Depozitarea documentelor face parte din procesul contabil.
Responsabilitatea pentru siguranța documentelor primare contabile după prelucrarea lor în departamentul contabil, precum și registrele contabile de raportare pentru o perioadă fixă de timp, dar nu mai puțin de 3 ani, îi revine conducătorului întreprinderii. Cerințele privind depozitarea documentelor contabile sunt stabilite în clauza 6 din Regulamentul nr. 88.
Pentru a stoca documentele la întreprindere, este necesar să alocați o cameră special echipată (sau o parte a acesteia) care să asigure păstrarea documentelor până la sfârșitul timpului stabilit pentru stocarea lor. Depozitarea documentelor primare, a registrelor contabile și a rapoartelor, transferul în arhivă este asigurat de contabilul-șef al întreprinderii.
Pentru formele de contabilitate strictă, trebuie să existe un control special. Formele de contabilitate strictă prin reguli ar trebui să fie stocate în dulapuri metalice ignifuge sau în seifuri (carnet de cec, împuternicire, facturi de transport de mărfuri etc.)
Documentele trebuie să fie stocate în așa fel încât să puteți găsi în orice moment documentul necesar. Prin urmare, atunci când se pregătește pentru transferul în arhivă, toate documentele se formează în fișiere - foldere ale căror anteturi trebuie să corespundă conținutului dosarului.
Dosarele cu documentele pe luni și ani sunt interconectate, numele firmei, numele și numărul de serie în cazul de la începutul anului, perioada de raportare, numărul total de foi în cazul, perioada de stocare sunt indicate pe pagina de titlu.
La crearea documentelor pentru foldere, trebuie respectate cerințele Instrucțiunii nr. 1153 (aprobată prin Rezoluția CMU din 17.10.97 Nr. 1153):
- documentele privind perioadele de depozitare permanente și temporare sunt grupate în diferite dosare;
- comenzile pentru activități primare sunt selectate pentru stocare separat de comenzile de personal;
- documentele dintr-o perioadă - luna, trimestrul, anul calendaristic - sunt grupate într-un dosar;
- dacă există documente într-un dosar timp de mai multe luni, documentele sunt separate lunar prin foi de hârtie specificând luna;
- atașamentele la documente, indiferent de data compilării lor, sunt atașate la documentele la care se referă.
- Fiecare lot de documente primare pentru luna curentă cu privire la un anumit registru (jurnal, declarație, raport de persoane responsabile în mod material) se completează separat în ordine cronologică și însoțit de un certificat eliberat pentru arhivă
Arhiva Ajutor
În subaccountul balanței 372 "Decontări cu persoane responsabile" Documentele de la nr. 1 la nr. 56, în valoare de cincizeci și șase
Contabil șef ________
- documentele în numerar, rapoartele în avans, extrasele bancare cu atașamente sunt stocate separat. Astfel de documente (bani) sunt descompuse în ordine cronologică, iar la sfârșitul lunii curente sunt cusute.
- conturile personale ale angajaților întreprinderii (în lipsa acestora, conturile) pentru compensarea forței de muncă sunt grupate în cazuri separate și sunt aranjate în ordine alfabetică. Ele sunt stocate (75 de ani - B ani), unde B - vârsta persoanelor fizice la momentul rezilierii contului.
Dacă o întreprindere își încetează activitatea, atunci documentele pentru calcularea și plata salariilor trebuie în mod obligatoriu transmise arhivei statului.
Eliberarea de documente de la compartimentul contabil și de la arhiva la angajații altor divizii, organisme de control poate fi efectuată numai cu permisiunea contabilului-șef.
Conditiile de depozitare a documentelor primare, a registrelor contabile, a tuturor formelor de raportare sunt aprobate prin ordinul Oficiului Arhivistic Principal sub CM K U 41 din 20.07.98. În plus, există o serie de alte liste departamentale care specifică perioadele de păstrare pentru diferite tipuri de documente (numai pentru întreprinderile care dețin proprietatea departamentală).
Ordinul stabilește termenii:
- pentru întreprinderile care transferă documentele în arhiva statului;
- pentru întreprinderile care stochează documente în arhiva lor;
O atenție deosebită trebuie acordată documentelor cu o durată scurtă de conservare. Aceste documente pot fi distruse numai după finalizarea inspecțiilor efectuate de organizațiile fiscale de stat cu privire la respectarea legislației fiscale.
Documentele arhivei contabile sunt împărțite în trei grupe după expirarea stocării:
supuse depozitării permanente până la momentul lichidării întreprinderii sau în arhivele de stat;
având o valoare de referință operativă;
Decizia privind selectarea documentelor pentru distrugerea sau transferul lor în arhiva întreprinderii (Arhivele de Stat) se face ca urmare a examinării valorii documentelor efectuate de comisia de experți a companiei (CE). Acesta este numit prin ordinul șefului organizației - de obicei în componența a cel puțin 3 persoane. Pentru distrugere sunt selectate documentele pentru anii precedenți, perioadele de depozitare expirate și pierdute pentru compania de importanță practică. Documentele întocmite pentru distrugere sunt redactate. Actul este întocmit și semnat de către membrii CE, revizuit și aprobat de conducătorul organizației. Cu o cantitate mică, documentele pot fi arse, care în actul este făcută o notă corespunzătoare (scrisoarea Departamentului de formare a NAF și păstrarea evidenței Comitetului Arhivelor de Stat din Ucraina de la 12.10.01 № 05-26). Dacă sunt multe dintre ele, atunci este necesar să le transferați de către organizația de facturare care acceptă achiziția de materii prime secundare.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: