum să nu pierdeți mingea folosind urmărirea corespondenței.
Pasul 1: Marcați e-mailul pentru a urmări data de încheiere
Verificați caseta pe care ați primit sau urmează să o trimiteți. Puteți chiar să trimiteți o bucată de scrisoare sau să creați o sarcină specială pentru acele probleme care nu sunt discutate prin poștă. Dacă litera se referă la o problemă deosebit de importantă, încercați să adăugați un drapel cu o descriere și / sau un memento.
Pasul 2: Actualizați steagurile atunci când primiți mesaje noi în "TrackedConversations"
Atunci când apare un nou mesaj care se referă la ceea ce sa observat mai devreme, voi vedea informații că face parte din conversația urmărită:
Dând clic pe panoul de informații, am două opțiuni:
Opțiunea "Găsiți mesajele asociate" va apela o fereastră nouă care conține toate mesajele care fac parte din aceeași corespondență. Dar, în cele mai multe cazuri, mă interesează mesajul original, pe care l-am marcat cu un marcaj. Pot să o deschid imediat, selectând "Deschidere mesaj marcat inițial".
Apoi puteți face următoarele:
- Eliminați steagul dacă această problemă este rezolvată în prezent!
- Actualizați timpul de execuție. Dacă noul mesaj schimbă timpul de execuție.
- "Mutați" steagul la mesajul curent. Un mesaj nou mă poate interesa mai mult decât cel precedent și mă îndrept atenția asupra lui.
Pasul 3: Lucrați zilnic prin elementele din "Barul de sarcini"
Pentru mine, aceasta înseamnă de obicei una dintre următoarele:
- Trimiterea unui mesaj cu un memento sau o cerere de stare
- Transferarea timpului de executare la o dată ulterioară
- Aveți grijă să vă puneți problema la voi!
Iată ideea de bază. Acum, dacă mă scuzați, trebuie să plec și să elimină nota din e-mailul pe care l-am trimis colegului meu, unde a promis că va explica cum monitorizez problemele.
Alon Brown (Alon Brown)
Un inginer pentru dezvoltarea Outlook (Outlook Development Engineer)
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: