În țara noastră, principalele tipuri de resurse de informare care primesc o atenție deosebită sunt documentele oficiale care înregistrează activitățile de management. Ca și în organizațiile de stat și comerciale, documentele oficiale servesc, în mod tradițional, ca principalul (și, adesea, singurul) obiect de management deliberat. Pentru ei sunt folosite vechile reguli de creatie, procesare si stocare. Alte tipuri de informații (indiferent de valoarea lor reală), de regulă, rămân în afara câmpului de vedere al serviciilor de birou și al arhivelor organizațiilor.
În Occident, o abordare mai largă și mai generală a gestionării tuturor tipurilor de resurse informaționale, inclusiv a documentelor, a fost folosită de mult timp cu succes. Această abordare se bazează pe conceptul de "Enterprise Content Management" (ECM). Acest concept ia în considerare gestionarea documentelor în contextul formării unui sistem mai vast de management al informațiilor corporative care să acopere toate tipurile de resurse de informații importante pentru organizație, indiferent de forma prezentării lor.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
În străinătate, se acordă astăzi o atenție deosebită dezvoltării de abordări integrate în gestionarea resurselor informaționale. Conceptul ECM a fost reflectat într-o serie de standarde internaționale care rezumă actualele "cele mai bune practici" de gestiune a documentelor elaborate de specialiștii din această industrie din Europa, Statele Unite, Canada și Australia. AIIM International, o organizație profesională internațională în domeniul managementului informațiilor, desfășoară, de asemenea, activități active de cercetare și educație pentru promovarea conceptului de "Enterprise Content Management" (ECM).
Conceptul de "ECM"
Conform definiției AIIM, "ECM este un set de strategii, metode și instrumente utilizate pentru colectarea, procesarea, stocarea și distribuirea documentelor și a altor informații relevante pentru procesele de management".
O trăsătură cheie a definiției formulate de AIIM este înțelegerea simultană a ECM ca o combinație a trei elemente:
strategia managementului integrat al resurselor informaționale ("strategie");
activități practice pentru punerea în aplicare a acestei strategii ("practica");
Sisteme și tehnologii informatice care susțin această activitate ("tehnologie").
Această definiție reflectă una dintre trăsăturile importante ale conceptului ECM: în prezent, formarea unei strategii eficiente și practici reale de gestionare a informațiilor este imposibilă fără utilizarea tehnologiilor informaționale moderne. Cu alte cuvinte, tehnologiile ECM fac parte integrantă din infrastructura informațională a organizației, iar eficiența managementului depinde în mod direct de implementarea și utilizarea cu succes a acestor tehnologii.
Componentele ECM
Conceptul ECM descrie abordări comune pentru gestionarea tuturor tipurilor de resurse informaționale corporative, indiferent de scopul, forma de prezentare, mass-media etc. În cadrul acestui concept au fost elaborate câteva modele care descriu în detaliu principalele domenii funcționale ale ECM și tehnologii concepute pentru a le sprijini.
Atunci când domeniul subiectului ECM este specificat ca fiind unul dintre modelele de bază, întregul spectru al proceselor de informare este împărțit în 5 blocuri: captarea, gestionarea, stocarea, conservarea ("păstrarea" în limba engleză) și distribuția ("livrarea" în limba engleză). Fiecare dintre blocuri, la rândul lor, este împărțit în domenii sau activități diferite, caracterizate prin aplicarea anumitor tehnologii ECM. Fiecare zonă necesită o definire clară a gamei de sarcini și a limitelor funcționale, planificare, reglementare internă, precum și formarea angajaților responsabili.
Sistemele claselor ECM sunt adesea denumite ca o singură entitate. De fapt, este o combinație a multor tehnologii care, atunci când sunt combinate corespunzător, sunt capabile să furnizeze o interacțiune eficientă între oameni și informațiile și procesele pe care le folosesc.
În mod tipic, sistemul ECM este înțeles ca combinând următoarele tehnologii separate, dar compatibile și bine integrate:
Numele tehnologiei (rusă / engleză)
Crearea unui spațiu unic pentru accesul la informații și / sau aplicații prin portal.
Tab. 1. Tehnologii-cheie ale ECM
Fiecare dintre tehnologiile ECM enumerate are propriul scop și domeniul de aplicare. Tehnologia include, de asemenea, un întreg set de instrumente de sprijin. Pentru implementarea lor, dezvoltatorii de sisteme ECM oferă diferite produse software - atât platforme universale, cât și module specializate.
Chiar și pentru a face față provocărilor la nivel de intrare ECM, de regulă, organizațiile trebuie să creeze un sistem care combină mai multe tehnologii (de exemplu, portalul corporativ, instrumente de colaborare și căutare de informații, de muncă și de gestionare a înregistrărilor). De asemenea, ar trebui să se țină cont de faptul că, în unele cazuri, diferite tehnologii au funcții similare și, uneori, identice (adică "se suprapun").
Fiecare dintre aceste tehnologii este concepută pentru a sprijini una sau mai multe domenii conexe ale activității ECM. Această relație este prezentată sub forma unei diagrame din figură. În cadrul acestui sistem, toate tehnologiile cheie sunt grupate în funcție de tipurile de servicii furnizate, adică pe secțiunile funcționale "globale" ale sistemului ECM.
Fig. 1. Componente cheie ale sistemului ECM
Tehnologiile enumerate mai sus pot fi selectate și implementate în funcție de cerințele unei anumite organizații, inclusiv individual și independent una de cealaltă. Acesta este un fel de "blocuri" care pot fi folosite pentru a construi un mecanism optim pentru gestionarea, controlul și maximizarea rentabilității informațiilor despre întreprindere.
În documentele metodice străine pentru gestionarea resurselor informaționale în cadrul sistemului ECM nu se înțelege niciun software sau produs specific care are proprietățile și parametrii specificați. Nu există un singur sistem de "referință", care ar putea fi replicat și aplicat universal. Sistemul ECM corporativ este un mecanism bine reglat, asamblat din tehnologiile de bază, asigurând soluționarea sarcinilor cu care se confruntă organizația și dezvoltarea, alături de creșterea nevoilor sale.
Platforma ECM
Trebuie remarcat faptul că construirea unei ECM într-o organizație direct prin combinarea tehnologiilor de bază este un proces destul de timp consumator. În plus, această abordare nu permite furnizarea nivelului necesar de integrare a componentelor. În practică, în majoritatea cazurilor, sistemele ECM moderne sunt construite pe baza platformelor ECM replicate de pe piață.
Platformele se numesc produse software care oferă o gamă largă de servicii de bază într-o singură infrastructură tehnologică. Avantajul utilizării platformelor este capacitatea de a crea pe bază de componente funcționale gata pentru diferite aplicații. În același timp, aceste componente sunt create, de regulă, prin reglarea și adaptarea serviciilor de bază ale platformei, ceea ce simplifică în mod semnificativ acest proces în comparație cu dezvoltarea de la zero. Din același motiv, componentele create sunt mult mai bine integrate unul cu celălalt.
Unele proprietăți generale ale platformelor ECM pot fi distinse:
Compatibilitatea tuturor componentelor între ele;
Modularitatea și extensibilitatea componentelor;
Partajarea componentelor administrative și a resurselor partajate;
Utilizarea uniformă a informațiilor de către toate componentele;
Utilizarea componentelor ca servicii în cadrul unei arhitecturi comune;
Coerența cu standardele industriale existente pentru a facilita introducerea de componente de la dezvoltatorii terți.
Ca exemplu al unei platforme ECM moderne, puteți lua în considerare portalul Microsoft SharePoint. Aceasta este una dintre cele mai populare în lumea platformelor ECM, concepută pentru a automatiza procesele de afaceri și pentru a construi un spațiu informațional unic al companiei. Crearea unui portal corporativ bazat pe tehnologii SharePoint vă permite să furnizați un punct unic de acces la datele, documentele, resursele Internet, inclusiv aplicațiile de afaceri externe (ERP, CRM, etc.).
În Rusia, ca și în alte țări, SharePoint a devenit deja unul dintre cele mai populare instrumente pentru crearea de portaluri corporative și sisteme pentru lucrul cu documente. Microsoft însăși a preluat pentru scurt timp poziția de lider printre dezvoltatorii de platforme de portal.
Până în prezent, SharePoint este un produs unic pe piața ECM în multe feluri - în ceea ce privește amploarea capacităților, disponibilitatea și disponibilitatea pentru utilizatorii finali. Astăzi devine din ce în opinia mai probabil ca MS SharePoint viitorul apropiat, este destinat să devină noul „standard industrial“ mediu pentru organizarea de colaborare a angajaților - anterior ar fi întâmplat deja cu sistemul de operare MS Windows și aplicații desktop MS Office.
Această platformă este, de asemenea, utilizat în mod activ de către partenerii Microsoft pentru a dezvolta propriile soluții gata făcute pe baza acesteia. De exemplu, compania „Electronic Office Systems“ (EOS), ale căror sisteme de management al documentelor electronice sunt cel mai adesea fiind puse în aplicare în Rusia, nu atât de mult timp în urmă a lansat un produs nou, complet realizat într-un mediu SharePoint. SED «Enterprise Office Solution (EOS) pentru SharePoint» a fost creat pe baza multor ani de experiență dobândită prin EOS în automatizarea lucrului cu documente și caracteristicile cheie ale documentului rus.
O caracteristică esențială a acestor sisteme, care le distinge de cele mai multe alte produse de pe piață, cu condiția pentru crearea SED, este lărgimea de funcționalitate combinată cu flexibilitatea setărilor. Acest lucru este posibil datorită faptului că sistemul ECM nu este un singur „monolit“ pachet software, și este un „designer de“ - este construit dintr-un set de diferite produse IT, tehnologii și componente funcționale. În același timp, acestea sunt implementate pe baza unor principii și standarde comune într-un singur "ecosistem" - mediul platformei de bază ECM.
Astfel, metodologia ECM implică inițial utilizarea unei abordări integrate în gestionarea tuturor resurselor informaționale ale organizației, care se bazează pe combinarea diverselor componente tehnologice. În același timp, calitatea unei astfel de gestionări depinde în mod direct de gradul de completare și de gradul de integrare a acestor componente. La rândul său, gradul de integrare a componentelor este determinat de utilizarea platformelor tehnologice și a standardelor industriale.
O astfel de abordare necesită rezolvarea unei serii complexe de probleme metodologice, organizatorice și tehnologice complexe, dar tocmai aceasta ne permite să ajungem la un nivel calitativ nou de eficiență în managementul informațiilor.
Anunțuri privind problemele viitoare
Trimiteți-le prietenilor: