O zi bună pentru toți! Cu tine, Yuri Okunev.
Știți că multe lucruri utile sunt adesea ascunse în sfere care nu par să aibă nicio legătură cu activitatea noastră? De exemplu, sectorul IT poate fi de mare ajutor. Astfel, prioritatea este urgența impactului - aceștia sunt indicatorii care sunt folosiți pentru a acorda prioritate aplicațiilor în cadrul serviciilor de asistență tehnică pentru utilizatori. Dar, se pare, le putem folosi, de asemenea, productiv pentru scopurile noastre de viață.
Matricea prioritară
În IT și în mod specific, în partea care se ocupă cu servirea clienților, utilizatorii de sistem, se folosesc câteva concepte importante:
Pentru a sistematiza raportul dintre toți acești indicatori, a fost elaborată o matrice specială:
Mai întâi căutăm mesele. Alegem cifra corespunzătoare gradului de influență al incidentului. Și o figură care indică urgența problemei. La intersecția acestor doi indicatori, găsim o valoare care va simboliza prioritatea sarcinii. În coloana din dreapta jos găsim informații despre timpul necesar pentru a elimina forța majoră.
Numărul de priorități poate fi oricare - în funcție de volumul de lucru al domeniului dvs. de activitate. În ceea ce privește timpul de rezolvare a problemei, acesta poate varia și în funcție de modificarea specificului activității companiei. În plus, prioritatea sub influența factorilor externi și interni se poate schimba chiar înainte de trecerea incidentului.
În cele din urmă, obținem un bun model de matrice, care ne va ajuta cu demnitate să scăpăm chiar și de cele mai dificile și neplăcute situații când există o urgență, un blocaj și o "nebună". Rămâne doar să se determine cum să se aloce parametrii de urgență și de influență anumitor cifre, deoarece este de la corectitudinea lor că alfabetizarea prioritizării va depinde.
Determinați valorile indicatorilor
Să începem cu urgență. Aici pentru a specifica orice numere universale care vor fi bune pentru orice industrie, orice companie, este pur și simplu imposibil. Dar nu te grăbi să te superi. Există o regulă de bază foarte importantă care trebuie respectată întotdeauna - în fața altora, trebuie să eliminați complexitatea care vă amenință cu cele mai mari pierderi financiare. Și atât directe, cât și indirecte. Pentru al doilea, puteți include, de exemplu, atragerea principalului client, o altă firmă.
Acum, cu privire la influență. Evaluându-l, este necesar să se țină seama, cel puțin, de următorii factori:
- Tip de incident. De exemplu, ar putea fi o solicitare din partea unui client / partener, o întrebare de personal, o complexitate într-un sistem financiar sau juridic, o problemă în sectorul de marketing etc.
- Masa. Câte persoane / departamente / servicii / produse afectează compania? Aici puteți accepta valorile "unu", "grup", "toate".
- Directivitatea impactului. Client client / client / departament, client VIP / diviziune vitală a firmei.
- Ora de apariție. Câte ore / zile / săptămâni în urmă?
Determinând pentru fiecare indicator de factor cu impact ridicat, mediu și scăzut, puteți analiza întregul set de date și înțelegeți cât de mult afectează problema problema. De exemplu, în zona de atenție specială poate fi:
- departamente financiare sau juridice;
- sarcinile care afectează mai multe persoane / departamente / servicii / produse;
- VIP-direcție;
- Dificultățile care așteaptă soluția cea mai lungă.
Dar asta, așa înțelegi, doar un exemplu. De fapt, o problemă enormă poate fi jucată de o problemă care afectează doar un singur client extrem de important. Sau incidentul care a apărut mai târziu. Prin urmare, trebuie să cântăm și să evaluăm cu atenție totul!
În plus, pentru a determina ordinea de eliminare a incidentelor, timpul de așteptare ar trebui luat în considerare, de asemenea. De exemplu, eliminarea primei probleme prioritare va dura 4 ore. Și al doilea - 2. În cele din urmă, dacă rezolvăm mai întâi problema numărul 1 și apoi numărul 2, primul incident va aștepta decizia sa de 4 ore, iar cea de-a doua - 4 + 2 = 6 ore.
În cele din urmă, eliminarea celor două probleme ne va costa 10 ore, timp în care clienții noștri vor aștepta. Dacă ne confruntăm întâi cu cel de-al doilea incident (2 ore de așteptare) și apoi cu primul (2 + 4 = 6 ore), atunci "razrulivanie" a acelorași două probleme va dura doar 8 ore.
Spectacular focus, nu? Am citat doar unul dintre multele instrumente de planificare a timpului. Chiar și mai multe secrete utile veți învăța de la cursul meu de management al timpului. Veți avea o puternică pregătire teoretică și o pregătire a cunoștințelor în practică sub controlul meu strict.
Ca unul dintre instrumentele eficiente ale TM, recomand să se familiarizeze cu organizatorul convenabil LeaderTask. de neînlocuit în planificarea afacerilor tale. În program este posibilă nu numai stocarea informațiilor: proiecte, documente, imagini, fișiere, dar și formularea unor sarcini pe termen scurt și lung, precum și stabilirea gradului de importanță a fiecăruia dintre ele.
Asta e tot. Până la publicații noi! Dacă nu v-ați abonat deja la un blog, atunci este timpul să faceți acest lucru. O mulțime de lucruri interesante stau în față. A ta, Yuri Okunev.
Trimiteți-le prietenilor: