Scrisorile oficiale sunt scrise pe formulare speciale conforme standardului. Pentru astfel de forme, se stabilește un set de elemente separate (rechizite), care trebuie să fie amplasate într-o anumită ordine.
Designul formei, care corespunde principiilor esteticii tehnice, influențează pozitiv percepția conținutului său. De exemplu, considerând că este mai ușor pentru ochiul uman să fixeze partea superioară a oricărui obiect, la desenarea documentelor, partea superioară a acestora ar trebui să fie mai saturată, iar cea inferioară - mai "stabilă".
Standarde pentru chei aspect seta formatele și dimensiunile câmpului de documente care fac parte dintr-un sistem unificat de documentare, precum și pentru a construi cerințele de aranjare structurală grilă set detalii și reguli de locație. Documentele incluse în sistemele de documentare unificate constau din trei părți principale, care se află în zone clar delimitate. Această "geometrie" a documentului oferă viteza necesară de percepție a textului său.
Obligațiile sunt semne obligatorii stabilite prin lege sau prin dispoziții pentru anumite tipuri de documente. Compoziția și amplasarea rechizitelor pe formele documentelor organizaționale și administrative trebuie să respecte GOST R 6.30-97.
Stabilirea unui standard pentru o formă de aspect, care, la rândul său, determină cerințele pentru o antet al unei scrisori oficiale, este cauzată de necesitatea unificării procesului de formalizare, care permite:
organizarea unei producții centralizate de formulare pentru scrisori;
reducerea costurilor lucrărilor scrise de mașină;
reduce costurile forței de muncă pentru scrierea și prelucrarea scrisorilor;
să faciliteze căutarea vizuală a informațiilor necesare;
Extinderea posibilităților de utilizare a tehnicilor de calcul și de organizare în procesarea literelor.
Foaia de aspect este baza pentru proiectarea formelor și a formelor de toate tipurile de documentație de management. Zona alocată formelor eșantionului pentru locația fiecărui element de recuzită corespunde volumului optim al acestor elemente de recuzită în caractere tipărite.
Un formular este o colecție de documente necesare. Potrivit GOST R 6.30-97 documentele pot conține până la 29 de detalii. Cu toate acestea, nu este emis un singur document în întregime. Pentru fiecare tip de document, compoziția cerințelor este determinată în funcție de scopul său. Deci, pentru scrisoarea oficială se recomandă următoarea compoziție a obiectelor:
) Emblema de stat a Federației Ruse;
) codul organizației de către OKPO, dacă există (pentru corespondența rusă internă);
) numele organizației (integral sau scurt);
) date de referință privind organizația;
) numărul de înregistrare al documentului;
) Titlul textului;
Se pot indica inițialele dactilografului și numărul de exemplare, dar acestea nu sunt incluse în rechizitele obligatorii. Puteți include elemente de recuzită: ID-ul e-mail (dacă este necesar).
Scrisoarea oficială este singurul document pe care nu se pune numele de acest fel. Toate celelalte documente au nume, de exemplu, "Ordine", "Act", "Decizie", "Memorandum" etc.
Potrivit GOST R 6.30-97, imaginea emblemei de stat a Federației Ruse este plasată pe foi de scrisori ale instituțiilor de stat.
Trebuie reamintit faptul că nu este posibil să se abreviate în mod arbitrar numele organizațiilor. Numele abreviate ale organizațiilor se formează în trei moduri;
prin primele litere ale cuvintelor incluse în nume, de exemplu, Ministerul Afacerilor Interne (Ministerul Afacerilor Interne). Abrevierile sunt scrise împreună, iar literele din ele nu sunt separate de puncte;
pentru silabele inițiale ale cuvintelor incluse în nume, de exemplu: Uralmash (Ural Machine Building Plant);
- mod mixt când slozhnosokraschennye aici parțial formate din literele inițiale ale cuvintelor parțiale trunchiate sunt scrise în primă parte majuscule, al doilea - litere mici, de exemplu, VNIIdormash. Astfel de cuvinte sunt scrise împreună. Numele instituțiilor sunt reduse numai dacă numele abreviat este indicat în documentul oficial.
Numărul de înregistrare al documentului de ieșire - numărul literei și simbolul său - constă, de obicei, din mai multe părți. În primul rând, indicele unității structurale pot fi înregistrate, indicele nomenclaturii afacerilor corespondenților clasificator, interpreții, iar ultima parte este numărul de serie de e-mailuri trimise, cum ar fi numărul 2 / 16-2955 sau 18/275.
Când se face referire la un document primit, nu se recomandă cuvintele "nostru", "dvs.". Cea mai rațională formă de recuzită este:
Nu _____________ datat _____________
Acest lucru se face parțial în ceea ce privește prelucrarea. Pentru a grăbi executarea scrisorii, dacă numele persoanei care o va considera cunoscut este recomandat să specificați acest nume. Potrivit GOST R 6.30-97, atunci când trimiteți o scrisoare unui funcționar, numele organizației este indicat în cazul nominativ, iar poziția și prenumele - în dativ. De exemplu:
Kemerovo OJSC "Granit"
economie și management
Director al ZAO Kristall
103030, Moscova,
Skatertny per. 22
Str. Kirova, 76, apt. 12
Dacă persoana în numele căreia scrisoarea este scrisă are un titlu academic (diplomă universitară), trebuie indicat în fața numelui:
Acad. AG Ivanov
prof. NG Kirsanov
Despre organizarea comerțului de ieșire
Cu privire la furnizarea cărbunelui conform contractului nr. 33-02 / 567
La achiziționarea unei fabrici de cărămidă
Este de dorit ca titlul să nu depășească două rânduri; dacă există două linii, este utilizat un paragraf.
În cazul gr. Kruglova A.A.
Principalele elemente de recuzită ale unei scrisori de afaceri sunt text. Lungimea maximă a liniei standard a scrisorii oficiale este de 64 caractere tipărite, care este de aproximativ 17 cm. De obicei, șirul conține 60-62 de caractere. Alegerea acestei linii se datorează lungimii de mai format utilizat pe scară largă A4, precum și faptul că, citirea textului, avem tendința să-l păstrați la o distanță de 30-35 cm de ochi, iar unghiul sectorului cea mai bună sensibilitate a ochiului uman este de 30 de grade.
O notă privind disponibilitatea cererii se face dacă se atașează la scrisoră orice documente. În colțul din stânga jos al literei, cuvântul "Aplicație" apare imediat din câmp, iar numele documentelor atașate sunt plasate în ordine numerică, cu numărul de copii și foi. Fiecare titlu este situat pe o linie separată. Sub cuvântul "Cerere" nu se face nicio intrare. De exemplu:
Aplicații: 1. O copie a contractului cu firma "Keller" pentru 3 litri. în 1 copie.
O indicație a existenței cererii menționate în textul scrisorii poate fi făcută în această formă:
Aplicație: pe l. în copii _____.
Aceste recuzită pot fi pregătite pe antet. În aplicația legată, numărul de coli nu este specificat. De exemplu:
Anexă: Material de informare despre Internațional
Documentele incluse în cerere trebuie să conțină toate detaliile necesare: numele tipului de document, titlul, data și semnătura. În plus, în aplicațiile din colțul superior din dreapta este o marcă care indică conectarea aplicației cu documentul principal. Dacă cererea este un document independent, este trimisă cu o scrisoare de intenție.
Props "signature" este plasat în stânga sub textul literei imediat din câmp. Semnătura include numele postului persoanei care semnează scrisoarea, semnătura personală și decodificarea acesteia. Întrucât scrisorile de afaceri sunt scrise pe formulare de papetărie, numele instituției nu este indicat în semnătură. De exemplu:
Director al Semnării Școlii N.K. Sidorov
Două semnături se pun în cazul în care este necesar să se confirme valabilitatea primei semnături, precum și a documentelor deosebit de responsabile, de exemplu scrisorile privind problemele financiare și de credit transmise instituțiilor financiare și bancare. În astfel de scrisori, întotdeauna se pune semnătura contabilului-șef al întreprinderii.
Atunci când o scrisoare este semnată de mai mulți funcționari, semnăturile lor sunt plasate unul sub altul în ordinea corespunzătoare postului deținut:
Director al Institutului. Marchenko
Chief Accountant Signature Yu.P. Volkov
La semnarea unei scrisori de către mai multe persoane care dețin aceleași funcții, semnătura lor se află pe același nivel:
Director al SA "Karelia" Director al CJSC "Korsar"
Semnătura I.V. Petrov Semnătură Г.А. Fomin
Toate copiile scrisorilor rămase în treburile organizațiilor trebuie să conțină semnături autentice ale funcționarilor.
Dacă un funcționar a cărui semnătură este pregătit în proiectul scrisorii este absent, scrisoarea este semnată de persoana care își exercită atribuțiile sau de adjunctul său. În același timp, trebuie indicată poziția reală a persoanei care a semnat scrisoarea (de exemplu "acționează", "deputatul") și numele său de familie. Nu puteți semna scrisori cu prefixul "pentru" sau cu slash înainte de numele postului.
Semnarea unui document este o modalitate de a certifica acest lucru. O scrisoare oficială fără semnătură nu are nicio forță juridică.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: