Necesitatea clasificării documentelor. Taxonomie documentară (sistem, subsistem, tip, clasă, grup, specie, varietate, formă de document). Metode de clasificare ierarhice și fatete. Clasificări semantice și funcționale. Clasificarea documentelor privind caracteristicile de formare a documentelor.
7. Scopul și metodele de bază ale clasificării documentelor.
Clasificarea obiectelor (documentelor) studiate și folosite permite înțelegerea locului fiecărui obiect între totalitatea lor generală și relațiile dintre ele. Clasificarea este una dintre cele mai eficiente metode de înțelegere a diversității lumii înconjurătoare.
Documentația sistematică este folosită pentru a unifica sistemele de documentare, adică crearea de sisteme "de sus", construcția lor conform unui anumit model, reflectând cunoștințele noastre despre sistemul obiectiv și toate conexiunile și dependențele acestuia.
Cele mai mari note de clasificare sunt secțiunea și clasa.
Moderat - grupul și specia.
Pașii inferiori sunt o varietate.
De exemplu: clasă - sistem de documentație organizatorică și administrativă
Grup - documentație administrativă
Varietatea este o comandă, o comandă.
Subclasa - despre angajare (adică direcția de utilizare).
Un exemplu în practica OKUD.
Împărțirea în sisteme și subsisteme: Un document este un sistem - un set de elemente și părți componente conectate periodic ca entitate integrală, unitate definită. Elementul este unitatea limită de divizare a unui document. Un set de elemente omogene care îndeplinesc funcția necesară pentru existența unui sistem se numește subsistem (cerințe de forță juridică a documentelor).
O metodă de clasificare este un set de metode (metode) pentru împărțirea unui set de obiecte în subseturi.
În prezent, sunt utilizate două metode principale de clasificare: ierarhice și fațete.
O metodă ierarhică de construire - Metodă de construire a unui sistem cu subordonare un element la altul, un grup - metoda drugoy.Ierarhichesky permite secvențial diviza un anumit număr de obiecte (documente) în subseturi, cum ar fi / documente -> ediția -> ediție nonperiodic -> carte.
Metoda fațete - o metodă de separare în individ sunt independente unul față de celălalt grup - fațete, dar ele aparțin aceluiași set - caracterizează latura sa (crearea clasificatori de codificare informații). Această metodă este asociată cu dezvoltarea așa numitelor fațete, adică un sistem de tabele (liste) de atribute ale obiectelor de clasificare. În procesul de creare a oricărei grupări de clasificare, atributele fatetelor necesare sunt selectate și combinate într-o anumită ordine.
Clasificarea semantică - la lassification, construită pe componenta informativă a documentului. se numesc clasificări semantice. Când se utilizează documentele sunt împărțite în clase și subclase, în funcție de cunoștințele industriei temelor studiate discipline studiate implementarea problem.Prakticheskaya a unui astfel de clasificare se efectuează pomoschyurubrikatorov, clasificări, tabele de clasificare. Baza descompunerii se află în aspectele semantice de bază. care sunt descrise, de obicei, folosind unități lexicale (cuvinte cheie, descriptori).
Clasificările funcționale sunt utilizate pe scară largă în sfera managementului. Funcțiile documentului sunt determinate de scopurile și obiectivele sale sociale și practice pentru care a fost creat. În acest caz, funcțiile speciale (aplicație) ale documentului sunt utilizate ca bază pentru astfel de clasificări. De exemplu: documente politice (destinate serviciilor de informare organelor guvernamentale, partidelor politice); documente de management (asigurarea funcționării sistemelor de management) etc.
Clasificările funcționale sunt construite în primul rând pe baza unei metode ierarhice. Toate documentele pot fi împărțite în grupuri care acționează ca sisteme de documente separate, de exemplu:
Documentație administrativă - sistem organizatoric și juridic - sistem administrativ - planificare - referință și informații etc.
Clasificarea documentelor pe diverse motive:
după origine: oficial (oficial); cu caracter personal;
la locul de origine: intern; externă;
în conținut: simplu (o întrebare); complex (două sau mai multe întrebări: protocolul);
urgență: foarte urgentă; pe termen lung; nu de urgență;
prin documentație: scris de mână; grafică; create cu ajutorul tehnologiei informatice, etc;
în funcție de atitudinea față de aparatul de conducere al organizației: intrarea; care își încetează activitatea; internă. Totalitatea acestor documente formează circulația documentelor organizației;
pentru a restricționa accesul la informații: acces limitat, deschis.
prin termenul de valabilitate: documentele sunt permanente; pe termen lung (peste 10 ani); temporar (până la 10 ani);
Modul în care este prezentat textul: declarație individuală; stencil - au informații constante și variabile: un chestionar; Tipic: utilizat pentru a documenta același tip.
Prin gradul de autenticitate: originalul este prima sau singura copie a documentului care are forță juridică. Copii - un document care reproduce pe deplin informațiile despre documentul original și toate caracteristicile sale externe sau o parte a acestora, care nu; duplicat - un al doilea exemplar al actului original care are forță juridică (certificatul de naștere, certificatul de căsătorie);
În funcție de domeniul de activitate: management; științifice; de fabricație; inginerie;
Apropierea de transferul de informații: scrisori; telegrame; telefaksogrammy; TTY;
Prin gradul de obligativitate: directivă; informații (notă de serviciu).
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: