Destul de des, primul contact de afaceri este o scrisoare, iar dacă nu acordați o atenție adecvată etichetei unei scrisori de afaceri, atunci cunoștința nu poate avea loc și puteți pierde clientul și partenerul de afaceri.
Este foarte important să puteți scrie corect scrisori de afaceri, datorită cărora se face o impresie favorabilă despre dvs. personal și despre companie în ansamblu.
Regulile de compilare a corespondenței de afaceri și de menținere a corespondenței au fost formate cu mai mult de 150 de ani în urmă. Este în general acceptat faptul că au fost introduse pentru prima dată în Anglia. Când compilați scrisori de afaceri partenerilor străini și casnici, merită luați în considerare câteva caracteristici. care vor fi discutate mai jos.
Dar, în pofida diferențelor, există reguli generale care sunt tipice atât pentru eticheta rusă cât și pentru cea străină.
În primul rând, înainte de a începe să scrieți o scrisoare unui partener de afaceri, trebuie să decideți următoarele aspecte:
1. Tipul scrisorii (însoțitor, scrisori, scrisori, scrisori, scrisoare de reamintire, scrisoare-prezentare, refuz scris, scrisoare de garanție etc.).
2. Trebuie să primească o scrisoare de răspuns. În unele situații, răspunsul nu este o scrisoare, de exemplu, o scrisoare de prezentare.
4. Sunteți sigur că scrisoarea trimisă prin poștă va sosi la timp? Dacă nu, atunci este mai bine să utilizați servicii de fax, servicii de expediere poștală (DHL, UPS etc.) sau să trimiteți un e-mail.
În al doilea rând, tonul literei ar trebui să fie corect, chiar dacă este vorba despre o scrisoare. O declarație politicoasă și simplă a întrebării pare convingătoare și, de regulă, ameliorează corespondența excesivă. De asemenea, ar trebui să evite inexactitățile și ambiguitățile formulelor, utilizarea prea frecventă a termenilor profesioniști și reducerile inutile, deoarece acest lucru poate duce la necesitatea unor clarificări ulterioare și, prin urmare, la o corespondență prelungită.
În al treilea rând, o scrisoare de afaceri ar trebui să fie scrisă numai pe antetul organizației a cărui angajat sunteți. Forma companiei este un fel de carte de vizită a companiei, prin urmare, scrisoarea ar trebui tratată cu o atenție deosebită.
Scrisoarea trebuie să fie tipărită în Times New Roman Cyr dimensiune font 12 (pentru prelucrarea materialelor tabulare), 13, 14, 15 și Times DL dimensiuni 12, 13, 14 prin 1-2 spații liniare.
Când înregistrați scrisori de afaceri, numărul paginii este indicat în colțul din dreapta jos și în alte documente de afaceri de sus în mijlocul paginii.
Pe hârtia cu antet A4 se recomandă să introduceți textul literei prin intervale de 1,5-2 linii, pe foi de antet de format A5 și mai puțin prin unul. Solicitările formate din mai multe linii sunt imprimate printr-o singură linie.
GOST are două formate standard de documente: A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm).
Fiecare document, scris atât pe formular cât și pe o foaie de hârtie, trebuie să aibă câmpuri (nu mai puțin de): stânga - 20 mm; dreapta - 10 mm, partea superioară - 20 mm, partea inferioară - 20 mm.
Aceste cerințe privind înregistrarea documentelor sunt stabilite de legislația rusă, dar este posibil să le respecte și la întocmirea de scrisori de afaceri către partenerii străini.
Atunci când se referă la o scrisoare, ar trebui să fie scrise complet cuvinte precum "respectat", "gentleman", "stăpân", "director adjunct", "șef de departament" etc. În caz contrar, destinatarul ar putea crede că într-adevăr nu îl respectați cu adevărat. Nu scrie "Uv. Domnule director. O astfel de reducere este inadecvată și pare lipsită de respect.
Un exemplu din viață
Alexei obiceiul american de a aplica pentru "voi" costa pierderea de lucru cu plata înaltă. După ce a lucrat în SUA pentru o lungă perioadă de timp și sunt obișnuiți să se refere la șeful său american doar „John“ Alex într-o scrisoare către un potențial angajator a apelat la rus „tu“: „Dragă Nicholas“ Acest salut șeful companiei ruse a luat ca familiaritate și cumetrie. În Rusia, un apel după nume și patronimic este un semn de respect și o modalitate de a menține o anumită distanță și subordonare. După primirea scrisorii, alte contacte din partea angajatorului nu au urmat, iar solicitantul a considerat de mult timp ce a fost problema.
Atunci când pregătiți o scrisoare de afaceri unui partener rus, este important să respectați mai multe reguli.
Directorul general
OJSC AlfaUvelir
Pentru VA Lagunin
BetaYuvelir-Holding SA
șef contabil
V. M. Kochetov
În cazul în care folosiți abrevierile "Dl.", "Doamnă", mai întâi trebuie să scrieți numele de familie, după inițialele destinatarului.
Profsoyuznaya st. 82, Moscova,
Obraztsov, OP
Str. Sadovaya, 5, Apt. 12
orașul Lipki, Kireevskiy rn,
Regiunea Tula 301264
O notă privind cererea, menționată în textul scrisorii, este redactată după cum urmează.
Dacă scrisoarea conține o aplicație care nu este denumită în text, indicați numele, numărul de coli și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate.
1. Regulamentul privind efectuarea contabilității interne pentru 5 litri. în 1 copie.
2. Reguli de pregătire și executare a documentelor departamentului de vânzări pentru 7 litri. în 2 exemplare.
Dacă aplicațiile sunt cusute, numărul de coli nu indică.
Compoziția recuzităților "semnătura" include:
- indicarea poziției persoanei care a semnat documentul: complet - în cazul în care documentul nu este emis pe o antet, abreviat - dacă documentul este emis pe antetul oficial al societății;
- decodarea semnăturii (numele, inițialele).
Gamma-Bijuitor LLC Semnătura personală AA Borisov
Pe antetul companiei:
Director General Semnătura personală AA Borisov
O solicitare scrisă trebuie să răspundă în termen de 10 zile de la primire.
Mesajele primite prin fax și e-mail ar trebui să răspundă în termen de 48 de ore, fără a lua în calcul weekend-ul.
Urmăriți antrenamentul
"Scrisoare de afaceri" Urmăriți formarea
"Corespondență eficientă în afaceri
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: