Voi spune din propria mea experiență.
Odată, am fost o companie IT modestă și mică. Am vândut echipamente pentru automatizare și am fost implicați în introducerea produselor software 1C. Urmărirea plăților către furnizori a fost ușoară:
- A primit bani de la cumpărător
- Am plătit furnizorul
- Echipamente primite
- expediate
Compania noastră a crescut, cifra de afaceri a crescut, plățile au fost amânate de la furnizori. Urmărirea plăților către furnizori a devenit mult mai dificilă. Pentru a urmări plățile "viitoare" către furnizori, a fost stabilită o tavă separată, în care au fost depuse conturile furnizorilor cu indicarea termenului de plată.
Firma noastră a crescut, cifra de afaceri a Conturilor "pe o întârziere" a crescut mult. Conturile furnizorilor au devenit "pierdute", "uitate" și a devenit destul de dificilă dezasamblarea întregului set de conturi de la furnizori. Au început să apară reclamații ale furnizorilor cu privire la întârzierea plăților. A fost necesară rezolvarea urgentă a problemei.
Inițial, lanțul de documente monetare pe care l-am avut:
- Comanda cumpărătorului
- Comandă către furnizor
- Comanda de plată emise
În 1C „Managementul Trade“ 10.3 este un mecanism de gestionare plată „rudimentar“ furnizorilor - „Cererile de utilizare a fondurilor“ - așa că am decis să-l folosească la domiciliu, de pre-adaptat pentru ușurința de operare. Am extins lanțul de documente în procesul nostru de planificare și executare a plăților cu furnizori:
- Comanda cumpărătorului
- Comandă către furnizor
- Cererea de cheltuieli de fonduri
- Comanda de plată emise
"Cererea de cheltuieli a fondurilor" arată astfel:
Figura 1: Cererea de cheltuieli de fonduri, punctul de vedere principal
Figura 2: Cererea de cheltuieli, descrierea marcajelor
În versiunea "noastră" a acestui document, există următoarele modificări:
1. Acest document este obligatoriu. Toate plățile se efectuează numai pe baza Cererilor de finanțare a fondurilor.
2. Există un pavilion "Plata anticipată". Dacă există un pavilion, toată lumea înțelege că, atâta timp cât nu există o plată pentru aplicație - furnizorul nu ne va livra bunurile.
3. "Plan" - câmpul cu data inițială a cheltuielilor planificate (la întocmirea acestei cereri). Domeniu pur informativ de înțeles - oferta mutată pentru plata planificată sau nu
4. Câmpul "Responsabil" este blocat să se schimbe
5. Câmpul "Descriere" când ordinul este introdus în baza ordinului către furnizor se formează complet automat. Și, ca în ordinea furnizorului, vom specifica numărul facturii originale și data vânzătorului, acestea sunt atent transferate în cererea de plată a fondurilor, și apoi, în ordinul de plată care își încetează activitatea. Este convenabil pentru noi, furnizorul este fericit.
6. Cea mai importantă modificare este câmpul "Stare" a stărilor aplicației:
a. Pregătit - nimeni nu plătește pentru cerere și nu plătește
b. Acesta este aprobat - această stare este pusă de CFO-ul nostru și numai după ce cererea ajunge la contabil în coada de plată
c. Anulat - în acest caz, este imediat evident că, în conformitate cu această cerere, CFO a refuzat să plătească
7. Când creați un document, schimbând documentul, notificările sunt trimise angajaților "responsabili". Dar despre "notificări" este scris într-un alt articol
Un plus important - numai CFO poate schimba starea aplicației pentru cheltuielile de fonduri
Acum, prin Cererea de utilizare a fondurilor, se fac toate plățile:
De exemplu, cererile de plată pentru leasing sunt deja programate cu șase luni în avans, iar taxele au fost deja plasate în coada de plăți la sfârșitul trimestrului. Iată un exemplu al Jurnalului "Aplicații pentru cheltuieli de fonduri":
- "Verde" - aplicații - plătite deja
- "Roșii" sunt restante
- "Albastru" - în linie pentru plată
- "Alb" - pregătit "(adică nu a fost încă aprobat pentru plată)
Ce am obținut prin introducerea acestui instrument destul de simplu?
1. Nici o plată nu va avea loc fără aprobarea directorului financiar
2. Toate plățile viitoare sunt vizibile pentru cea mai apropiată (și nu numai) perspectivă
3. Ușor de planificare a plății
4. Și datorită "colorării" jurnalului de documente - puteți "să vedeți" o informație despre starea plăților pentru ziua de azi, mâine, a doua zi de mâine ...
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: