Organizarea depozitării documentelor contabile

Expert al revistei "Instituții de sănătate: contabilitate și impozitare"

Instituțiile medicale sunt obligate să asigure păstrarea înregistrărilor contabile primare (rezumate), a registrelor contabile și a rapoartelor (clauza 14 din Instrucțiunea nr. 157n [1]). În acest articol veți găsi răspunsuri la întrebările: care este obligat să organizeze stocarea de contabilitate documente, registre și de raportare ce termenii de depozitare a acestora, cum să organizeze siguranța documentelor contabile și a registrelor contabile în cazul în care acestea sunt afișate pe suportul de hârtie, întocmit în format electronic, ca pot șterge documentele care au expirat?

Cerințe generale privind organizarea depozitării documentelor contabile

documentul contabil primar, registrul contabil se fac pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat de o semnătură electronică;

documentele contabile primare, registrele contabile, raportarea contabilă (financiară) sunt supuse depozitării de către o entitate economică în termenele stabilite în conformitate cu normele de organizare a activității de arhivă de stat, dar nu mai puțin de cinci ani după anul de raportare;

depozitarea documentelor contabile este organizată de către conducătorul entității economice;

cerințele pentru documentele contabile și circulația documentelor în contabilitate sunt stabilite în standardele contabile federale.

- Regulamentul privind documentele și circulația documentelor în contabilitate. aprobat de către Ministerul Finanțelor URSS Ordinul 29.07.1983 № 105 (în măsura în care nu contravine legislației relevante și alte texte legislative de reglementare, publicat mai târziu) (denumit în continuare - Regulamentul de documente);

În ceea ce privește instituțiile de stat (municipale), cerințele privind organizarea depozitării documentelor contabile și situațiilor financiare primare (rezumative) sunt stabilite în clauzele 14 și 15 din Instrucțiunea nr. 157n. Din prevederile alin. 14 din acest manual, rezultă că obiectul înregistrării este obligat să furnizeze stocare primară documente (consolidate) de contabilitate, registre și contabile declarații (financiare) în termenele stabilite în conformitate cu normele de organizare a statului de arhive. dar nu mai puțin de cinci ani.

Dacă există o capacitate tehnică, entitatea are dreptul să stocheze documentele electronice primare (registrele electronice) pe transportatorii de mașini, ținând cont de cerințele legislației Federației Ruse privind reglementarea utilizării semnăturilor electronice în documentele electronice.

Atunci când se stochează registrele contabile, acestea trebuie protejate împotriva corecției neautorizate.

Responsabilitatea pentru organizarea depozitării documentelor contabile primare (rezumative), a registrelor contabile și a declarațiilor contabile (financiare) este conducătorul instituției.

Înregistrarea și stocarea documentelor contabile primare (consolidate), registre contabile care conțin informații ce constituie secret de stat se efectuează în conformitate cu normele din Rusia, legislația privind protecția secretului de stat (pag. 15 Instrucțiunea numărul 157n).

Organizarea stocării documentelor pe suport de hârtie

Instituțiile de sănătate, de regulă, folosesc în activitatea lor documente contabile primare (consolidate), tipărite pe hârtie. Ca performanța operațiunilor și decizia de primar document contabil (consolidat) contabilitate, dar nu mai târziu de data primirii unui astfel de document, pe baza documentelor individuale sau grupuri de documente similare în registrele contabile se introduc mențiunile corespunzătoare (n. 11 instrucțiuni № 157n ). În timp ce instituțiile efectuează contabilitate automatizată, în program se formează registre contabile. La sfârșitul fiecărei perioade de raportare (luna, trimestru, an) primar (rezumat) înregistrările generate pe hârtia corespunzătoare registrele respective de tranzacții, alte registre contabile, selectate în ordine cronologică și cusute împreună. Acoperirea arată:

numele entității;

numele administratorului șef al fondurilor bugetare, a cărui autoritate este exercitată de entitatea contului - organizația care exercită autoritatea beneficiarului fondurilor bugetare;

numele și numărul de serie al dosarului (fișierului);

Perioada de (data) din care este registrul format (operațiuni jurnal de bord) indicând anul și luna (numărul), numele registrului de contabilitate (operațiuni jurnal de bord), indicând prezența numerelor sale, numărul de foi din dosarul (fișier).

Periodicitatea deducerii registrelor de contabilitate pe un suport de hârtie este stabilită în politica de înregistrare a stabilirii. Pentru operațiuni înregistrează o astfel de perioadă este de obicei o lună, ceea ce a dus în registrul de ieșire medie de hârtie cu aplicația în ordine cronologică a documentelor contabile primare la care se face capacul, care reflectă informațiile furnizate mai sus.

Ordinul șefului instituției numește persoana responsabilă pentru păstrarea arhivei documentelor în instituție. Pentru a raționaliza secvența de livrare a documentelor și a registrelor contabile la arhivă, precum și pentru a-și organiza depozitarea, este elaborat un act intern intern care prevede:

- regulile de depunere a documentelor în arhivă;

- reguli pentru organizarea păstrării documentelor în arhivă;

- reguli pentru păstrarea arhivei;

- reguli pentru emiterea documentelor din arhivă;

- procedura de distrugere a documentelor a căror viață a expirat.

Pentru a elabora un astfel de document, puteți utiliza:

- Regulamentul privind documentele care stabilesc reguli de păstrare a documentelor primare în instituțiile de stat (municipale);

- Reguli de organizare a stocării documentelor.

Mai jos, ca exemplu, textul dispoziției privind organizarea arhivei în instituție.

Regulamentul privind organizarea arhivei

Nu mai târziu de a cincia zi a lunii următoare lunii de raportare, jurnalele de tranzacții sunt trimise către suportul de hârtie, la care contabilul, în ordine cronologică, depune documentele contabile primare. Contabilul parcelei formează dosare din ele, a căror copertă reflectă informațiile specificate în clauza 11 din Instrucțiunea nr. 157n.

După verificarea buștenilor de tranzacții și a documentelor contabile primare deținute în dosare, șeful-contabil se prezintă, cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare lunii de raportare, la arhivă. Persoana responsabilă pentru primirea, depozitarea, livrarea documentelor din arhiva, distrugerea documentelor cu termenul de valabilitate expirat, acceptă documente și le înregistrează în inventar (formează lista de documente [2], se referă la cererea statului).

Fiecare dosar de documente plasate pe dosar, cazul este atribuit un cod care include data caz de transfer (set de documente, registre, raportare) la arhiva prin atribuirea de numere de serie, în cazul transmiterii de ordine cronologică general și abrevierea pentru departamentul, predarea documentelor.

Contabilitatea primirii documentelor în arhivă și retragerea documentelor din arhiva instituției este menținută în registrul de evidență a primirii și alocării dosarelor și documentelor. Forma acestei cărți [3] este prezentată în apendicele la această dispoziție.

La cererea salariaților, șeful instituției, adjuncții, contabilul-șef, contabilul șef adjunct și alte persoane cu consimțământul acestora, se eliberează documente din arhivă. Eliberarea documentelor din arhivă se face pe baza unui act. Forma actului [4] este prezentată în apendicele la această dispoziție.

După expirarea perioadei de păstrare, documentele sunt distruse. În acest scop, se creează o comisie de experți, care include următorii angajați:

- angajatul responsabil cu întreținerea arhivei;

- Contabil șef al instituției;

Componența comisiei este aprobată prin ordin al șefului instituției în fiecare an. Comisia de experți determină expirarea perioadei de depozitare a documentelor, întocmește un act de distrugere a acestora și distruge documentele cu ajutorul unui distrugător de documente. Forma unui astfel de act [5] este prezentată în anexa la prezenta dispoziție.

Organizarea stocării documentelor în formă electronică

În cazul în care există o capacitate tehnică, entitatea are dreptul să stocheze documente electronice primare (registre electronice) pe transportatorii de mașini, ținând cont de cerințele legislației Federației Ruse privind reglementarea utilizării semnăturilor electronice în documente electronice.

Normele de organizare a stocării documentelor electronice și a registrelor electronice de contabilitate sunt stabilite prin Regulamentul de organizare a depozitării documentelor.

Instituția sanitară poate utiliza aceste documente și își poate dezvolta poziția în ceea ce privește organizarea stocării documentelor electronice, a registrelor electronice de contabilitate și de raportare.

De exemplu, în această situație, pot fi prescrise următoarele.

Registrele de contabilitate sunt stocate în instituție în formă electronică. Atunci când registrul electronic este transferat în arhiva electronică, detaliile și datele registrului creat sunt mutate în baza de date (tabelul, setul de tabele de baze de date) cu impunerea unei interdicții de modificare a cerințelor sale.

Registrul electronic este trimis la arhivă lunar nu mai târziu de a șaptea zi a lunii următoare lunii de raportare.

În format de arhiva electronica de backup include înregistrările contabile în format electronic, plasat într-o arhivă electronică pentru perioada de la data corespunzătoare datei de ultima copie de siguranță, la data formării de backup inclusiv. La sfârșitul anului fiscal, o copie de rezervă a bazelor de date electronice de arhivă este creată în ultimul an.

O copie de rezervă a arhivei electronice și o copie de rezervă a bazei de date electronice de arhivă trebuie să fie scrise pe suporturi optice (unul sau mai multe CD-uri, DVD-uri etc., cu o sesiune închisă). Pe partea din față sunt indicate următoarele informații:

- data la care a fost efectuată copia, perioada în care a fost generată copia de rezervă;

- cantitatea totală de informații;

- numărul de ordine al copiei în conformitate cu registrul de evidență a copiilor arhivate ale arhivei electronice a documentelor depuse;

- baze de date ale arhivelor electronice, registre contabile;

- numele executorului autorizat;

- perioada de stocare a acestui transportator de date.

Conditii de depozitare a documentelor primare, registre de contabilitate, raportare

La punctul 14 din numărul de instrucțiuni 157n prevede că termenul de valabilitate al primare (consolidate) documentele contabile, registrele și contabile situațiile (financiare) sunt stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat și nu sunt mai puțin de cinci ani.

Selectiv vom da termenii de stocare a unor documente stabilite prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 558.

În concluzie, vom rezuma pe scurt concluziile:

1) în instituția de îngrijire a sănătății, ar trebui să se organizeze stocarea documentelor contabile primare (rezumative), a registrelor contabile, a rapoartelor contabile (financiare);

2) Responsabilitatea pentru organizarea depozitării evidențelor contabile primare (rezumative), a registrelor contabile și a declarațiilor contabile (financiare) este suportată de șeful instituției;

3) Șeful instituției numește, prin ordinul său, persoana responsabilă de păstrarea arhivei documentelor, registrelor contabile și rapoartelor;

4) condițiile de păstrare a documentelor din arhivă se stabilesc prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 558 și nu trebuie să fie mai mici de cinci ani;

5) documentele care au expirat, sunt supuse la distrugere

[2] La elaborarea formei de inventar puteți utiliza formularul din Anexa 23 la Regulile de organizare a stocării documentelor.

[3] La elaborarea formei cărții, puteți folosi formularul prezentat în anexa 11 la Regulile pentru organizarea stocării documentelor.

[4] La elaborarea formei actului, puteți utiliza forma actului din Anexa 10 la Regulile pentru organizarea stocării documentelor.

[5] În dezvoltarea unor forme de contact sexual, puteți utiliza o formă a actului privind alocarea la distrugerea documentelor de arhivă, să nu fie stocate, prezentate în anexa 21 la Regulamentul de organizare a documentelor de stocare.

În acest articol ne vom uita la modul în care să reflecte în contabilitate contabile și fiscale în buget și instituții autonome identificate în inventarul surplusului și a lipsei de proprietate, în ce ordine de a scrie off creante si restante datorii nerecuperabile, ce documente pentru înregistrarea acestor operațiuni.

Antreprenorii care oferă servicii de uz gospodăresc, servicii de reparații auto și alții, plătesc UTII pe baza numărului de angajați angajați. În acest număr este inclusă și IP-ul în sine. Dar dacă omul de afaceri are mai multe puncte "imputate" pentru furnizarea unor astfel de servicii în diferite municipalități? De câte ori trebuie să se considere el însuși la calcularea impozitului?

Articole similare

• Documente pentru organizarea lucrărilor contabile în școală

• Cum să organizați jurnalul documentelor primite de către coloana selectată din program

• Documentele din nori și noile abordări privind stocarea fișierelor - articole

Trimiteți-le prietenilor: