Am discutat deja grupurile de proces prin care proiectul progresează secvențial în cursul executării - de la inițializare la finalizare. Lucrarea de elaborare a rapoartelor privind progresul proiectului este activată în stadiul proceselor de implementare, de atunci începe executarea reală a proiectului. Dar primele rapoarte sunt încă elaborate în procesul de planificare. Acțiunile legate de gestionarea proiectelor fac parte integrantă din implementarea proiectului, prin urmare este important ca toate părțile interesate să fie implicate în implementarea proiectelor în primele etape.
Acest lucru înseamnă că întâlnirile privind progresul proiectului ar trebui să se desfășoare deja în primele etape ale punerii sale în aplicare, iar participarea reprezentanților tuturor părților interesate la aceste reuniuni ar trebui să devină un obicei. Acest proces poate începe deja în acest stadiu de implementare a proiectului, întocmind rapoarte privind activitatea de formulare a scopului proiectului, aprobarea acestei formulări, familiarizarea tuturor părților interesate cu programul de lucru elaborat etc.
Managerii de proiect sunt responsabili de elaborarea rapoartelor de progres. Probabil nu ar fi inutil să subliniem din nou cât de important este să fii cinstit și precis atunci când întocmești rapoarte privind progresul proiectului. Nimicul atât de dureros nu-l lovi pe prestigiul managerului de proiect, întrucât îi face să-i înfrumusețeze sau chiar să-și facă cunoscute rapoartele. Am întâlnit managerii de proiect care au elaborat rapoarte plăcute ochilor tutorelui proiectului ("totul se face în strictă concordanță cu planul calendaristic și în cadrul bugetului stabilit"), evitând să vorbim despre probleme care împiedică implementarea cu succes a proiectului. O astfel de abordare nu numai că a afectat cariera acestor manageri de proiect, ci și ia prezentat tutorelui într-o lumină foarte nefavorabilă în fața colegilor săi.
Rapoartele privind progresul proiectului pot fi întocmite cu diferite grade de detaliere - de la cele mai generale până la cele mai detaliate rapoarte. Trebuie să aflați de la mandatarul dvs. de proiect, precum și de la toate părțile interesate, cât de detaliat al rapoartelor de progres le-ar fi potrivit. Este posibil ca diferite persoane să necesite niveluri diferite de detaliu. De exemplu, părțile interesate și directorii de proiect vor avea probabil nevoie de rapoarte mai detaliate decât mandatarul proiectului.
Unele proiecte, pe lângă gardian și părțile interesate cheie, au comitete de supraveghere a aplicării. Membrii acestor comitete pot fi nu numai indivizii care lucrează în această organizație, ci și externi, dar interesați de implementarea cu succes a proiectului. Aceștia sunt clienți, reprezentanți ai altor organizații sau entități, beneficiari ai rezultatelor acestui proiect etc. De exemplu, agențiile guvernamentale responsabile de înregistrarea și acordarea drepturilor de a conduce autoturisme nu pot să se angajeze în această activitate, ci să le încredințeze organelor de stat la nivel de autoritate regională sau locală.
Prin urmare, dacă proiectul pe care îl realizăm este legat de modificarea sistemului de transport rutier al raionului, atunci comitetul pentru supravegherea implementării acestui proiect va include cel mai probabil reprezentanți ai autorităților raionale care vor facilita adoptarea deciziilor referitoare la acest proiect. De regulă, comitetele de supraveghere a proiectelor nu participă direct la punerea sa în aplicare, astfel încât acestea pot avea cerințe speciale pentru conținutul rapoartelor de progres ale proiectelor. Aceste cerințe trebuie să-ți spună singur.
În următorul articol vom examina șabloanele pentru cele trei tipuri de rapoarte de progres ale proiectelor: cele întocmite de executorii direcți ai proiectului pentru managerul de proiect, furnizați părților interesate, precum și furnizate conducerii organizației sau comitetului de supraveghere a proiectului.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: