Carta proiectului

Documentația oficială ar putea fi exact etapa pe care organizația încearcă cel mai adesea să o depășească atunci când începe un nou proiect. Motivele faptului că proiectul se află pe o cale greșită sau eșuează este adesea o "declarație de viziune proastă" sau "documentație insuficientă". De ce este atât de complexă dezvoltarea unei cartele de proiect bune? Evident, acest lucru nu se datorează unor motive tehnice - de exemplu, lipsa unui program suficient de avansat pentru pregătirea și editarea textului pentru documentarea informațiilor. Există mai multe motive pentru care proiectele au statute ineficiente.

Directorii comerciali care sponsorizează proiecte nu sunt experți în managementul proiectelor. Îngrijirea proiectelor este doar o parte a responsabilităților lor. Directorii comerciali au nevoie doar de rezultate. În multe cazuri, li se pare că responsabilitatea lor constă în definirea unor sarcini pentru altcineva (de exemplu, managerul de proiect) care ar trebui să se ocupe de astfel de sarcini. Dacă este datoria unui astfel de sponsor să creeze o cartă, atunci are nevoie de o anumită practică pentru a crea o astfel de cartă care să servească drept bază pentru munca viitoare în cadrul proiectului.

Adesea, nu este foarte clar cine este responsabil pentru crearea Cartei proiectului. Ca director comercial al sarcinii clar definite pentru cineva pentru a efectua (din nou, managerul de proiect), atunci este probabil să ia alte probleme, lăsând loc de muncă în întregime managerului de proiect. Aici intră în vigoare regula de 5%: dacă o sarcină a fost repartizată la două persoane (în mod egal), atunci fiecare își va asuma 5% din responsabilitatea pentru performanță. În metodologia de proiect a organizației, este necesar să se indice în mod clar cine este responsabil pentru redactarea statutului.

Dacă responsabilitatea pentru statutul va fi managerul de proiect, documentația este adesea întocmită fără entuziasm, că de la început conduce la obiectivele proiectului neclare. În multe cazuri, managerul de proiect nu participă la discuțiile care au dus la nașterea proiectului. În numirea șefului slăbiciunii sale va reveni la studiul întreaga discuție - pentru că un lider va dori pentru a obține reputația unui om care nu este în măsură să se integreze cu șeful proiectului și începe o mișcare? Revenirea la ideile de învățare, cum ar fi obiectivele afacerii, obiectivele și factorii de succes critici, poate fi percepută ca fiind o persoană prea orientată către proces și fără concentrarea asupra rezultatelor. Prin urmare, mulți manageri vor promova proiectul cu un sentiment ciudat că au pierdut ceva.

În calitate de manager de proiect, trebuie să știți care este responsabilitatea dvs. cu documentația proiectului. Întrucât, cel mai probabil, nu gestionați capitalul necesar pentru a sponsoriza proiectul, este puțin probabil să aveți autoritatea de a vă compila singură documentația. De obicei, totul se reduce la următoarele: directorii comerciali vor forma o navă necorespunzătoare. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că nu trebuie să acceptați acest lucru și nu încercați să mutați proiectul în continuare. Amintiți-vă - sunteți responsabil pentru succesul proiectului, deci este în interesul dumneavoastră pentru a furniza o documentație adecvată a proiectului, înainte de fondurile vor fi investite \ de timp \ forță, mai ales dacă sunteți un profesionist în management de proiect (PMP).

Iată câteva etape pe care ar trebui să le întreprindeți în orice organizație. Dacă compania dvs. încă nu cunoaște procesul de documentare și de creare a unei charte, atunci va trebui să introduceți acest principiu încet și treptat prin întregul proces, nu fără a utiliza concepte specifice cum ar fi documentul charter, misiune și viziune al companiei.

Pasul 1: Identificați și angajați un sponsor / un proiect de sprijin

Trebuie să existe cel puțin un director comercial care să fie atât de interesat de proiect, încât să fie pregătit să acționeze în calitate de gardian de capital și reprezentant al întregii echipe de conducere. O persoană trebuie să înțeleagă nevoile afacerii și sarcinile proiectului. Problema va apărea în cazul în care nu puteți găsi o astfel de persoană - proiectele sunt realizate (sau trebuie să fie efectuate) pentru a atinge orice obiective în afaceri. Dacă nimănui nu îi pasă suficient de obiectivele, atunci managementul ar trebui să întrebe de ce proiectul va fi executat deloc. Managerul de proiect este uneori pus în această poziție, dar aceasta nu este întotdeauna o soluție eficientă. La întâlnirea de conducere, va arăta ca un chelner într-o cafenea ("Bună ziua, numele meu este Dave și eu voi fi chelnerul tău"). Dacă sunteți implicat într-un proiect care nu are un sponsor / sprijin clar în conducere, atunci cea mai bună cale este să găsiți o astfel de persoană. Fără ea, vă veți găsi foarte curând într-o problemă. Cazuri foarte rare, când managerul de proiect poate rezista cerințelor conducerii, fără a nega toate acțiunile aeriene propuse.

Un proiect fără sponsor pentru directorii comerciali pare a fi o sursă gratuită pentru a-și îndeplini toate nevoile, care pot fi chiar de la distanță legate de adevăratul scop. Ca urmare, proiectul poate avea la fel de multe obiective ca și participanții la proiect, iar managerul de proiect va încerca să îndeplinească toate cerințele fiecărui proprietar.

Pasul 2: Desemnați un manager de proiect dedicat

Să sperăm că acest lucru sa întâmplat deja - pentru că, prin urmare, sunteți ocupat cu proiectul. Acest aspect este în mare măsură în afara puterii managerului de proiect, dar în următoarele aspecte aveți o anumită influență.

Managerul de proiect ar trebui să fie numit în cel mai scurt timp posibil al procesului de planificare. Adesea, directorii comerciali presupun că obiectivele de planificare, obiectivele, factorii de succes critici și alte aspecte ale proiectelor de afaceri sunt doar responsabilitatea lor. Cu toate acestea, chiar dacă managerii de proiect ascultă numai, capacitatea lor de a conduce proiectul va fi îmbunătățită în continuare, mai ales atunci când obstacolele neașteptate vin în cale.

Trebuie să insistați asupra implicării dvs. precoce în procesele de planificare și documentare - succesul depinde de acesta.

Pasul 3: Documentați nevoile afacerii proiectului.

Dacă proiectul are deja un sponsor, atunci puteți presupune că nevoile afacerii au fost deja documentate. Dar acest lucru nu este întotdeauna cazul - în multe cazuri directorul comercial știe instinctiv beneficiile, dar nu îl descrie formal sau în documentație. În cazul în care acest sponsor părăsește compania sau nu mai este conectat la proiect, cine își va lua locul și va umple golurile dacă nevoile afacerii nu sunt destul de clare?

Uneori directorii comerciali doresc voluntar să fie sponsori, deoarece doresc să se implice într-un proiect care are o mare importanță în organizație. În acest caz, cum poate supraviețui obstacole, cum ar fi reducerea sau aderarea la postul de noul Chief Information Officer (CIO), care vrea să vadă fiecare proiect IT înainte de prioritățile re-set? Dacă nevoile afacerii au fost bine documentate, chiar și managerul de proiect își poate explica importanța pentru organizație.

Înțelegerea nevoilor afacerii vă va ajuta să vă mențineți propria motivație și motivația echipei. Mulți vor lucra mai eficient dacă obiectivul proiectului are un rol mai important. Chiar dacă efectul nu este atât de mare, înțelegerea clară a valorii și a avantajelor va menține echipa într-un interes, spre deosebire de faptul că nimeni nu este sigur nici în ceea ce privește performanța proiectului.

În cazurile în care valoarea afacerii este definită ca nefiind prea ridicată sau chiar nu există (da, astfel de proiecte există de asemenea), atunci știi mai bine despre acest lucru în avans pentru a evita costurile inutile ale organizației. Dacă organizația oferă încă un proiect, atunci ca manager de proiect trebuie să înțelegeți întinderea totală a riscului de a pierde fonduri în timpul proiectului și, în consecință, să vă pregătiți.

Componente ale unei bune charte

Indiferent de cine elaborează carta proiectului (sponsor, senior management, manager de proiect sau oricând), o bună carte ar trebui să includă următoarele subiecte.

Nevoile de afaceri pentru proiect - după cum sa descris mai sus, acesta este un aspect-cheie al cartei. Fără nevoi de afaceri bine documentate, proiectul va naviga, ca și fără busolă, în ape necunoscute. Nevoile de afaceri ar trebui să reflecte tipul de beneficii pe care proiectul le generează pentru organizație, cum ar fi reducerea costurilor, creșterea profiturilor sau creșterea satisfacției clienților.
Justificarea economică a proiectului - trebuie să traducă nevoile în unități convenționale (yeni, euro, lire sterline, dolari, ruble etc.). Organizația dvs. ar trebui să aibă un format standard pentru prezentarea cazului de afaceri pentru evaluarea mai multor proiecte atunci când se selectează.
Scara proiectului la un nivel înalt - acest punct ar trebui să fie alcătuit din informații colectate în principal de la sponsorii proiectului. Întrucât sponsorii sprijină financiar proiectul, este important să înțelegem viziunea lor asupra proiectului înainte de a se ciocni cu "spinii" altor participanți. În același timp, nevoile de afaceri pot fi largi, iar domeniul de aplicare al proiectului poate fi limitat la anumite domenii.
Factorii critici de succes - identificarea și documentarea oricăror aspecte ale afacerii, proiectului, echipei, programului, componentelor etc. în cazul
Nerespectarea acestui lucru va dăuna succesului proiectului. Factorii de succes bine înțeleși și documentați vor contribui la rezolvarea conflictelor în timpul promovării proiectului în cazurile în care este necesar să se ia decizii complexe privind alternativele la scară, programare, costuri sau calitate.
Limitări și ipoteze - documentați-le pe toate într-un stadiu incipient și reveniți la ele pe tot parcursul proiectului. Constrângerile și presupunerile trebuie să fie la nivel de proiect, cum ar fi constrângerile bugetare, termenele limită sau cerințele de calitate.
Competențele managerului de proiect - charta ar trebui să descrie responsabilitatea managerului de proiect, să-și clarifice rolul în interacțiunea cu participanții la proiect și cu organizația. Fără o astfel de documentație de autoritate, proiectul va depinde de aptitudinile individuale ale managerului. Dacă există o astfel de poziție, care asigură în mod clar finalizarea cu succes a proiectului, acesta este managerul de proiect.
Semnăturile - colecția lor privind carta ar putea să arate ca o formalitate, și by-pass acest lucru, s-ar părea, nu va face diferența de mult (similar cu întocmirea actului constitutiv), dar nu este așa. Semnătura în statut este pragul care spune că o persoană a citit, a înțeles și a acceptat toate informațiile menționate în statut. Fără semnătură, carta va fi doar unul dintre documentele de planificare, care pot sau nu să fie luate în considerare și sunt clare pentru participanți. Cum pot participanții care nu au legătură cu textul proiectului să aibă o înțelegere clară a importanței proiectului în cadrul organizației, dacă nu există semnături ale sponsorului și conducerii superioare?

Există unele opinii controversate despre cine ar trebui să facă carta - sponsor, senior management sau manager de proiect? În teorie, cea mai bună opțiune este atunci când acesta este sponsorul ocupat, dar în realitate, de îndată ce au fost identificate nevoile de afaceri (poate chiar superficial) și a fost numit managerul de proiect, această sarcină cade pe umerii managerului de proiect. Dacă carta a fost întocmită în conformitate cu regulile, cu scrupulozitate și cu participarea participanților-cheie relevanți care dezvoltă documentația și îndeplinesc alte funcții conexe, procesul de dezvoltare devine mai puțin important.

Articole similare

Pagina anterioară