Jurnal de HR hr management, recrutare, marketing, interviuri cu manageri de top si elita de afaceri

Satul Makhalino din cartierul Kuznetsky din regiunea Penza este centrul municipalității "Localitatea rurală a Makhalinsky selsovet".

inspectorul tabelului de înmatriculare militare;







ține evidența personalului;

participarea la organizarea și conducerea referendumurilor, reuniunilor și conferințelor cetățenilor pe teritoriul consiliului local;

efectuarea recepției cetățenilor;

desfășurarea activității registrului;

desfășurarea activității biroului de pașapoarte;

întreținerea registrului;

furnizarea de rapoarte statistice;

asistență în efectuarea recensământului agricol și recensământul populației;

asigurarea păstrării documentelor de arhivă și pregătirea lor pentru livrare în arhivă.

prin poștă (# 61627; 9% pe lună);

prin e-mail (# 61627; 4% pe lună);

prin fax (61627, 6% pe lună).

Fig. 1. Diagrama structurii fluxului de lucru

În Fig. 2 este o diagramă care arată procentul metodelor de livrare pentru corespondență.

Fig.2. Corelarea metodelor de livrare a corespondenței

Prin poștă, se livrează diferite tipuri de documente: scrisori, contracte, colete, precum și publicații tipărite.

Tabel. 1. Funcționarea documentelor primite

documente ale organizațiilor superioare (ordine, scrisori, instrucțiuni, decizii);

documente de la organizații non-subordonate (scrisori, acte, contracte, facturi, etc.).

Raportul dintre tipurile de documente primite este prezentat în Fig. 3.


Fig. 3. Diagrama relațiilor dintre principalele tipuri de documente primite

Sarcina secretarului este să înregistreze primirea documentelor din toate sursele, prelucrarea lor primară, coordonarea mișcării lor ulterioare.

Plicurile cu documente, inclusiv documente personalizate, sunt deschise de secretar, verificând în același timp completitudinea și siguranța atașamentelor. Dacă există vreo pagubă a plicurilor, lipsa documentelor, atașamentele la acestea, neconcordanțele dintre documente și cereri, secretarul informează expeditorul despre corespondență.

Datele privind documentele primite sunt introduse în jurnalul de înregistrare, care este prezentat în Fig. 4.







Numărul de intrare și data înregistrării

Fig. 4. Registrul documentelor primite

Puteți observa imediat că forma revistei nu corespunde normelor.

Fig. 5. Raportul dintre principalele tipuri de documente emise

La înregistrarea documentelor expediate se utilizează numerotarea comenzilor. Secretarul înregistrează corespondența de ieșire în jurnalul de înregistrare a documentelor de ieșire din fig. 6.

Fig. 6. Registrul documentelor emise

Transferul de documente prin fax, e-mail și telegramă se efectuează în cazurile în care trimiterea documentelor prin poștă nu asigură rezolvarea în timp util a problemelor urgente.

documente organizatorice care reglementează activitățile organizației (cartă, instrucțiuni de păstrare a evidenței, nomenclatură de cazuri etc.);

documente de referință de informație create pentru rezolvarea problemelor operaționale (protocoale, note, acte etc.).

Principalele tipuri de documente interne sunt prezentate în Fig. 7.

Fig. 7. Diagrama corelării principalelor tipuri de documente interne

Lucrul cu documentele interne începe cu elaborarea și proiectarea proiectului. După ce proiectul de document a fost redactat, semnat sau aprobat, acesta este înaintat secretarului pentru înregistrarea ulterioară.

Ofertele cetățenilor sunt considerate într-o perioadă de până la 30 de zile, cu excepția propunerilor care necesită studii suplimentare, raportate persoanei care a făcut propunerea.

Numărul și natura referințelor

Dacă este necesară o examinare specială pentru studierea cererii sau plângerii, termenele pentru soluționarea acestora sunt prelungite în mod excepțional, dar nu mai mult de 30 de zile, cu un raport către solicitant.

Procesarea, distribuirea și înregistrarea inițială a solicitărilor scrise primite de la cetățeni se efectuează în conformitate cu Manualul privind evidența contabilă.

Toate cererile de intrare ale cetățenilor sunt înregistrate în cardul de înregistrare și de control în ziua primirii lor.

Cardurile de înregistrare și de control sunt completate în cel puțin două exemplare: o copie, împreună cu recursul, este transferată executantului, al doilea - este plasat în fișierul cardului de control. În procesul de executare a adreselor cetățenilor, primele exemplare ale cardurilor de control de înregistrare dintr-un fișier al cartelei de control sunt mutate într-un fișier de cartelă de referință. Indicii de carte se formează în conformitate cu principiul alfabetic, în conformitate cu principiul administrativ-teritorial, precum și cu subiectele problemelor ridicate în apeluri.

Contestațiile cetățenilor, după ce li se permite, sunt returnate secretarului cu toate materialele relevante.

La fiecare recurs după luarea deciziei finale și executarea acesteia se pune semnul "În afaceri", data și semnătura personală a funcționarului care a luat această decizie.

Declarația corectă a activității de serviciu în organele autoguvernării locale este una dintre cele mai importante condiții pentru organizarea corespunzătoare a muncii, respectarea normelor, luarea în considerare în timp util a cazurilor, executarea deciziilor, a deciziilor, serviciile clare și culturale ale cetățenilor care le aplică.







Trimiteți-le prietenilor: