Standardizarea procesului de management al companiei: primii pași
Este util să reglementăm viața internă și externă a companiei cu ajutorul standardelor? Managerii companiilor, desigur, trebuie să răspundă singură la această întrebare. Dar nevoia de standarde este determinată în primul rând de strategia companiei și obiectivele de afaceri în această etapă a dezvoltării sale. Rețineți că standardele în vigoare în companie determină în mare măsură activitățile și rezultatele acesteia. Ne permit să convenim asupra modului în care facem lucrurile aici și acum: ceea ce este acceptat și ce nu este; ce este aprobat și ce este inadmisibil în companie?
Metode utilizate în tehnologie:
analiza standardelor existente utilizate în companii; studiul mecanismului de implementare a standardului în companie și organizarea monitorizării conformității acestuia; studierea etapelor și principiilor dezvoltării documentelor. Dezvoltarea standardului cu mâinile tale.
Standardele apar ca răspuns la o situație sau la o problemă care necesită soluția cea mai eficientă.
GOST, OST, TU și altele. Acestea pot include standarde precum ISO 9000, care definește opt principii de management al calității, precum și alte standarde de stat și industrie care reglementează activitățile companiilor. Standardele internaționale. Dacă compania interacționează cu firme străine, intră în joc standardele internaționale de calitate, care trebuie luate în considerare. Legislație, inclusiv coduri. Printre exemple se numără Legea federală privind SA, Codul civil al Federației Ruse și Codul de conduită corporativă. Documentele interne ale companiei, care reglementează activitățile organelor societății, interacțiunea dintre UCO. Recomandări privind "cele mai bune practici de guvernanță corporativă". De exemplu, standardele corporatiste reprezintă o descriere a principiilor, regulilor și tehnologiilor specifice pentru implementarea anumitor tipuri de muncă, adoptate în cadrul companiei și aprobate prin diverse reglementări ale întreprinderilor. Și cât de bine definite și dezvoltate standardele corporatiste depind nu numai de principiile construirii interacțiunii dintre UCO, ci și de imaginea externă și de reputația companiei pe piață și în mediul de afaceri relevant.
Este util să reglementăm viața internă și externă a companiei cu ajutorul standardelor? Managerii companiilor, desigur, trebuie să răspundă singură la această întrebare. Dar nevoia de standarde este determinată în primul rând de strategia companiei și obiectivele de afaceri în această etapă a dezvoltării sale. Rețineți că standardele în vigoare în companie determină în mare măsură activitățile și rezultatele acesteia. Ne permit să convenim asupra modului în care facem lucrurile aici și acum: ceea ce este acceptat și ce nu este; ce este aprobat și ce este inadmisibil în companie. Astfel, standardele introduc claritate în activitatea companiei, stabilesc modelele necesare pentru comportamentul tuturor UCO-urilor. De regulă, standardele corporative sunt dezvoltate în conformitate cu misiunea, valorile, obiectivele și obiectivele companiei. Scopul principal al standardelor actuale este formarea și menținerea unei abordări profesionale extrem de profesioniste care să conducă la dezvoltarea cu succes a companiei, care trebuie aplicată de fiecare angajat.
Regula 2. Atunci când creați standardul, stabiliți cât de mult înțelegeți corect nevoia de a fi disponibilă. După cum sa spus deja înainte, înainte de a crea un standard, merită să ne gândim la necesitatea acestuia. Dar dacă vorbim în general despre crearea unui sistem eficient de guvernanță corporativă în cadrul companiei, atunci fără standarde va fi extrem de dificil de gestionat. Gestionați compania așa cum aveți nevoie, nu va funcționa. De ce? Datorită unui număr de caracteristici ale guvernanței corporative.
În primul rând, îndepărtarea managementului. După cum se știe, conducerea unei societăți pe acțiuni se realizează prin luarea deciziilor de către organele societății - adunarea generală a acționarilor (OCS), consiliul de administrație (SD), organele colegiale și executive unice. Acționarii înșiși nu pun în aplicare aceste decizii în cadrul companiei, aceasta se face de către organele executive. Același lucru se aplică gestionării filialelor și companiilor dependente, în care societatea-mamă gestionează doar procedurile corporative, primind informații despre implementarea soluțiilor prin canale de feedback. Acest lucru creează anumite dificultăți în controlarea performanțelor sarcinilor de conducere, ca și cum ați conduce o mașină numai de pe scaunul pasagerului.
În al doilea rând, medierea. În cazul SD, se poate spune că administrează procesele din cadrul companiei prin intermediul organului executiv. Același lucru este valabil și pentru acționari. Aceste UCO nu pot afecta în mod direct executanții unei decizii. Ei pot numai prin deciziile lor să afecteze într-un fel comportamentul oamenilor din companie. Este dificil să ne imaginăm o situație când un membru al consiliului de administrație vine, de exemplu, într-un magazin și îi spune angajaților că își fac munca nu prin tehnologie. Aceste chestiuni sunt tratate de organele executive.
În al treilea rând, accentul pe rezultate pe termen lung. Majoritatea impacturilor de management în guvernanța corporativă au un efect întârziat. Acest lucru necesită un calcul mai precis al impactului managementului și determină caracteristicile arsenalului de instrumente de management utilizate pentru implementarea guvernanței corporative. Unul dintre instrumentele de aici este documentele adoptate de consiliul de administrație, inclusiv standardele care determină activitățile companiei și ale angajaților săi. În al patrulea rând, pluralitatea de subiecți ai guvernului. În procesul de guvernanță corporativă, ne confruntăm cu faptul că un număr de entități de guvernare - acționari, manageri și alți participanți la relații corporative - gestionează un obiect. O anumită complexitate aici este furnizarea unei astfel de interacțiuni în cadrul companiei, astfel încât acțiunile unuia dintre subiecți să nu contravină deciziilor celuilalt.
Regula 3. Determinați modul în care veți construi o muncă pentru a respecta standardul. Este important să înțelegeți modul în care standardul își începe călătoria în companie. Cum îl fac să funcționeze? Organismul autorizat, a cărui competență este aprobarea standardelor corporative, este Consiliul de Administrație, cu excepția documentelor interne a căror aprobare este atribuită competenței OCA. Aprobând documentul, consiliul de administrație face parte din mediul instituțional al companiei, ca urmare a faptului că persoana are o idee despre ce se poate face și ce va obține. Adoptarea standardului nu înseamnă că va funcționa corect. Un rol semnificativ îl joacă stadiul informării. Și pentru ca angajații să își schimbe comportamentul datorită implementării unui anumit standard, este necesar să construim o anumită lucrare cu ei. De exemplu, pentru a organiza cursuri, evenimente de instruire, întâlniri. Este puțin probabil ca angajații să acționeze în conformitate cu standardul aprobat, fără să știe nimic despre el. Așa-numita "practică a intimidării" este utilizată pe scară largă în prezent.
Când se familiarizează cu documentul, accentul se pune pe pedeapsa pentru nerespectarea standardului. În același timp, managementul companiei speră adesea că angajatul va ghici cum ar trebui să se comporte în îndeplinirea cerințelor documentului.
Un alt exemplu - angajații primesc un document de studiu. Ei semnalează că ei au citit și citit documentul, asumându-și responsabilitatea pentru nerespectarea cerințelor sale. Cel mai adesea ei nu citesc documentul în sine. Cu siguranță putem pedepsi o persoană dacă nu respectă cerințele documentului, dar acțiunile sale vor dăuna companiei. În plus, compania va pierde o resursă de neînlocuit - timp.
Regula numărul 5. După ce vă asigurați că știți suficient despre standarde, începeți să le dezvoltați. Pregătirea standardului sub forma unui document intern eficient care asigură nivelul necesar de reglementare a relațiilor corporatiste constă în mai multe etape:
În procesul de elaborare a documentelor interne, este necesar să implicăm diverși specialiști ai companiei. Condițional, ele pot fi împărțite în trei grupe:
persoanele direct implicate în elaborarea documentului; persoanele care controlează pregătirea documentului; persoanele cu care este necesară coordonarea documentului în curs de elaborare.
Nota explicativă a documentului trebuie să conțină următoarele informații.
Obiective și sarcini de dezvoltare a documentelor. Aici obiectivele și obiectivele documentului sunt specificate ca un instrument de reglementare a comportamentului subiecților relațiilor. Ele pot fi diferite de scopurile și sarcinile indicate în document. Caracteristicile luate în considerare la pregătirea documentului. Principalele prevederi și principii care stau la baza documentului. Activități care trebuie efectuate pentru punerea în aplicare a documentului în practică. Implementarea unor documente are loc printr-o serie de activități. De exemplu, formarea și / sau formarea specialiștilor etc. Aici merită, de asemenea, să reflectăm și activitățile menite să aducă în atenția persoanelor care intră sub incidența validității documentului conținutul său. În unele cazuri, acest lucru necesită eforturi considerabile. Datorită particularităților procesului, dezvoltatorii documentului pot determina cel mai bine gama de activități necesare pentru punerea în aplicare a documentului. Condiții, cerințe pentru sistemul de management, pentru angajații care vor asigura funcționarea eficientă a documentului. Acestea pot fi următoarele: o Cerințele de calificare pentru specialiști: cunoștințele și abilitățile necesare pentru o lucrare eficientă asupra documentului; o documentele necesare pentru unitățile adiacente sau modificările aduse acestor documente; o cerințele necesare pentru structura organizatorică și procesele companiei; o alte condiții. Alte informații pe care dezvoltatorii de documente le-ar dori să le reflecte în nota explicativă. Acordați atenție cuvintelor care degradează semnificativ calitatea documentului.
De exemplu: "trebuie" / "trebuie"; "Eficiență" (în diverse combinații); "Clar" (cu privire la ceva); "Propriu" (acțiuni, calificări etc.); „În timp util“; "Cu bună-credință și rezonabilă"; "În interesul public"; "Permis", "Poate", "Unii", "Unii"; "Sub / în anumite circumstanțe (condiții)". Aceste cuvinte și expresii sunt un fel de balize, permițând identificarea riscurilor sau oportunităților în documente. Este în jurul lor, ca regulă, ar trebui să căutați ocazia de a "prinde". În mod semnificativ complica percepția documentului sunt adesea folosite structuri de vorbire, cum ar fi "o unitate, ale cărei funcții includ ...".
Pe de o parte, această formulare face posibilă determinarea unică a împărțirii în absența denumirii sale exacte. Pe de altă parte, complică percepția documentului. Cu utilizarea frecventă a acestei construcții, textul este dificil de citit. De asemenea, face dificilă percepția textului adesea folosită în documentele scrise "Divizia", "Societatea", "Regulamentele" etc. Drept urmare, propozițiile sunt aglomerate cu majuscule, ceea ce face dificilă citirea și perceperea textului. Nu reglementează utilizarea literelor mari în aceste cazuri, dar această practică este destul de comună astăzi.
Recomandare. La elaborarea unui document, se bazează pe câteva principii importante. În primul rând, formularea în documente ar trebui să fie clară și specifică. Evitați cuvinte cu semnificații multiple sau fără sens.
În al doilea rând, conținutul documentului ar trebui să fie exhaustiv.
În al treilea rând, dispozițiile din document trebuie să fie coerente și coerente. Utilizați același font.
Atenție vă rog! Șabloanele documentelor interne pentru societățile pe acțiuni pot fi găsite în secțiunea Biblioteca de documente. Accesul la bibliotecă este deschis pentru abonații la versiunea electronică a Bursierului. Vă puteți abona la revista de aici
În plus, pe tema:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: