Cultura discursului omului de afaceri
Cultura de vorbire este arta comunicării verbale cu respectarea anumitor cerințe și convenții prescrise de normele moderne de comunicare lingvistică.
Prin cultura vorbirii este arta de a deține întregul arsenal de instrumente de vorbire folosite în procesul de comunicare. Cultura de vorbire impune, de asemenea, anumite restricții asupra capacităților noastre de vorbire, obligându-le să le respecte în condițiile potrivite.
Succesul contactelor de afaceri, negocierile de afaceri depinde în mare măsură de cât de mult cunoașteți limba dvs., știți cum să vorbiți, subordonând discursul dvs. la sarcină. Și este, în primul rând, pentru a transmite partenerului lor, folosind instrumente de comunicare verbală ofertele de afaceri, motiva interlocutorii lor să convingă realitatea lor, și în al doilea rând, atitudinea dreptul de a accepta partenerii dvs. pentru a face sugestii și, in- În al treilea rând, ca rezultat al acordurilor reciproce, elaborarea unor decizii comune.
Pentru a îndeplini această sarcină dificilă, trebuie să îndeplinească următoarele cerințe de bază:
Discursul de afaceri ar trebui să fie cât mai scurt posibil, clar și precis. Este necesar să se evite verbositul inutil, vorbirea goală, lipsa de sens. Fiecare om de afaceri trebuie să stăpânească arta de a vorbi strict în materie, adică, pe scurt, cu precizie și claritate.
Vorbirea de afaceri ar trebui să evite un stil redus. Fiecare om de afaceri trebuie să-și trateze afacerile cu respect și să aștepte respect față de ceilalți. Asta nu a fost scăzut, acesta nu ar trebui să fie uzat, constând din primitiv, catchphrases tocit, viteza si expresii verbale, închiriate de la lexiconul de uz casnic. Și este absolut inacceptabil de a utiliza în vorbirea de zi cu zi, și, în general, în relația dintre partenerii de afaceri așa-numitele blasfemii, abuzive și cuvinte obscene. Discursul neplăcut, murdar al unui om produce aceeași impresie repulsivă ca și hainele lui necorespunzătoare și murdare. O persoană de afaceri ar trebui să respecte igiena vorbirii - să nu permită cuvinte murdare și mici, insultând la urechea cifrei de afaceri. Discursul de afaceri ar trebui să se distingă prin corectitudine, exactitate, anumite restricții. O persoană de afaceri ar trebui să știe mereu ce trebuie spus în detaliu, despre care să menționăm doar, ce să nu atingem deloc.
Discursul de afaceri ar trebui să fie expresiv. Aceasta înseamnă că nu ar trebui să fie uscat, letargic, incolor. Discursul uscat, inexpresiv, este neatractiv, va fi puțin interesat și fascinat. Și pentru ca acest discurs să nu pară plictisitor, plictisitor, ar trebui să fie diferit de varietatea frazeologică, morfologică, lexicală, sintactică și intonațională. Diversitatea instrumentelor lingvistice face ca vorbirea noastră să fie bogată și vie. Dar acest lucru nu înseamnă că trebuie să fie complicat și pretențios - acest discurs va părea absurd. Claritatea, atractivitatea și persuasivitatea discursului nostru se realizează doar într-un limbaj simplu și ușor de înțeles. Discursul de afaceri bun ar trebui să se distingă prin vivacitate, expresivitate. Ar trebui să fie inerentă frumuseții și nobilimii, ar trebui să reflecte fundamentele morale și morale, nivelul educațional general, intelectual și cultural al purtătorului său.
Discursul de afaceri ar trebui să se distingă prin forță și persuasivitate impresionantă. Aceasta înseamnă că trebuie să atragă atenția interlocutorului, să evocă un interes crescut, să-și amintească, să o facă să creadă, trebuie să o convingă cu judecățile și argumentele ei. Convingerea este principalul criteriu sintetic al vorbirii în afaceri. Antreprenorul, care știe să convingă pe cei cu care intră în interacțiune, va fi mereu în favoarea unei persoane care nu are o astfel de calitate. Pentru a avea capacitatea de a face o impresie puternică cu privire la discursul dvs., pentru a putea convinge ascultătorul, pentru a vă accepta punctul de vedere, pentru a fi de acord cu dvs., trebuie să vă dezvoltați cultura de vorbire în orice mod posibil.
Astfel, indicatorii cumulativi ai calității discursului de afaceri sunt: claritatea, claritatea, precizia, puritatea, corectitudinea, originalitatea, claritatea, expresivitatea, puterea impresionantă și persuasivitatea.
2. Noțiunile de "informație" și "document". Varietăți de documente
Soluționarea oricăror sarcini în fiecare etapă a interacțiunii dintre întreprinderi, într-un fel sau altul, este legată de colectarea, prelucrarea, stocarea, transmiterea și utilizarea informațiilor. În principiu, comunicarea de afaceri nu este altceva decât schimbul de informații. Este vorba de transferul de informații, de schimbul de informații care stă la baza comunicării oamenilor, sub orice formă - oral, scris, semnal sau simbolic. Atât în formă orală, cât și în formă scrisă, ne transmitem reciproc sau această sau acea informație, acest mesaj sau acel mesaj.
Diferența fundamentală dintre formele de comunicare este că, în comunicarea informală, orală, se schimbă informații într-un punct, la un moment dat în spațiu și în timp real. În acest caz, vorbim despre transferul direct de informații ("de la gură la gură"). Cu comunicarea formalizată cu utilizarea documentului, avem de-a face cu informațiile semantice fixate în mass-media, transmise în spațiu și timp. În acest caz, vorbim despre transmiterea indirectă a informațiilor printr-un document.
Fiecare dintre formele de comunicare are argumente pro și contra. Prin comunicări informale vedem și ascultăm interlocutorul, vedem expresia pe față, expresiile și gesturile lui facială, auzim discursul său verbal care poartă diverse intonații. Noi, ca atare, primim informații pe mai multe canale deodată, ceea ce face posibilă compilarea unei imagini mai complete și mai vii a persoanei vorbitoare și a relației sale cu subiectul comunicării. Comunicarea directă face mai ușoară și mai rapidă identificarea oportunităților pentru activități comune, schimbul de considerente de afaceri și propuneri privind modalitățile de cooperare, "bate" domeniul intereselor comune.
În timp ce limbajul este un mijloc de comunicare, informația este partea de conținut a comunicării și aceasta este valoarea sa deosebită în valoare.
Fixarea, fixarea informațiilor pe un mediu fizic, în termeni simpli, documentarea acesteia, asigură conservarea acesteia, permite mai multor cereri de a verifica sau confirma acordurile încheiate anterior și condițiile de implementare a acestora; În plus, purtătorul de informație formalizat, fiind unificat sub forma și prezentarea informațiilor, creează premisele pentru crearea de sisteme informatice integrate locale și centralizate.
Potrivit Dicționarului Oxford, "un document este un text sau o imagine care are o valoare informațională", iar în traducerea dintr-un "document" latin este o dovadă. Fiecare document trebuie evaluat, în primul rând, în funcție de informațiile pe care le conține.
Activitatea oricărei întreprinderi este însoțită de compilarea diferitelor tipuri de documente. Cu toate acestea, pentru toată diversitatea documentelor, se pot distinge următoarele cinci grupuri de documente:
grup - documente organizatorice - aceasta este charta, contractul constitutiv, structura și personalul, personalul, descrierea postului, regulile de reglementare a muncii interne.
grup - documente administrative - acestea sunt ordine privind activitatea principală, ordinele, deciziile.
documente de personal - - Grup de comenzi pentru personal, contracte de muncă (acorduri), fișiere personale, carduri personale fac înregistrări de muncă conturi personale T-2,, salarizare,.
grup - documente financiare și contabile - registrul general, rapoarte anuale, bilanțuri, conturi de profit și pierderi, certificate de audit, stocuri, planuri, rapoarte, estimări, facturi, cărți de numerar și altele.
grup - informații și documente de referință - scrisori, faxuri, informații, telegrame, rapoarte și note explicative, protocoale etc.
Într-un grup separat de documente este necesar să se aloce - documentele normative ale organismelor superioare. Acestea sunt documente care provin de la organizații de stat și municipale și reglementează diferite aspecte ale activităților întreprinderii - impozite, protecția mediului.
Particularitățile corespondenței de afaceri
Corespondența de afaceri ocupă un loc important în gama documentară a instituțiilor. Fiind o legătură cu organizații externe, este unul dintre elementele necesare desfășurării oricărei activități comerciale. Corespondența ocupă aproximativ 80% din documentația de intrare și de ieșire.
La efectuarea corespondenței, trebuie îndeplinite următoarele cerințe:
- scrisorile se întocmesc pe formulare speciale - foi cu antet și se semnează de șeful organizației sau de adjuncții acesteia în cadrul competenței care le-a fost acordată;
- Scrisorile trebuie să fie scrise corect, cu precizie, fără blocaje grosiere, corecții;
- indiferent de conținut, scrisoarea trebuie prezentată într-o limbă de afaceri calmă, matură și formală, să aibă un raționament suficient, o exactitate, o exhaustivitate și o claritate a caracteristicilor, concisității și coerenței prezentării;
- să conțină informații obiective despre evenimentele și faptele descrise și, dacă este necesar, să conțină materiale explicative și suplimentare.
O scrisoare de afaceri ca document de informare și de referință cu înregistrarea corespunzătoare devine legală din momentul înregistrării detaliilor și semnării documentului de către funcționar.
Corespondența de afaceri este reprezentată prin scrisori de diverse scopuri. Din cauza diversității sale de acest tip de documente cele mai disponibile și cel mai puțin standardizate în cadrul următoarelor cerințe comune, adică, literele trebuie să fie prezente - claritatea și simplitatea prezentării, caracterul complet al informațiilor, tonul respectuos de expunere (eticheta de afaceri), alfabetizare.
Corespondența oficială și de afaceri pe această temă este împărțită în afaceri (scrisoare de afaceri) și comercială (scrisoare comercială). Corespondența, prin care sunt formalizate forme economice, juridice, comerciale și de altă natură, se numește corespondență de afaceri. Scrisori, întocmite la încheierea și executarea tranzacțiilor comerciale, vânzări și probleme de aprovizionare care au forță juridică, sunt comunicări comerciale (cum ar fi o scrisoare de anchetă, o scrisoare de atenționare (oferta), o scrisoare de reclamație și răspunsurile acestora). Potrivit semnului funcțional al scrisorii pot fi împărțite în a cere și nu necesită un răspuns.
Scrisoarea de serviciu (de afaceri) este un nume generalizat pentru documente care diferă în conținut, alocate în legătură cu un mod special de transmitere a textului - prin poștă.
Textul scrisorii trebuie să fie logic, consistent, convingător și corect în formă. Faptele și evenimentele trebuie prezentate în mod obiectiv, concis, clar. Textul scrisorii nu trebuie interpretat în moduri diferite.
Utilizarea textelor standard și a textelor de tip stencil ajută la simplificarea corespondenței de afaceri.
Telexurile diferă de telegrame folosind punctuație - puncte (.) Și virgule (,) - și fonturi diferite.
Faxul sau faxul reprezintă o copie a unui document (scris, grafic, ilustrat) primite pe suport de hârtie transmis prin canale de fax (folosind faxuri).
Nu există cerințe speciale pentru procesarea documentelor trimise prin fax; acestea ar trebui să fie proiectate în conformitate cu cerințele pentru tipul relevant de document: imprimate în font clar, cu contrast. Nu este permisă mularea sau deformarea suportului de pe suportul documentului trimis. Pe partea frontală a originalului nu trebuie să existe riduri, pete, curbe și scutiri de pe inscripțiile de pe partea din spate.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: