Cum să începeți implementarea erp

De unde să începeți implementarea ERP +1

30.07.17 10:14 •
JustRamil •
# 334466
Habrahabr •
1 •
2800

- la fel ca Forbes, doar mai bine.

În ultimul articol, am vorbit despre un sistem ERP. și, de asemenea, în ce cazuri implementarea acestui sistem software va aduce beneficii reale și ce să căutați atunci când alegeți un ERP. Și acum vreau să vorbesc despre cum să obțineți un beneficiu practic din sistemul ERP. Și pentru aceasta, trebuie implementat produsul software.

Cea mai importantă întrebare care apare în ajunul implementării oricărui sistem software este "unde să începem"? Dacă știți cum și unde să începeți implementarea și începeți să lucrați corect, cel mai probabil, procesul va avea loc fără complexitate, modificări și conflicte inutile. Și rezultatul va răspunde așteptărilor de afaceri.

Diferite abordări ale implementării

Există mai multe abordări în implementarea sistemelor ERP, pe care le-am văzut în performanța altcuiva și / sau am folosit-o chiar în practică. Fiecare dintre ele are argumente pro și contra, unele "capcane" și avantaje.

În principiu, toate abordările pentru implementarea ERP sunt relevante și pentru sistemele complexe, de exemplu 1C SCP, 1C ERP, SAP Business ONE, ODOO etc. Să vorbim despre ele în detaliu.

Pregătirea termenilor de referință

Sistemul ERP este un produs foarte tehnologic. Prin urmare, atât dezvoltatorii, cât și oamenii de afaceri au adesea o tentație de a planifica implementarea cât mai mult posibil înainte de a începe să lucreze. Se pare că totul este logic. Prin această abordare, se presupune că sistemul software tehnologic ar trebui să fie algoritmizat maxim. Și procesul de implementare poate și ar trebui să fie abordat din punctul de vedere al algoritmizării și modelului matematic.

Cum este implementat:

Se creează o sarcină tehnică voluminică, în care toate procesele, inclusiv cele mai mici, sunt gândite și descrise.
În termenii de referință, se creează un program de lucru.

Pregătirea unei astfel de sarcini tehnice poate dura luni. Am văzut personal cum un specialist a elaborat o sarcină tehnică pentru implementarea ERP în termen de șase luni. În această perioadă, el a mers regulat la locul de desfășurare, a intrat în toate nuanțele și le-a pus în document.

Din această abordare, beneficiile sunt, în primul rând, dezvoltatorii:

Termenii de referință al documentelor vor fi scumpe. Se efectuează o mare cantitate de muncă, care ocupă un timp considerabil. Și, de obicei, clienții sunt de acord cu costul ridicat al repartizării tehnice fără întrebări.
Dezvoltatorii primesc o instrucțiune detaliată, pe baza căreia puteți desfășura munca. Iar în cazul deciziilor nereușite în TOR semnate, modificările vor fi plătite separat.

Dezavantajul abordării este volumul și complexitatea acesteia. Creați o sarcină tehnică cuprinzătoare, care va oferi toate modulele, documentele, toate nuanțele de lucru viitoare este imposibilă. Sistemul este multifuncțional, iar orice schimbare într-un singur modul poate necesita modificarea celeilalte.

În mod similar și cu erori în redactarea unei sarcini tehnice: orice decizie greșită într-un singur modul poate duce la o mulțime de schimbări în altele. De exemplu, un proces de afaceri ar putea fi înțeles greșit, iar apoi în timpul implementării va deveni clar că o parte din documentație și directoare nu sunt necesare, dar absolut altele sunt necesare. Prea multe informații, complexitatea prea mare a sistemului - ca rezultat, se dovedește că este imposibil să se pună toate nuanțele și să se facă toate greșelile posibile.

În practica mea a existat un caz când am venit la întreprindere pentru a discuta despre introducerea unui nou produs software (eu eram manager de proiect), iar reprezentanții afacerii mi-au spus direct: "Avem suficiente sarcini tehnice. Avem deja aceste documente - mai mult decât este necesar. " Și, într-adevăr, ei au arătat dosare de volum cu documente, soluții de care nu fuseseră realizate niciodată.

Implementarea "parțială"

În acest caz, compilează o listă cu cele mai importante domenii de activitate și module pentru a lucra cu ei. Pe baza lor există un anumit plan de implementare, care este baza pentru începerea lucrărilor.

În acest caz, este posibilă și alocarea tehnică. Pe lângă planul calendaristic pentru varianta de lucru, în care se ia baza TK în vrac. Dar aici termenii de referință nu sunt atât de cuprinzători, încât este posibil să se compună propriile lor sarcini tehnice pentru diferite etape ale muncii. Ie documentul principal în acest caz este Planul de lucru.

Ca prima etapă de implementare, selectăm secțiunea Finanțe și mișcare de bunuri. Acest site de lucru este foarte important pentru orice companie. Ne ocupăm de particularitățile mișcărilor financiare din organizație, studiem depozitarea și vânzarea de bunuri. Pe această bază, compilam TOR pentru automatizare în ERP-ul site-ului selectat. Și introducem funcționalitatea necesară pentru acest site.

În etapa următoare, alegem o altă direcție, de exemplu producția. Și lucrăm și cu această direcție, plus luăm în considerare munca (și posibilele îmbunătățiri) în modulele deja pregătite legate de finanțare și produse.

Principalul avantaj al acestei metode este realismul. Este extrem de dificil să capturați totul dintr-o dată. Pentru a implementa pas cu pas este mult mai ușor, erorile sunt, de obicei, permise mai puțin. Rezultatele lucrării sunt deja vizibile în procesul de implementare. Eu însumi aleg cel mai adesea această abordare.

Contra - o creștere a timpului pe care clientul îl poate considera drept o înăsprire. Cu o implementare parțială, termenele limită pentru muncă pot fi amânate din motive obiective, precum și din diverse motive legate de finanțare, factori umani etc. În plus, dacă șeful firmei dorește să obțină totul deodată, nu poate fi aranjat și de lipsa unor date exacte privind punerea în aplicare (când este finalizată, care va fi suma exactă etc.).

Această metodă de lucru este foarte precaută și, deseori, necesită mai mult timp decât cu alte implementări. Deci, dacă prima abordare (compilarea TK), toți termenii și sumele sunt calculate în avans, înainte de începerea lucrării, aici toate cifrele preliminare sunt aproximative. Și sarcini tehnice pentru diferite etape se fac în timpul implementării.

De asemenea, cu prima metodă de lucru privind automatizarea lucrărilor diferitelor unități pot fi efectuate în paralel. Clientul va vedea automatizarea și contabilitatea, vânzările, depozitul și producția. Lucrarea se desfășoară în etape. Și unitățile sunt conectate la ERP, de asemenea, la rândul lor.

Abordare "agilă"

În acest caz, lucrările de punere în aplicare încep imediat fără o etapă pregătitoare. S-ar părea că acest lucru este inacceptabil, sistemele ERP sunt prea complicate pentru a le implementa fără să studieze mai întâi caracteristicile afacerii și să compileze documentația. Cu toate acestea, în practică, am văzut o lucrare similară.

Unii dezvoltatori, chiar și în cazul sistemelor ERP, acționează pe principiul "începe și apoi dau seama". Această abordare creează un plan general preliminar de punere în aplicare, care este împărțit în părți mici, după cum este necesar.

Cel mai adesea, o astfel de metodă de lucru este practicată de vânzătorii de produse software "cutii". Motivul este că ei primesc profitul din vânzarea "cutiei" în orice caz, iar introducerea pentru ele este doar un serviciu de însoțire.

Principalul avantaj al acestei metode este ca lucrările de implementare să înceapă imediat după luarea deciziei. Fără pregătire lungă. Asta atrage oamenii de afaceri. De exemplu, sa decis - pentru a automatiza departamentul de vânzări - imediat a început să lucreze. Am decis - trebuie să transferăm resturile - apoi sunt transferate.

În principiu, implementarea cu succes a acestui principiu este, de asemenea, foarte posibilă. Dar acest lucru este foarte dificil, iar succesul necesită un nivel foarte ridicat de profesionalism al managerului, precum și o experiență semnificativă în implementarea unor astfel de proiecte. Și chiar și în acest caz, profesioniștii aleg adesea alte căi. Pur și simplu pentru că acestea vă permit să reduceți numărul de erori și suprapuneri, influența factorului uman. Ca urmare, opțiunile de lucru pe TK sau implementarea în părți pot obține rezultatul dorit cu mai puține suprapuneri și modificări.

Cons - lipsa planificării pentru implementarea integrată. Aici, problemele apar aproape din aceleași motive ca pentru compilarea unui TOR cuprinzător: ERP este un produs software complex complex, iar erorile în implementarea unui modul pot afecta funcționarea unui alt modul. Dar dacă în primul caz apar astfel de probleme din cauza unei încercări de a anticipa prea mult în avans, atunci aici - din cauza lipsei de planificare. Ie specialiștii în implementare rezolvă sarcinile imediate fără să se gândească că în etapa următoare vor avea nevoie de date și documente din modulul curent pentru a organiza activitatea unei alte unități.

Un alt dezavantaj este că, prin această abordare, implicarea angajaților companiei în procesul de implementare este mult mai scăzută decât pentru oricare dintre cele de mai sus. Acest lucru afectează negativ determinarea angajaților de a participa la testarea și tranziția către un nou sistem și, de asemenea, provoacă sabotarea utilizării de noi instrumente.

"Puțin câte puțin, dar odată"

O altă abordare pentru punerea în aplicare a ERP, eu personal numesc "puțin câte puțin, dar toate dintr-o dată." Această opțiune poate fi, de asemenea, o soluție reușită și convenabilă. Eu personal am folosit-o de mai multe ori. Și dacă unul sau două module sunt folosite pentru implementare parțială, ele sunt complet configurate și abia atunci încep să lucreze la alte module, atunci în acest caz lucrarea este progresivă, nu există o limitare atât de strictă - doar acest modul și nici altele.

Cu această abordare, planul proiectului este, de asemenea, pregătit mai întâi. În acest plan, etapele principale nu sunt module (unul, apoi altul etc.), dar unele tipuri de lucrări care pot afecta simultan toate modulele sau selectiv unele dintre ele. În același timp, pentru fiecare etapă sunt indicate timpul și costul aproximativ.

În cel mai general caz, un astfel de plan este după cum urmează:

Elaborarea specificațiilor tehnice.
Performanța lucrărilor în funcție de sarcina tehnică ... Acest element poate fi detaliat, performanța muncii este apoi împărțită în mai multe etape.
Testarea sistemului.
Punerea în funcțiune.
Instruirea personalului.
Finalizarea (livrarea) proiectului.

Un astfel de plan se face separat pentru fiecare modul, ceea ce ne permite să specificăm maxim costul fiecărei etape de lucru pentru client și, de asemenea, să determinăm cât mai precis termenii posibili. În același timp, clientul trebuie să precizeze posibilitatea, în cazul procesului de implementare, de a schimba, dacă este necesar, anumite tipuri de lucrări planificate de către alții.

Această metodă este mai convenabil și mai realiste decât pregătirea specificațiilor tehnice, precum și condițiile generale de referință pentru întregul proiect va necesita 2-3 luni de muncă, sau chiar mai mult, iar documentul voluminos rezultat, cu toate detaliile la client va fi foarte dificil de studiat.

Aici clientul vede un plan cu termeni și sumele pentru fiecare etapă. Și sarcini tehnice pentru fiecare etapă de lucru sunt create separat, sunt mici și nu necesită timp semnificativ. De asemenea, este de dorit să apelați fiecare dintre documente într-un mod ușor de înțeles. De exemplu, "Contabilitate și Finanțe" sau "Departament de vânzări".

Pro-urile acestei abordări:

Clientul vede imediat întregul proiect. Cu cel mai precis timp și cost, în măsura în care este posibil chiar înainte de introducere.
Contractorul stabilește în mod clar bugetul fiecărei etape și facturile pentru plată. În același timp, suma contului nu generează nicio întrebare, care vă permite să lucrați productiv, fără a vă distrage atenția prin justificarea contului sau numărarea numărului de ore petrecute în acest moment.

Clientul trebuie să selecteze cu atenție artistul, astfel încât managerul de proiect să înțeleagă la un nivel adecvat specificul implementării fiecărui modul. În caz contrar, calculele din plan nu vor fi suficient de precise. Bugetul poate crește în mod neașteptat, termenii pot fi întinși, adică principalele avantaje ale abordării vor fi pierdute.
Contractorul va solicita un număr semnificativ de personal cu înaltă calificare pentru a respecta termenele limită și pentru a se angaja în module diferite paralele. Ie o echipă mică o astfel de abordare nu poate realiza.

O caracteristică importantă a planificării: La calcularea bugetului, indiferent de experiența dumneavoastră și precizia estimării ar trebui să „stabilească“ o sumă suplimentară în caz de urgență. Dimensiunea optimă a acestei sume este de 30% din costul lucrărilor planificate. Aceasta poate fi numită abaterea planificată convenită a costului proiectului. Aceste fonduri pot fi necesare în cazul unor dificultăți - organizarea schimbului de date cu un program care nu acceptă API-ul existent și rafinament de cărți de referință de bază, dificultăți în transferul de date, punerea în aplicare necesară pentru funcțiile pe care, dintr-un motiv sau altul, nu au fost în măsură să furnizeze în prealabil și așa mai departe .D.

Cu ce module să începem?

Numărul de module pe care le poate oferi sistemul ERP este adesea o chestiune de unde să începem, deoarece există o mulțime de oportunități, după cum se spune, "ochii se epuizează". Vă recomandăm să începeți cu zonele cele mai critice pentru companie și modulele aferente:

Finanțe și decontări reciproce. (Nu confunda cu bugetarea - acest modul poate și ar trebui implementat mai târziu, se referă la planificare și nu la activitatea critică actuală).
Mișcarea valorilor materiilor prime (TIC): stocare, vânzare, primire. Este foarte important ca inventarele să fie luate în considerare în mod corect, înainte de transferul inventarului, se efectuează de obicei un inventar, apoi - se transferă resturile, după care lucrarea se desfășoară numai în noul sistem.
Contabilitate. Introducerea modulului contabil sau organizarea schimbului de date cu sistemul contabil. Statul nu iartă nimic și se acordă o pedeapsă pentru orice încălcare, indiferent de intenție. Prin urmare, contabilitatea și contabilitatea fiscală reprezintă, de asemenea, un sistem critic pentru activitatea oricărei companii.

Uneori aud unele obiecții pe care compania le poate avea propriile nuanțe, de exemplu, din cauza cifrei de afaceri ridicate a personalului, HR este cel mai critic. De fapt, cel mai probabil, o anumită automatizare a resurselor umane în companie la momentul introducerii ERP este disponibilă. Și indiferent cât de important este activitatea acestei unități pentru afacere, de ceva timp va fi posibil să se gestioneze personalul din sistem. Și dacă se vor dezvălui anumite greșeli în proces, va fi un minus, dar nu cel mai important pentru existența companiei.

De asemenea, departamentul de design sau de marketing de ceva timp va fi capabil să lucreze în modul obișnuit și să păstreze înregistrări în mod autonom în sistemul pe care l-au folosit înainte.

În același timp, un control strict și monitorizarea circulației mijloacelor fixe (financiare și materiale), precum și absența unor erori în scopuri contabile și fiscale - acestea sunt „pilonii“, fără de care nu poate exista nici o companie.

Sper că lucrurile cu privire la ceea ce este nevoie pentru a începe punerea în aplicare a ERP, și ce metode de lucru cu acest sistem este practicat, a fost de folos. Următoarele publicații voi vorbi despre experiențele lor personale de implementare ERP, vor face schimb de informații cu privire la erorile care sunt cel mai bine evitate, precum și despre ce să acorde o atenție în procesul de implementare și modul în care cel mai bine pentru a construi locuri de muncă pentru a trece la ERP a fost cel mai eficient.

Cu sinceritate Kinzyabulatov Ramil.

Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare