Înregistrarea unui document este o fixare a faptului că a fost creat sau primit un document într-o organizație. Înregistrarea include înregistrarea numărului de înregistrare al documentului și înregistrarea informațiilor despre document în formularele de înregistrare.
Înregistrarea documentului este necesară pentru înregistrarea, controlul și căutarea documentelor necesare.
Aprobarea documentelor este efectuată de către oficialul (șeful) diviziei competente sau de șeful întreprinderii sau de un document special publicat pentru a da forței juridice actului. Documentele aprobate conțin ștampila de aprobare a documentului care conține cuvântul APROBAT (fără citate), titlul postului, semnătura inițialelor și numele persoanei care aprobă documentul, precum și data aprobării.
Lista documentelor care urmează să fie aprobate
- Acte (inspecții, audituri, lucrări finalizate, ștergere, examinare, acceptare și transfer de cazuri etc.)
- Instrucțiuni (oficiale, siguranță etc.)
- Rapoarte (privind activitățile de producție, călătorii de afaceri etc.)
- Listele (posturi, angajați, documente etc.)
- Planuri (producție, dezvoltare, introducerea de noi tehnologii etc.)
- Dispoziții (privind diviziunea structurală, bonusuri etc.)
- Programe (lucru, evenimente, călătorii de afaceri)
- Structura și personalul
- Estimări (cheltuieli, utilizarea fondurilor etc.)
Lista documentelor care trebuie ștampilate
Documentele și documentele care atestă drepturile funcționarilor care înregistrează faptul că cheltuiesc banii și bunurile materiale, precum și prevederile speciale prevăzute de actele juridice, sunt ștampilate și semnate. Semnătura trebuie să fie certificată prin sigiliul întreprinderii.
Imprima trebuie să fie ștampilată astfel încât să captureze o parte din semnătura oficialului care semnează documentul și textul să fie lizibil.
- Acte (recepția obiectelor, echipamentelor, lucrărilor efectuate, ștergerea, examinarea, acceptarea și transferul cazurilor, etc.).
- Referințe arhivă, precum și copii (extrase) de documente de arhivă.
- Procurați (să primiți obiecte de inventar, să desfășurați afaceri în arbitraj, etc.).
- Contracte (privind răspunderea, livrările, contractele, activitățile comune, leasingul spațiilor, producția de lucrări etc.).
- Aplicații (pentru echipamente, etc.).
- Cerere (pentru acreditiv, refuz de acceptare etc.).
- Certificatele de călătorie și alte afaceri.
- Licențe pentru dreptul de a desfășura o activitate.
- Eșantioane de impresii de sigilii și semnături ale angajaților care au dreptul de a efectua operațiuni financiare și economice.
- Scrisori de garanție (pentru lucrări, servicii etc.).
- Instrucțiuni bugetare, bancare, pensii, plată (consolidate în bancă, pentru primirea și transferul valutei, pentru import, etc.).
- Registre (cecuri, ordine bugetare depuse la bancă, pentru trimiterea corespondenței internaționale).
- Certificate privind deschiderea reprezentanțelor.
- Costurile estimate (pentru producția de noi produse pentru construcția de capital, costul pentru contract etc.).
- Documente comune semnate de șefii de întreprinderi.
- Specificații (produse, produse etc.).
- Documente constitutive (charter, protocol, etc.).
- Caracteristici.
- Statutul personalului și modificările aduse acestuia.
Lista documentelor care nu fac obiectul înregistrării
Lista conține documente care nu fac obiectul înregistrării. Această listă poate fi concretizată ținând cont de natura activităților întreprinderii și adusă la secretarii-referent sau la persoanele care desfășoară ziare de înregistrare.
Forma de înregistrare a documentelor primite
Documentele primite includ corespondența de la organele legislative și executive, corespondența oficială, scrisorile, declarațiile și apelurile cetățenilor.
Pentru înregistrarea documentelor primite se utilizează un jurnal special, în care numărul de înregistrare (index) constă din numărul de serie al acestui jurnal și numărul cazului la care este atașat documentul.
Jurnalul este necesar pentru a asigura siguranța și căutarea promptă a documentelor primite.
Pentru a controla executarea documentelor, a fost introdusă în jurnal intrarea "Marcă de execuție". Datele despre artist și termenul limită sunt preluate din rezoluția administratorului privind documentul primit.
Pentru executor, documentul este transferat sub chitanță în coloana "Executor".
Jurnalul este ținut de secretar-secretar sau de grefier.
În funcție de cantitatea fluxului de lucru din organizație, pentru înregistrare se utilizează diferite forme: jurnale, fișiere de carduri sau fișiere de înregistrare de pe un PC.
Pentru o versiune pe hârtie a cardului de înregistrare, puteți crea tabela corespunzătoare în Word.
Exemplul cardului de înregistrare a documentelor de pe PC
Card de înregistrare a documentelor primite
Forma registrului documentelor de ieșire și interne
Documentele trimise de întreprindere (în curs de ieșire) sunt înregistrate în jurnal, în care sunt înregistrate informații despre documentul de referință și informații. În coloana "Notă", pot fi indicate numerele documentelor de răspuns pentru ieșirile corespunzătoare și numerele documentelor care urmează să fie aprobate.
Numărul de înregistrare al documentului de ieșire poate fi: de la numărul de serie al jurnalului sau de la numărul fișierului în care este stocată copia documentului și numărul de serie.
Marcă de execuție
Cu privire la prelungirea contractului nr. 15/01
Despre închirierea unei camere
Forma registrului de ordine
Documentele interne de înregistrare sunt împărțite în grupuri în funcție de tipurile de documente, fiecare dintre acestea fiind înregistrate separat, de exemplu: comenzi pentru activitatea principală, ordine de personal, acte de revizuire, contracte etc.
Ordinele de înregistrare (indici) sunt atribuite documentelor din cadrul fiecărui grup de înregistrare. Pentru documentele interne, se folosește în mod obișnuit numerotarea ordinară, de exemplu, ordinul nr. 5, protocolul nr. 3, etc.
Jurnalele de înregistrare sunt ținute de secretarul-secretar sau de departamentul de lucru al biroului.
Comenzile pentru întreprindere pot fi înregistrate într-un jurnal special sau ca documente interne în registrul documentelor interne.
Număr de înregistrare
Nomenclatorul afacerilor întreprinderii
Nomenclatorul cazurilor este o listă sistematizată a denumirilor cazurilor care sunt introduse în organizație, indicând termenele de stocare a acestora, întocmite în conformitate cu procedura stabilită.
Nomenclatorul de cazuri include toate activitățile diviziilor structurale ale întreprinderii și registrele de înregistrare. Documentele științifice și tehnice și publicațiile tipărite nu sunt incluse în nomenclatură.
Nomenclatorul cazurilor este întocmit de secretarul-referent, specialistul responsabil cu lucrul cu documentele sau de arhivarul întreprinderii. Ca secțiuni ale nomenclaturii, se folosesc numele structurilor diviziilor întreprinderii. În absența unităților structurale, liniile de activitate ale întreprinderii sau pozițiile managerilor și specialiștilor întreprinderii pot fi utilizate ca secțiuni ale nomenclaturii.
La începutul fiecărei secțiuni sunt indicate cele mai importante documente pentru activitățile companiei: ordine, protocoale, apoi corespondență și alte documente informative. La sfârșitul secțiunilor se află înregistrările de înregistrare.
Nomenclatorul cazurilor este semnat de inițiator și aprobat de conducătorul întreprinderii. La sfârșitul anului, se înregistrează ultimul număr de cazuri inițiate.
AOZT "Sever" aprobat
№11 Director General
Referent Semnătura VI Ivanov
Head. arhiva Semnătura IO Snegova
Când fișierele sunt transferate în arhivă, se compilează un inventar pentru ele. Inventarul este, de regulă, întocmit pentru documente de un an. Cazurile din inventar se fac în funcție de gradul de importanță.
Fiecare caz din inventar primește numărul său ordinal (arhivă), care este apoi plasat pe coperta cazului relevant.
La sfârșitul inventarului, numărul de cazuri incluse în acesta este indicat în cifre și în cuvinte. Inventarul este semnat de compilator și de președintele CE al întreprinderii, acesta este convenit cu șeful întreprinderii și aprobat de angajatul arhivei.
DESCRIEREA NUMĂRULUI DE AFACERI
pentru _________ an
Inventarul include ___ cazuri cu nr. __________
(în cifre)
Semnătura I.O. nume de familie
Recordul final pentru inventar pentru anul _____________ asigur.
Titlul persoanei,
responsabil pentru lucrul cu documente Semnătura IO. nume de familie
Președinte al comisiei de experți
CONVENIT Semnatura nume de familie
Titlul șefului capului Semnătura I.O. nume de familie
Inventar intern
Inventarul intern este întocmit pentru înregistrarea documentelor de depozitare permanentă și pe termen lung (peste 10 ani), înregistrarea cărora este cauzată de specificul documentației (prezența unei ștampile de securitate, documente valoroase etc.).
Inventarul intern este întocmit de persoana responsabilă de dosarul cauzei și depusă la începutul cauzei.
Pentru a asigura siguranța documentelor incluse în dosar, toate foile îl numesc. La sfârșitul cazului, se atașează un certificat, în care numărul foilor numerotate este indicat în cifre și în cuvinte.
Trimiteți-le prietenilor: