Articole privind contabilitatea
Dar, din păcate, nu este întotdeauna posibil să urmați această instrucțiune. Prin urmare, mai jos oferim regulile de bază care vor contribui la reducerea consecințelor negative ale controalelor de poliție.
Deci, ofițerii de poliție au apărut în birou, care spun că va fi efectuat un cec acum.
Principalul lucru nu este de a panica! Urmați recomandările noastre - ce și cum să faceți, dacă aveți poliție cu cec.
1. Verificați documentele inspectorilor înșiși
Ofițerii de poliție trebuie să-și prezinte identitatea de afaceri, să se prezinte și să explice motivul sosirii lor. Dacă fac acest lucru, pot apela cu ușurință poliția la 02. Este de dorit să fotografiați aceste certificate și să rescrieți cu atenție toate informațiile conținute în ele.
2. Aflați baza auditului
În plus față de certificate, ofițerii de poliție trebuie să emită o rezoluție pentru a efectua un sondaj asupra spațiilor și pentru a efectua o căutare (sechestru). Din document puteți afla întotdeauna motivul interesului poliției în companie.
3. Asigurați-vă că poliția nu sa înșelat
În documentele de inspecție, studiați cu atenție detaliile (numele organizației, OGRN, TIN etc.). Dacă există o discrepanță sau chiar o ușoară eroare în numele organizației, nu puteți lăsa poliția în birou. Chiar dacă este vorba doar de o eroare tehnică (greșeală) și verificarea va avea loc în orice caz, va exista un timp suplimentar pentru pregătirea unei vizite a poliției.
4. Lăsați personalul să plece acasă, cu excepția cazului în care există o interdicție directă de a părăsi sediul
Are sens să elibereze majoritatea angajaților companiei de la locul de muncă în timpul verificării poliției. Este vorba despre angajații obișnuiți, în prezența cărora nu este nevoie. Există mai multe motive pentru aceasta:
- verificați - stresul pentru angajați, iar cei mai slabi pot suferi un impact psihologic aspru;
- angajații inutil de sociabili, fără înțelepciune, pot împărți cu poliția ceva "intim", pe care inspectorii nu trebuie să-l cunoască deloc;
- în cursul verificării, încă nu există condiții pentru o activitate cu drepturi depline.
Angajații neinformați pot dăuna companiilor la verificare
Experiența noastră arată că angajații companiei neglijează drepturile lor în timpul controalelor poliției, și uneori - pur și simplu nu are cunoștință de existența lor, care îndeplinesc conștiincios toate cerințele de inspecție cu un singur gând - „pentru a rapid a fost de peste.“ Sunt, de asemenea, tipice cazurile în care ofițerii de aplicare a legii obțin informații necesare de la angajații companiei, atunci când conducerea companiei nu știe nici măcar despre sosirea acestora. De asemenea, va nu mai puțin frecvente, atunci când, după finalizarea tuturor activităților de verificare și solicitări în directori auditate companii se pare că, sub pretextul personalului operațiunilor de căutare a efectuat activitățile de verificare obișnuite sub forma unui sondaj. Pentru a distinge măsurile de verificare de căutarea angajaților companiei pur și simplu nu au suficiente cunoștințe și abilități.
6. Să furnizeze documente numai în inventar și numai dacă retragerea este legală
Sechestrarea documentelor se face în prezența conducătorului organizației (reprezentantul său autorizat) și a doi martori. În același timp, ar trebui să se asigure că un inventar detaliat al documentelor confiscate este întocmit și certificat de ambele părți.
7. Înregistrați-vă observațiile și studiați cu atenție protocolul
Dacă există chiar și cea mai mică îndoială cu privire la legitimitatea anumitor acțiuni ale ofițerilor de poliție, este necesar să se noteze observațiile în momentul întocmirii unui raport de sondaj, după care - citiți cu atenție protocolul. Acesta trebuie să fie semnat de toți participanții, inclusiv de un reprezentant autorizat al companiei. În cazul în care documentul este incorect sau nu este înregistrat deloc, merită să faceți și să remediați toate observațiile.
Cum să vă protejați de dovezile fictive de vinovăție
În cazul în care auditul în cadrul companiei este inițiat de un concurent, este posibil ca și acțiunile necorespunzătoare să intre în acțiune - de exemplu, poliția "aruncă" intenționat dovezi compromițătoare. Ca urmare, un document suplimentar va apărea printre documentele confiscate, va fi creat un nou fișier în computer, operațiile "stânga" din baza contabilă și așa mai departe.
Prin urmare, atunci când se confiscă, ar trebui să se acorde o atenție deosebită faptului că ofițerii de poliție restricționează accesul la sursele interne de mijloace electronice (sigilate unitatea de sistem). Documentele din hârtie trebuie ambalate cu grijă în cutii, sigilate cu bandă adezivă și sigilate, atașate de semnăturile celor prezenți.
Ce se poate face înainte ca poliția să vină
Scopul principal al verificării poliției este obținerea de probe care confirmă comiterea infracțiunii. Prin urmare, cel mai adesea poliția vine fără acte de avertizare - cereri de documente, apeluri de conducere ale companiei și altele. - astfel încât societatea să nu aibă timp să scoată sau să distrugă dovezi și să pregătească angajații pentru verificare.
Cu toate acestea, există o serie de acțiuni specifice care vor ajuta la pregătirea în avans a controlului poliției și, prin urmare, la minimizarea consecințelor sale negative.
1. Organizați stocarea la distanță a documentelor și a informațiilor
Păstrați toate documentele, declarațiile "primare", fiscale și contabile direct în cadrul companiei sunt periculoase. Acesta este motivul pentru care transferul de externalizare contabilitate în această perspectivă are un alt avantaj important - poliția a venit pe neașteptate, putem spune că toate documentele necesare sunt la companie de servicii, și câteva zile de hârtie vor fi puse la dispoziție pentru inspecție. Bineînțeles, poliția se va grăbi să furnizeze servicii de externalizare, dar va fi suficient timp pentru a se pregăti pentru vizita lor.
2. În ceea ce privește documentele deosebit de importante, introducerea unui regim de secret comercial
3. Stocați informații pe mediile externe și serverele la distanță
Lucrați optim numai cu medii externe (inclusiv servere) și nu păstrați nimic pe hard disk-urile computerului. Serverul trebuie să fie într-o cameră separată. Dacă tehnicianul este confiscat, poliția nu va putea detecta datele de pe serverele la distanță, deoarece acestea sunt stocate fizic în altă parte. În plus, pentru astfel de informații, puteți instala protecție suplimentară și, dacă este necesar, ștergeți rapid informațiile sau le puteți transfera pe un alt server la distanță.
Din punctul de vedere al securității datelor, soluția cea mai eficientă și profitabilă este transferul contabilității către externalizare. La furnizorii mari ai acestor servicii, toate datele sunt stocate pe servere situate în centre de date fiabile și sigure, ceea ce exclude posibilitatea oricăror interferențe cu terții în sistemul de informații al companiilor client.
4. Pentru a exclude utilizarea software-ului neautorizat
Nu toate companiile pot permite să cumpere, și actualizări periodice ale utilizării software-ului licențiat ca software-ul contrafăcut asociat cu reputațional grave financiare și riscul legal - risc nu numai de a pierde informații importante, dar, de asemenea, să devină o victimă a fraudei, care, ori de câte ori este posibil, utilizați informațiile primite în mod confidențial împotriva companie și managementul acesteia.
În acest caz, toți cei care au optat pentru outsourcing contabil sunt de asemenea într-o poziție mai bună, deoarece companiile mari de outsourcing folosesc exclusiv software legal și le închiriază clienților lor.
5. Nu depozitați documente și imprimați mai multe companii în birou
Când poliția găsește în birou sau în depozitul unei companii de tipărire a diferitor entități juridice și antreprenori, inspectorii au imediat suspiciuni privind utilizarea schemelor de minimizare a impozitelor care implică firme de o zi. Deci, este necesar să se dea explicații plauzibile despre originea lor.
Evident, dacă aceleași sigilii și documente se găsesc în biroul unei companii de outsourcing, nu vor exista întrebări și revendicări. Totul ar părea destul de logic.
În caz de sosire a poliției în birou, sistemul va înregistra toate acțiunile inspectorilor, inclusiv cele ilegale.
7. Instruirea personalului
Este necesar să le spuneți tuturor cum să se comporte în caz de apariție bruscă în biroul ofițerilor de poliție. Lucrătorilor individuali ar trebui să li se acorde o instrucțiune clară de a părăsi biroul, iar alții - oriunde să însoțească inspectorii și să-și înregistreze acțiunile.
8. Să joace situația unei apariții subite în biroul ofițerilor de poliție
Este foarte important să pregătiți un scenariu al comportamentului angajaților în cazul unui control brusc și să pierdeți situația în avans. Acest plan de acțiune va ajuta să nu se panică, să acționeze rapid și eficient. Toată lumea va ști ce să facă și cum să reacționeze. De asemenea, este necesar să se identifice un angajat care să efectueze toate negocierile cu poliția. În rolul de "negociator", trebuie să acționeze un lucrător prestabilit și pregătit.
Întrebări frecvente privind controalele de poliție
Dacă poliția a găsit o sumă impresionantă de bani?
Una dintre regulile de bază ale securității afacerii nu este de a stoca excesul de "numerar" în birou. Dacă, din anumite motive, a decis să stocheze, apoi cel puțin într-un plic separat, la marcat „fonduri personale“ și directorul de Expresie (contabil șef, etc): „Acasă nu este de încredere și toate economiile anuale ține aici“ Puteți, de asemenea, să încercați să scoateți banii în punga personală a angajatului - dacă nu este vorba despre o căutare, poliția nu are dreptul să inspecteze bunurile personale.
Dar, în general, aceasta este o greșeală dificil de rezolvat. Dacă nu ați retras documentele în numerar, este mai bine să încheiați un acord de împrumut cu directorul (și, bineînțeles, să întocmiți o "parohie"). Dacă se confiscă, atunci putem spune că acesta este un mijloc personal sau un împrumut, care nu a avut timp să se formalizeze. Versiunile sunt rele, dar sunt bune în această situație.
Ce se întâmplă dacă există mai mult în depozit decât în documente?
Desigur, stocarea mărfurilor neînregistrate într-un depozit "alb" nu este o soluție bună, este mai ușor să se ofere un depozit "stâng". Dar dacă ați avea destul curaj să plasați în depozit "neînregistrați", iar inspectorii au găsit-o, adică mai multe justificări pentru un astfel de caz:
- „Nu este vina furnizorului Bunker, sau magaziner, el a adus bunuri nedorite se vor întoarce“ (desigur, dacă sunteți de acord cu furnizorul de această versiune). Apropo, este posibil ca acest produs să fie într-adevăr necoordonat, cu orice deficiențe, să nu fie inspectat etc. Adică, surplusul nu indică întotdeauna o încălcare.
- "Depozitele au fost confundate din nou, acum există un deficit într-un alt depozit" (și repede numiți acest depozit). În general, prezența mai multor depozite - aceasta este baza pentru comerț (desigur, stocul din fiecare depozit nu trebuie să depășească totalul pentru organizație).
- "Doar a adus" (dacă este posibil, acordul cu furnizorul sau pregătirea facturilor fiabile).
- "Acest lucru nu este bunurile noastre, ci pe un depozit responsabil" (numai în prealabil pregătească un acord cu privire la posibilitatea de a astfel de depozitare cu o terță parte).
Ce acțiuni ilegale ale poliției sunt posibile în timpul auditului?
- cerința a ceea ce nu poate fi revendicat sau dreptul, dar nu suntem obligați să o facem;
- Atunci când inspecția (inspecția) este, de obicei, dulapuri deschise, noptiere, etc. deși el nu are dreptul să facă el însuși;
- inspecția bunurilor personale într-un eveniment complet diferit;
- eliminarea articolelor și a documentelor care nu au legătură cu inspecția;
- amenințările, convingerea a ceea ce nu este, presiunea morală;
- restricționarea libertății de circulație a lucrătorilor sub forma nevoii de explicații;
- banal furt;
- desfășurarea activităților de verificare fără documente relevante.
- necomunicarea copiilor documentelor care servesc ca temei pentru desfășurarea activităților de verificare.
Ce se întâmplă dacă începe poliția?
Uneori presiunea este lovită de un idiot primitiv ". De exemplu, pe parcursul unui director de inspecție tocmai a spus, „Nu este nimic pentru a răspunde și nu va face, iar la birou nu suntem montate camere de mine, dar“ bezopasnik „care acum nu poate fi contactat, așa că hai să mai liniștită.“ Astfel, primul impuls a fost împușcat în jos (și este cel mai periculos), atunci poliția ar pune o declarație contra celor care au cerut un dosar penal, iar părțile s-au mutat de la intimidare la negocieri.
O alta, dovedit în practică, opțiunea în cazul în care poliția rândul său, un orb toate într-o singură cameră și selectează mijloacele de comunicare, - se referă la faptul că cineva din angajații companiei (care au nevoie urgentă de a „evacua“ de la locul de inspecție), a devenit bolnav cu sănătate. În această situație, polițiștii sunt obligați să numească "ambulanță".
De ce verificările poliției se termină adesea prost
Experiența noastră arată că atunci când există ofițeri de poliție în biroul companiei, sunt identificate următoarele lacune funcționale:
- lipsa unui singur algoritm de acțiuni pentru toți angajații companiei, care ar putea duce la dezorganizarea companiei, și ca rezultat - apariția de haos pentru a facilita accesul poliției ilegal la informații valoroase;
- angajații incompetente ale companiei în identificarea autenticității documentelor cerințe, și în consecință, riscul de penetrare în compania persoanelor care nu sunt angajați ai organelor de aplicare a legii;
- Imposibilitatea autoidentificării și suprimării acțiunilor ilegale ale poliției.
- absența măsurilor preventive care permit identificarea în timp util a domeniilor problematice ale companiei, atractive pentru inspectori;
- lipsa de motivare a angajaților pentru a proteja interesele companiei și lipsa de cunoaștere a drepturilor lor și, prin urmare, acestea sunt ușor de presiuni psihice de funcționarii dezonorabile de aplicare a legii;
- lipsa datelor de contact ale structurilor și unităților, unde puteți aplica online încălcarea legilor și standardelor de conduită;
- lipsa asistenței juridice calificate urgent.
În cele din urmă, puțin despre ceea ce promite companiei să efectueze inspecții în biroul său, cu participarea oficialilor de aplicare a legii.
Printre altele, principalele consecințe negative sunt:
- răpirea unor informații valoroase;
- înghețarea activității de afaceri a companiei;
- pierderea reputației;
- pregătirea pentru implementarea capturării raiderului;
- cheltuieli uriașe pentru avocați și (sau) cheltuieli de "compensare" pentru structurile de putere;
- arestarea activelor, pierderile, pierderea profitului;
- inițierea procedurilor penale împotriva proprietarilor de afaceri sau a angajaților societății.
Totuși, această negativitate poate fi evitată, dacă se pregătește în avans pentru o vizită de poliție pentru a obține sprijinul unui avocat sau avocat competent.
Vă rog, suntem mereu în contact!
Trimiteți-le prietenilor: