Clasificarea documentelor - distribuirea documentelor pe grupe (tipuri) pe baza semnelor de conținut, a formei de compilare și a altora în scopul organizării și îmbunătățirii eficacității muncii cu ei. Clasificarea vă permite să elaborați anumite metode de lucru cu fiecare grup de documente, să le remediați în instrucțiuni, să organizați documente în birou.
Scopul clasificării documentelor:
1. Creșterea capacității de reacție a aparatului de conducere și a executorilor responsabili prin diferențierea funcțiilor unităților structurale de obligațiile artiștilor interpreți sau executanți, distribuirea clară a informațiilor.
2. Salvarea forței de muncă prin utilizarea echipamentelor de informare și de referință.
Valoarea clasificării documentelor:
Asigurarea căutării lor rapide în activitatea curentă de birou.
Creșteți munca operațională cu ei.
Folosind mai multe surse, vom incerca sa clasificam documentele LLC "Atek".
În mod convențional, documentele companiei pot fi împărțite în următoarele grupuri:
Prin metoda de documentare sau prin fixare:
· Scris de mână (scris personal de către angajat "manual") - exemplele sunt aceleași; documentele pot fi note explicative, plângeri, reclamații, declarații de documente personale, desene și scheme.
· Print (pentru a produce documente care utilizează computerul tradițional și apoi imprimați-l pe o imprimantă) - cea mai mare parte a documentelor de întreprindere executate pe un calculator, precum și imprimare - prin imprimarea metodă în tipărirea - la întreprindere există forme de acest fel: puterea de avocat, cerințele
- facturi, facturi și altele.
· Electronice (pentru schimbul de documente prin e-mail, fără imprimare și stocare a documentelor ca fișiere în memoria calculatorului sau pe un suport amovibil) - documentele generate sunt înregistrate în memoria calculatorului în foldere specifice.
· Documente foto - un document pictural creat printr-o metoda fotografica, fotografia surprinde momentul unui eveniment de fapt, prin urmare documentele foto, datorita acuratetii, vizibilitatii, au
o mare valoare și sunt utilizate pe scară largă în diverse domenii de activitate. Întreprinderea este utilizată pentru a repara accidentele de circulație asociate transportului oficial și alte cazuri în care sunt necesare dovezi vizuale.
În ceea ce privește domeniul de aplicare sau tipul de documentație:
- documentele organizatorice și administrative sunt documente în care sunt înregistrate decizii de natură administrativă și organizatorică, precum și probleme de gestionare, interacțiune, furnizare și reglementare a activităților autorităților întreprinderilor, organizațiilor și funcționarilor. Documentația organizatorică și administrativă este împărțită în trei grupe principale de documente:
1) instituțional sau organizațional-juridice (statute, regulamente, reguli, personal, instruire) - constituie temeiul juridic al întreprinderii și includ prevederi cu caracter obligatoriu, dezvoltă managementul documentelor de organizare sau de unități de afaceri cu asistența juridică, personal și servicii de evidență a datelor, de viață acțiunea durează până la anulare sau până la aprobarea noilor documente organizaționale sunt cele mai importante documente ale companiei, astfel încât acestea sunt active, după o perioadă de circuite integrate olzovaniya obicei transferat la stocarea arhivelor;
2) documente de reglementare - oficiale, în care se înregistrează decizii privind gestionarea, interacțiunea, furnizarea și reglementarea activităților organelor și întreprinderilor guvernamentale; organizațiile, unitățile și funcționarii acestora; Aceste documente sunt împărțite în două grupe: documente administrative emise numai de către autoritatea de supraveghere (ordine, instrucțiuni) - prin semnarea acestora, șeful are întreaga responsabilitate - și documentele administrative publicate într-o decizie colegial (hotărâri și decizii);
3) de informare și de sesizare (Fapte, scrisori, certificate, protocoale, memorii și memorii, declarații, telegrame, faxuri și mesaje electronice și altele) - documentele poartă informația, să încurajeze să ia orice decizie, astfel încât acestea Ye iniția acțiuni de management. , vă permit să alegeți una sau alt mod de a rezolva problema, joacă un rol auxiliar în raport cu documentele organizatorice și administrative, informațiile pe care le conțin pot afecta managementul de luare a deciziilor, sau poate fi luată numai ci o notă;
Articole similare
-
Tema # 7: scopul și metodele de bază pentru clasificarea documentelor
-
Documentele pentru înregistrarea unui participant la un post vamal
Trimiteți-le prietenilor: