Comunicații în sistemul de management

Activitățile oricărui manager sunt legate de următoarele proceduri și operațiuni:
primirea, verificarea și prelucrarea informațiilor;
dezvoltarea și implementarea soluțiilor;






controlul și ajustarea punerii lor în aplicare;
sistematizarea și stocarea datelor privind deciziile executate.

Principala modalitate de a implementa această activitate este implementarea comunicațiilor (de la comunicarea latină - literalmente înseamnă "comună" sau "împărtășită de toți").

Sistemul de comunicare este destul de complex și include multe soiuri care pot fi clasificate în funcție de mai multe caracteristici. Comunicările verticale implică schimbul de informații între niveluri și în cadrul organizației în sine. În același timp, comunicările se disting de la partea de sus în sus (manager - director de magazin - director) și descendent descendent de sus în jos (respectiv director - director - magazin - maestru).

comunicații orizontale sunt realizate între unități ale unei organizații (departamentul de vânzări - planificarea și departamentul economic - contabilitate) sau interpreți individuali, precum și cu partenerii de afaceri (companii, asociații, companii, etc.).

Comunicarea specifică este caracterizată, de regulă, de un set de caracteristici. De exemplu, o întâlnire de lucru a șefilor de departamente din întreprindere poate fi clasificată ca intra-firmă, formală, pe verticală, comunicare verbală și non-verbală.

Eficacitatea acestor comunicări este diferită. Astfel, datele de cercetare străine arată că eficacitatea conexiunilor orizontale ajunge la 90%, vertical -20-25% (t. E. Această sumă provenind din informațiile de management vine lucrătorilor și le-a înțeles corect). Cu alte cuvinte, artiștii interpreți sau executanți sunt capabili să își realizeze funcțiile, având doar o cincime din informația destinată acestora.

Lipsa de eficacitate a datelor pe verticală, atât pe legătura ascendentă și descendentă de comunicații confirmă faptul că următorul șef al muncitorilor (maistru), lăsând biroul primului șef al companiei, face doar 30% din informațiile, și șeful magazinului - aproximativ 40%. Comunicările de la partea de jos în sus sunt chiar mai ineficiente, deoarece până la șefi nu primesc mai mult de 10% din informație. Acest lucru arată în mod clar rezervele neexploatate existente în organizarea comunicării, oportunități de îmbunătățire a calității acestora. Motivele pentru deficiențele din setul de comunicații, ca parte din care sunt: ​​lipsa de înțelegere a importanței comunicării, instalarea defectuoasă a conștiinței (de exemplu, indiferență), mesajul de eroare în formarea defectelor de memorie de oameni, o alegere proastă de instrumente de feedback, și altele.

Toate varietățile de cauze ale comunicărilor ineficiente pot fi împărțite condiționat în două grupuri: informații dependente de expeditor și asociate cu "destinatarul" acestuia. Această diviziune este relativă, deoarece, în unele cazuri, succesul comunicării poate fi determinat de acțiunea ambelor părți.

De multe ori, managerii subestimează dorința angajaților și chiar a liderilor de nivel inferior și mijlociu de a fi conștienți de starea afacerilor în cadrul întreprinderii.

Între timp, rezultatele cercetărilor arată că, printre factorii morali care afectează productivitatea muncii, angajații pun glasnost și conștientizarea pe locul al 2-3-lea.

Instalarea conștiinței caracterizează atitudinea persoanei față de evenimente, fenomene, mediu, condiționate de experiența sa de viață. Ca motiv al eficienței scăzute a comunicării de afaceri, se poate manifesta printr-o atitudine negativă față de informațiile primite, datorită stereotipurilor existente (adică bazate pe o opinie persistentă generată de anumite condiții). Drept urmare, percepția mesajului este distorsionată, eficacitatea acestuia fiind redusă.

Comunicarea este împiedicată și de noțiunile preconcepute de oameni care resping idei noi din cauza noutății lor, care la prima vedere pare dubioasă.

Comunicarea poate fi văzută ca un proces de comunicare. În acest fel, ele reflectă principiile și modelele schimbului de informații dintre oameni, ca fenomen - ele reprezintă norme stabilite (reguli, instrucțiuni, dispoziții) de interacțiune între oameni în cadrul organizațiilor, formele organizaționale corespunzătoare.

În procesul de comunicare, informațiile sunt transferate de la un subiect la altul. Subiecții pot fi persoane, grupuri și organizații. Se acceptă următoarea tipologie a comunicațiilor:






- comunicarea între organizație și mediul extern;
- comunicarea între departamente;
- comunicarea în cadrul departamentelor la niveluri de producție și management;
- comunicarea interpersonală;
- comunicări informale.

Comunicarea se realizează prin transmiterea propunerilor vizualizări sugestii sau sentimente în formă orală sau alta (scris, gesturi, postură și incompletitudine m. F.) Pentru a obține reacția dorită.

Atunci când comunică, participanții ar trebui să poată vedea, auzi, simți și au, de asemenea, anumite abilități și un anumit grad de înțelegere reciprocă.

Comunicarea interpersonală este importantă pentru management, deoarece multe sarcini manageriale sunt rezolvate prin comunicarea directă a oamenilor. Ar trebui văzută ca un proces alcătuit din mai multe etape.

În stadiul de plecare, expeditorul proiectează și codifică informațiile destinate transmiterii către participanții la proces, adică se definește ca individ ("cine sunt eu") și formează semnificația a ceea ce dorește să transmită.

În plus, informațiile care trebuie transmise sunt codificate. În primul rând, media este selectată (sunet, lumină, temperatură, miros, gust, acțiuni fizice), care apoi sunt organizate într-o formă specifică (vorbire, text, desen, act etc.).

Astfel, se formează un mesaj. În acest caz, expeditorul se așteaptă ca acesta să fie perceput codificat corespunzător în valoarea acestuia.

Cu cât mai multe diferențe între ceea ce este transmis și ceea ce este primit, cu atât comunicarea este mai slabă. Deci, profesioniștii au de obicei dificultăți în comunicarea cu publicul, deoarece codifică sensul într-o formă care este ușor de înțeles doar de oamenii din cercul lor.

În general, mesajele sunt denaturate. Acest lucru se datorează prezenței zgomotului în timpul procesului de comunicare. Principalele sale surse pot fi:
- mijloacele tehnice ale procesului de comunicare;
- componentele organizaționale (mai multe niveluri, scară de control, etc.). Astfel, distorsiunea informațiilor are loc atunci când este transferată între unitățile funcționale (legea entropiei informaționale). Când transmiteți informații prin intermediul a patru niveluri de control, există o mare probabilitate de a obține aproximativ 100% din distorsiuni față de mesajul original.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că informațiile de management sunt transmise în principal printr-o limbă naturală care are redundanță de informații. Apropo, redundanța de informații a limbii ruse este estimată la 32%, ceea ce este mult mai mult decât pentru multe alte limbi europene. Redundanța informației este o sursă de denaturare a esenței mesajului.

Toți angajații organizației joacă rolul de filtre unice în canalele de comunicare. Ascunderea și distorsionarea informațiilor, selecția și filtrarea lor se găsesc literalmente la fiecare nivel al ierarhiei.

Astfel, nivelurile superioare de conducere nu doresc să se despartă de un monopol al informațiilor, deoarece posesia informațiilor confidențiale este o prerogativă importantă și un mijloc de putere.

Șefii, care în acest sau alt fel suferă de un complex de inferioritate, nu doresc să judece în mod obiectiv, și chiar mai mult să învețe de la subalternii lor despre greșelile și lipsurile lor.

Gestionarea organizației are și alte motive serioase de a se teme de scurgerea de informații - acestea sunt considerațiile privind securitatea economică și protecția împotriva spionajului industrial.

Nivelurile inferioare ale organizației distorsionează și procesele lor de comunicare. Ei nu doresc ca autoritățile să știe despre greșelile și eșecurile, în special pe cele pe care le consideră că pot să se corecteze.

Pierderea de informații în rețelele oficiale de comunicare este mare. Potrivit lui K. Killen, de la centru către interpreții, în medie, ajunge la doar 20% din informațiile, și șefii de unități de iarbă-rădăcini - 50%, în timp ce relațiile orizontale informale angajații motivați primi până la 90% din informații cu privire la starea de lucruri.

Astfel, zgomotul din sistemul de control este întotdeauna prezent, prin urmare, în toate etapele procesului de comunicare are loc o distorsionare a mesajului transmis. Managerul ar trebui să depășească cât mai mult posibil zgomotul existent și să transmită cât mai exact posibil mesajul mesajului.

Pentru implementarea procesului de comunicare, se utilizează o rețea de comunicare, adică conectarea participanților la procesul de comunicare prin fluxurile de informații. Această rețea constă din legături verticale, orizontale și diagonale. Legăturile verticale se formează de la seful la subordonați, orizontal - între indivizi sau subunități egale. Legăturile diagonale sunt conexiuni cu alți șefi și alți subalterni. Rețeaua acestor legături creează structura organizației. Sarcina structurii organizaționale este aceea de a oferi fluxului de comunicare direcția corectă.

Există modele de rețele de comunicații pentru diferite grupuri de angajați. Acestea se numesc "roată", "stea", "cerc", "lanț", "placă turnantă" etc. (Figura 3.6). Ele au un impact semnificativ asupra activităților organizațiilor.

Deci, în rețelele de „Wheel“, a prezentat o ierarhie centralizată a puterii. O persoană care este „roata“, în centru, primește mai multe mesaje mai des recunoscute de alți membri ai grupului ca lider, într-o măsură mai mare afectează ceilalți membri ai grupului, de obicei poartă o mulțime de responsabilitate pe el decât ceilalți, depinde de soluția problemei.

O rețea foarte eficientă este "cercul". Are cel mai mare număr de caracteristici pozitive, se bazează pe puterea informală în cadrul organizației, iar aplicarea acesteia în practica de management îmbunătățește foarte mult rezultatele obținute de echipă. Cu toate acestea, în condițiile unei discipline scăzute a forței de muncă, modelul "cerc" trebuie suplimentat de către manageri de structuri formale-organice, cum ar fi "stea", "spur", "casă", care permit liderului să controleze soluția de sarcini.

Rețeaua "tuturor canalelor" este foarte fiabilă, dar și mai complexă din punct de vedere al implementării practice. Foarte potrivit pentru probleme complexe pentru dezvoltarea celor mai bune soluții. Cu toate acestea, sub influența timpului sau a concurenței, acest model devine cu ușurință o "stea".

Alegerea unui model pentru luarea deciziilor ca stilul de conducere utilizat depinde de tipul de activitate, timpul alocat pentru soluția sa, adică. E. necesită o abordare situațională.







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: