Recepția vizitatorilor în orice organizație are o importanță deosebită, deoarece reputația și prestigiul companiei depind de prima impresie. Fiecare companie respectatoare de sine ar trebui să păstreze întotdeauna nivelul de sus și indiferent cine este vizitator, angajatul dvs. sau un important partener de afaceri. Prin urmare, astăzi vom lua în considerare organizarea recepției vizitatorilor.
În acest articol vom lua în considerare
- modul în care trebuie organizată întâlnirea vizitatorilor organizației;
- care este eticheta la intalnirea vizitatorilor;
- Este imposibil să recunoaștem greșeli la recepția vizitatorilor.
Organizarea recepției vizitatorilor la un nivel decent este sarcina secretarului. Comunicarea ulterioară cu compania, negocierile de afaceri, încheierea de acorduri și, prin urmare, succesul comercial depind în mare măsură de capacitatea secretarului de a lucra în mod corespunzător cu vizitatorii.
Reuniunea vizitatorilor organizației
Întâlnirea vizitatorilor companiei face parte din îndatoririle oficiale ale secretarului companiei, iar secretarul managerului organizează recepția oaspeților de către conducere.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Secretarul ar trebui să fie prietenos și politicos, ar trebui să poată întâlni vizitatorii astfel încât să aibă o primă idee pozitivă despre organizația în ansamblu. Pentru comoditate, este de dorit să împărțiți vizitatorii în angajați ai organizației dvs., reprezentanți ai altor organizații și să veniți la recepție pe probleme personale.
Pentru o lucrare clară și bine funcțională, secretarul trebuie să stabilească împreună cu managerul un program de recepție, să țină evidența vizitatorilor, să monitorizeze ordinea primirii, să documenteze deciziile luate de manager în timpul primirii vizitatorilor.
Un vizitator poate intra în biroul managerului numai după raportul secretarului. Secretarul trebuie să raporteze personal despre reprezentanții organizațiilor superioare. La raport este de dorit să menționăm un nume, un nume și un patronim al persoanei care așteaptă primirea, un post și o întrebare la care a ajuns. După primirea consimțământului pentru recepție, secretarul invită vizitatorul la biroul managerului.
Eticheta la intalnirea vizitatorilor
Dacă vizitatorul trebuie să aștepte un timp, îl puteți invita să vadă cataloagele, prospectele, listele de preț ale companiei. În acest fel, veți acorda atenție oaspeților și îi veți da ocazia să vă familiarizați cu activitățile organizației și cu gama de servicii.
În cazul în care managerul momentan nu poate primi vizitatorul, trebuie să-i spuneți data și ora,
Dacă există un control al accesului în cadrul organizației, secretarul ar trebui să pregătească în prealabil cardurile de întâlnire pentru vizitatori și să întâlnească oaspeții deosebit de importanți în sală și să-i însoțească la biroul managerului.
Este necesar să se pregătească pentru întâlniri în avans. Pentru aceasta trebuie să știți:
Când primește oaspeții, capul decide ce trebuie tratat. Secretarul ar trebui să pregătească tot ce este necesar și să-l aducă la birou pe o tavă. Ceaiul și cafeaua sunt servite într-o ceașcă pe o farfurie cu un șervețel și o lingură, care ar trebui să se afle pe farfurie cu mânerul din dreapta. Oaspetele este servit la dreapta, dreapta, dacă abordarea este la dreapta, apoi cu mâna stângă. Un pahar de apă sau suc ar trebui să fie, de asemenea, servit pe o placă mică cu un șervețel.
Erori la intalnirea vizitatorilor
Atunci când se afișează ospitalitatea biroului, detaliile și subtilitățile sunt importante. Este necesar să se acorde o mulțime de lucruri mici, din cauza uneori este dificil să se evite greșelile enervante. Unele dintre aceste greșeli și cum să le evităm, vom spune acum.
Este întotdeauna necesar să rețineți că un vizitator poate intra în recepție în orice moment, deci păstrați întotdeauna ordinea la locul de muncă. La urma urmei, o masă aglomerată, cupe nespălate, plante înțepenite produc o impresie neplăcută.
În cazul în care managerul este întârziat și un vizitator de rang înalt așteaptă în sala de așteptare, ar trebui să oferiți ceai sau cafea. În acest caz, băuturile sunt oferite tuturor vizitatorilor prezenți la recepție.
Întotdeauna amintiți-vă să păstrați confidențialitatea. Nu lăsați calculatorul cu un monitor îndreptat către vizitatorii porniți. Nu lăsați documentele pe desktop accesibile pentru citire, chiar dacă informațiile conținute în ele vă apar să fie neclasificate.
Fișiere atașate
- Descrierea postului de secretar (formular) .doc
- Descrierea postului secretarului șefului (formular) .doc
- Descrierea postului de secretar-referent (form) .doc
Rezervat numai pentru abonați
- Descrierea postului secretarului (eșantion) .doc
- Descrierea postului secretarului de conducere (eșantion) .doc
- Descrierea postului secretarului-referent (eșantion) .doc
Anunțuri privind problemele viitoare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: