[Et_pb_section admin_label = »secțiune» transparent_background = »off» allow_player_pause = »off» inner_shadow = »off» paralaxă = »off» parallax_method = »off» padding_mobile = »off» make_fullwidth = »off» use_custom_width = »off» width_unit = » pe »make_equal =» off »use_custom_gutter =» off »] [et_pb_row admin_label =» rd »] [type et_pb_column =» 4_4 „] [et_pb_text admin_label =» Text »background_layout =» lumina »text_orientation =» din stânga »use_border_color =» off »border_color =» # ffffff »border_style =» solid »]
Managementul comunicării înseamnă procesele care asigură generarea, colectarea, stocarea și diseminarea informațiilor între participanții la proiect, în vederea implementării cu succes a acestora.
În timpul implementării proiectului pot apărea diverse probleme de comunicare:
- Distanța dintre destinatar și expeditorul mesajelor. De multe ori există situații în care membrii echipei de proiect se află în diferite birouri sau chiar în orașe. Acest lucru cauzează probleme grave de comunicare cauzate de distanță și timp.
- ascunderea erorilor sau a greșelilor, în mod insuficient sau, invers, o raportare și o interacțiune formală excesivă;
- Lipsa canalelor comune de comunicare convenite, probleme de asigurare a accesului în timp util la documentația necesară pentru proiect.
- Motivele ascunse și conflictele interpersonale duc la denaturări sau restricții intenționate în transmiterea informațiilor.
Trebuie să spun că utilizarea mijloacelor moderne de comunicare contribuie în mare măsură la rezolvarea acestor probleme, însă acest lucru necesită implementarea unei planificări și a unui management separat. Elementele principale ale procesului de management al comunicării sunt planificarea, colectarea și diseminarea datelor privind progresul activității și implementarea proiectului în ansamblul său.
Planificarea comunicărilor proiectului este de a identifica nevoile participanților la informație și interacțiune - cărora le sunt necesare datele, când sunt necesare și cum vor fi furnizate.
Pentru a determina nevoile și compilarea unui sistem de comunicare a proiectului, de obicei sunt necesare următoarele informații:
- componența participanților externi și interni ai proiectului, a intereselor acestora;
- structura organizatorică a proiectului și repartizarea responsabilităților;
- nevoile participanților la proiect în informație;
- schema fizică a locației participanților la proiect;
- constrângerile cu care se confruntă echipa de proiect în muncă, de exemplu - cerințele de securitate, barierele lingvistice posibile etc.
- necesități de informații suplimentare, de exemplu - marketing intern și extern.
Metodele sau tehnologiile de distribuire a informațiilor între participanții la proiect pot varia în mod semnificativ, în funcție de specificul proiectului și de cerințele sistemelor de siguranță și control. Alegerea tehnologiilor specifice pentru implementarea interacțiunilor de informație este determinată de:
- gradul de dependență a rezultatelor proiectului de relevanța informațiilor sau de detaliile descrierii stării actuale a proiectului;
- disponibilitatea tehnologiei informației;
- pregătirea și calificarea personalului.
Rezultatul planificării comunicării este un plan compilat care descrie structura tuturor legăturilor de informare, formatele informațiilor transmise, timpul de expediere, metoda de difuzare și alți parametri determinați de caracteristicile proiectului.
Planul de comunicare este o parte integrantă a planului de proiect și poate consta din următoarele elemente:
- un plan de colectare a informațiilor, care determină sursele de date, modul de obținere, înregistrare și stocare;
- planul de distribuire a informațiilor, care descrie consumatorii și modalitățile de transfer;
- o descriere detaliată a fiecăruia dintre documentele care trebuie transmise sau primite, inclusiv o indicație a formatului și a descrierii conținutului, a gradului de detaliere și a definițiilor utilizate;
- Programul și frecvența interacțiunilor;
- modalități de accesare a informațiilor în afara acțiunilor planificate de interacțiune.
În funcție de amploarea și complexitatea proiectului, planul de comunicare poate fi mai mult sau mai puțin detaliat și formalizat. Tabelul 1 prezintă un exemplu de parte a planului de comunicații de proiectare.
Exemplu de parte a planului de comunicații de proiectare
Planul de comunicare, coordonat cu principalii participanți la proiect și aprobat de managerul său, asigură:
- o reprezentare vizuală a imaginii generale a comunicărilor pentru fiecare dintre participanții la proiect, precum și o idee despre locul în care se află;
- baza pe care se bazează oricare dintre participanții la proiect, interacțiunea de planificare a informațiilor cu alți participanți.
Pentru a menține o conștientizare cât mai completă a participanților la proiect, este necesar să se utilizeze diferite tipuri de comunicații:
- comunicări interne - în cadrul echipei de proiect;
- comunicări externe - cu clientul, conducerea companiei, organizațiile externe, consumatorii, publicul, presa etc.
- comunicări formale - cereri, rapoarte;
- comunicări informale - discuții, mementouri, instrucțiuni;
- comunicări verticale - între subordonați și administratori;
- comunicări orizontale - între angajați egali.
În aceste scopuri, se pot utiliza atât tehnologii neautomatizate, cât și automate pentru colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor:
- Tehnologiile neautomatizate înseamnă colectarea și transferul de informații pe suporturi de hârtie, care să țină întâlniri;
În concluzie, observăm că diferitele canale de comunicare oferă niveluri diferite de precizie, fiabilitate și denaturare a datelor transmise (Tabelul 2). Aceste caracteristici trebuie luate în considerare în cursul comunicării.
Caracteristicile comparative ale transmiterii informațiilor prin diferite canale de comunicare
Articole similare
-
Cunoștințe, prelegeri, planificarea comunicării și managementul configurației în cadrul proiectului
-
Redmine - recenzii, mărturii, comparații ale sistemului de management al proiectelor
Trimiteți-le prietenilor: