Folosind experiența sa vastă, cunoștință vastă în Kostroma de afaceri și o tactică jurnalistică a provocări, corespondent al „Asigurare“ Lydia Kirilenko explora toate deliciile și pericolele asistentului administrativ profesie.
AH, CE SUNT SECRETARIILE!
Un observator în afara izbitoare oarecare uniformitate Kostroma „regiment golgheterul“: toți tineri, subțire, frumos, bine îngrijit, capabil să să se îmbrace cu gust și în ceea ce privește timpul și locul. Toți sunt politicoși, toată lumea este numită doar după nume: Sveta, Ira, Lena, Katya, Angela, Natasha. Ei au diplome de economiști, contabili, filologi, profesori de limbi străine, ingineri de producție textilă. Salariile de la 3 la 10 mii. Ei nu sunt numiți secretari, sunt numiți secretari-referenti, pur și simplu referenti și chiar manageri asistent.
Orice psiholog va invidia respectarea lor. Exemplu: Întreb pe frumoasa fată, secretara directorului supermarketului "Intech" Igor Maslov, când șeful ei este eliberat. Se uită în spatele jaluzelelor (biroul este mic, biroul este separat de recepție printr-o pereche de sticlă cu jaluzele) și spune: "În cinci minute". Și exact cinci minute mai târziu, vizitatorul a ieșit cu adevărat. Cum l-ați definit? Se pare că a avut un întreg sistem: și-a pus mâna pe hârtie - după cinci minute conversația se va termina, se ridică - într-un minut și așa mai departe.
Dar mai devreme, în timpurile sovietice, secretarii erau diferiți. Mai diverse, aș spune, mai curios. Este ceva de amintit. Deși titlul postului de atunci nu a fost foarte ceremonios, cursul a fost cuvântul "secretar". Secretarii au luat diferite: subțiri, groși, mici, lungi. Printre directorii întreprinderilor de proprietate socialistă a fost considerată o formă proastă de a invita o femeie frumoasă să lucreze ca secretar. Acest lucru a ridicat suspiciuni în rândul șefilor de partid de rang înalt: este comportamentul regizorului în conformitate cu principiile moralității comuniste? Și dimpotrivă: când unii sperietori stăteau la ușa biroului directorului - era un ton bun. Aici, șefii de partid ar putea fi siguri: vrei o morală - nu vrei, dar a fost observat.
La mijlocul anilor șaptezeci, a trebuit să fie un martor la caz anecdotice: șeful unei instituții respectabile au refuzat să accepte tânăra femeie în postul de secretar-dactilograf, invocând refuzul prin faptul că femeia este foarte, bine, frumos nu doar permisă. Și a recrutat o femeie veche, urâtă și foarte lentă. Se imprimă cu greșeli într-o pauză în sala de așteptare a fost ambalat pe canapea să se relaxeze și să strige ca cei care au venit la recepție și la managerul. Îi numește cu respect "Marya Ivanovna", iar ea maternă "Sanya". Poor, abia a îndurat până în ziua când a trimis-o să se retragă. Dar ceea ce a fost în fosta recepție a unei varietăți de vârste feminine, personaje și condiții!
Serghei Matveev, directorul companiei Matveev & Partners: "Nu există atât de mulți buni secretari în Kostroma".
Secretarul din mintea angajatorului este un concept vag. Pentru unii, este o fată pentru a servi cafea, pentru alții - doar un director adjunct. La un pol - o chelneriță, pe de altă parte - director adjunct și referent. Extremele sunt la fel de rău. În cazul în care secretarul începe să-și asume funcții non-intrinseci, să-i târască pe clienți care au nevoie doar de un regizor sau să înceapă să joace un joc propriu - asta nu e bine. Dacă, dimpotrivă, nu filtrează pe nimeni, dar deschide accesul larg la șef pentru toată lumea - și aceasta nu este sănătoasă.
Nu sunt atât de mulți secretari buni în Kostroma. Aș spune că 50% dintre cele disponibile.
Mi-a lungul și dureros mi-am ales un secretar asistent. Avem o agenție de recrutare proprie, unde candidații pentru această funcție merg în nenorociri și, se pare, pot alege. Cu toate acestea, mărturisesc că am efectuat numeroase interviuri și au fost multe încercări nereușite. Perioada oficială de probă este de 3 luni, dar sunt necesare suficiente săptămâni pentru a înțelege dacă o persoană este potrivită sau nu. Unele și trei zile nu au putut suporta: nu au putut face față încărcăturii. Este doar la prima vedere un loc atrăgător: o fată stă, zâmbește, dându-i cafea. Dar, de fapt, pe umerii ei o mulțime de muncă.
Este important ca această persoană, care este de dimineața până seara, să nu-și fi iritat comportamentul, altfel viața în birou se va transforma în făină. Când am ales un asistent, am fost ghidată de Angela - secretarul-referent (sau asistent, nu știu exact cum îl numește) Andrei Ozerov. Căutam exact la fel. În sfârșit, am găsit-o.
Elena, asistentul șefului companiei "Matveev și partenerii": "Am schimbat hainele, machiajul și vocea"
- Lena, nu te consideri secretar?
- Poziția mea în companie este numită director adjunct. Domeniul de aplicare a sarcinilor mele este mult mai larg decât cel al unui secretar.
- Secretarul este prezent la birou, îl asigură pe manager cu lumea exterioară, își menține programul, reamintește întâlniri importante, întâlnește pe cei care vin la birou și se ocupă de circulația documentelor. Toată această activitate este doar un sfert din îndatoririle mele.
- Și celelalte trei trimestre?
- În primul rând, editez site-ul companiei, adaug informații, știri, fotografii. În al doilea rând, după cum am o diplomă în economie - pentru a îndeplini sarcinile de-a doua contabilitate: să întocmească documente contabile, conducând operațiuni bankom.V În al treilea rând, de ajutor în prelucrarea unor volume mari de informații statistice (de exemplu, cercetarea sociologică).
- Cum ai venit aici?
- V-ați îngrijorat în prima zi?
- Și ziua a doua și a treia s-au îngrijorat. Sincer, în primele șase luni m-am întrebat: Pot corespunde nivelului companiei? Pot să devin mai eficient, să fac niște idei.
- Trebuie să schimbi ceva?
- A fost diferit înainte?
- Un fel de expresie a actorului: "ține un zâmbet". Este greu să-l păstrați?
- Este dificil, dacă nu simțiți locația persoanei. Și nu este greu când îți dai seama că aproape toți oamenii sunt buni și merită zâmbetul tău. A venit momentul când am vrut să zâmbesc tuturor și totul a devenit ușor. Și vocea mea sa schimbat singură. Când iau telefonul și spun: "Bună ziua. Compania "Matveev și partenerii" - înțeleg că pentru persoana de la capătul firului vocea mea este vocea companiei. Prin urmare, el ar trebui să fie plăcut, binevoitor și să-l cheme pe interlocutor să-l cheme din nou.
COFFE VREȚI ÎNCEPUT?
Lucru subțire este secretar. Cu cât știe mai mult despre șef, cu atât mai bine pentru ea. Cu cât știe mai mult despre bucătar, cu atât mai rău pentru ea. Prima frază este corectă, iar a doua este dificil de contestat.
Ea va lua decizii independente - e rău: ea ia mult pe ea însăși! Nu va lua decizii independente - este, de asemenea, rău: ce fel de asistent este acesta, dacă nu este inițiativă?
Și nu există o măsură concretă, deoarece fiecare lider decide totul în felul său și determină măsura participării asistentului său la afacerile firmei. Să vorbească și să nu vorbească, să adore șeful, dar să nu se îndrăgostească de el, să fie mereu aproape și în același timp, ca să nu fie. Pentru confort, atmosferă, confortul de zi cu zi la locul de muncă a apărut ca și cum ar fi el însuși, și documente, scrisori, apeluri - ușor și între ele, adică între livrările de cafea. Este de la sine înțeles că vroiam să văd o astfel de personalitate universală în viață.
Amintim cum a vorbit secretarul recunoscut de resurse umane, Serghei Matveyev, despre secretarul lui Andrei Ozerov, m-am dus la biroul său, care se află în clădirea băncii "Axon". M-am întâlnit cu o fată cu părul părului, cu pieptănare, cu subțire, foarte drăguță, înfățișată în jur de douăzeci și cinci de ani. Sa dovedit că este căsătorită timp de 15 ani, fiica ei are 11 ani. A absolvit facultatea de limbi străine, a predat școala timp de șase luni, apoi a lucrat ca interpret și a fost aici timp de 9 ani.
L-am rugat pe Angela să-și amintească ce teste îi fusese supusă lui Ozerov atunci când angajează. A spus că nu. A vorbit despre viață. El a întrebat despre familie, despre copil și, cumva, despre ce poate face ea. De fapt, își amintește singură întrebarea: "Poți să faci cafea?" Ea a răspuns cu încredere că poate. Pentru că ea a vorbit anterior cu Lera, fostă secretară a lui Ozerov, și ea a introdus-o în cursul acestei chestiuni. Întrebat dacă este dificil pentru ea, Angela a răspuns: "Șeful meu este o persoană foarte energică, e greu să-l prindă, dar este necesar să o faci. Trebuie să corespundă - și acest lucru este interesant. "
CUM NU FACI PASTRUL
Cât de ușor este pentru un jurnalist să afle ce se întâmplă într-adevăr într-o companie închisă pentru străini? Este necesar să fiți angajați acolo pentru muncă. Sau încercați să vă angajați. Așa că am încercat. Dar, din moment ce vârsta, și se uită la mine nu la profesie, și incognito pare dificil pentru mine, am făcut-o: contractul cu antreprenorul familiar destul de mare S. că mi-ar verifica, în conformitate cu poziția de „asistent administrativ “.
- Imaginați-vă, am spus, înainte de a fi o femeie tânără, frumoasă și subțire. (Își închise ochii și dădu din cap). Începeți examenul.
- Ei bine, - mi-a spus el, - vom începe cu faptul că îmi vei scrie numărul meu mobil: 8910660.
Trebuie să recunosc cititorilor că eu însumi i-am cerut foarte mult lui S. să vorbească despre tot ceea ce crede fără să se ascundă în timpul turnării. Puțin convins. Și acum culese fructele.
- De ce te-ai aplecat pe biroul meu? Secretarul meu nu ar trebui să facă asta. Acum uita-te la cizmele tale: petele de murdărie pe ele.
- Deci, pe stradă - murdărie!
- Vrei să fii secretara mea? Ar trebui să ai un burete în poșetă. Uită-te la calculatorul meu. Am ceva ce nu pot intra pe Internet.
- Mă uit doar la ea și pot. Dar știu cum să fac cafeaua.
- Nu am nevoie de cafea de la tine.
În general, am înțeles clar: chiar dacă am devenit tânără și frumoasă - postul de secretar-referent nu-mi strălucește.
OFICIUL ESTE DOMENIUL BATȚELOR ÎMPOTRIVA IUBIRII
Pe de o parte, secretarul directorului este persoana firmei. Și trebuie să fie tânără și frumoasă, bine îngrijită și inteligentă. Și, pe de altă parte, este greu pentru directorul companiei să vadă o astfel de persoană de dimineață până seara și să nu simtă emoții. Tentația, desigur. Am adresat această întrebare mai multor directori și secretarilor drăguți - referenti. A constatat că: 1. În opinia lor, problema nu este atât de urgentă, așa cum scrie ea. 2. Cu toate acestea, fiecare dintre angajatori nu renunță la această problemă. Și pregătește moral să îndeplinească această ispită complet armată. Practic, cu ajutorul farmecelor vorbite mental: „Și este vrei?“ 3. Aproape toată lumea cel puțin o dată în viața ta a fost la o răscruce de drumuri, așa cum Ilia Muromets, înainte de o piatră pe care este scris: „du-te la stânga - ai pierdut o familie, du-te la dreapta - vă pierdeți afacerea, mergeți drept, vă pierdeți capul. "
Aproape fiecare secretar-secretar, atunci când recrutează pentru muncă, și-a rostit o vrajă împotriva acelor sentimente care sunt mai oficiale: "Se va întâmpla să-mi pierd slujba. Dar am nevoie de ea? "Din păcate, vraja nu merge întotdeauna. Dificultatea constă în faptul că este dificil să lucrezi cu un bucătar care nu-i place. Și șeful care îi place, te poți îndrăgosti.
Specialiștii în domeniul managementului și consultării personalului susțin că motivul romanelor oficiale este regulamentul corporativ. Dacă petreceți 60 de ore pe săptămână în birou, atunci nu există timp pentru a comunica cu cineva pe străzile din Kostroma: găsiți un altul potrivit sau potrivit. Și aici, în birou, selecția naturală a avut deja loc. Există totul pentru apariția unui sentiment: un om de afaceri, inteligent, energic și o femeie tânără, inteligentă și frumoasă.
Biroul este un câmp de luptă pentru două personaje care (amândouă!) Până când ultimul rezistă sentimentului. Se evită aici pentru a numi acest sentiment "Dragoste". Ei o numesc. "Va veni accidental când nu vă așteptați deloc." Fiecare director al companiei înțelege că "acesta" afectează afacerea. Prin urmare, companiile mari produc reguli corporative foarte stricte.
Din păcate, "Este" uneori mai puternică decât reglementările stricte. Acum câțiva ani, un foarte renumit om de afaceri Kostroma sa îndrăgostit de secretara-referenta.Ona sa îndrăgostit și de el. Ca rezultat, el a concediat-o și. sa căsătorit cu ea. Specialiștii în domeniul managementului personalului susțin că acest incident provine din categoria "Dumnezeu interzice pe oricine", deoarece afacerea din astfel de șocuri "cusături la cusături". În cazul nostru, totul a mers bine cu afacerea, chiar și dimpotrivă, afacerea omului de afaceri a mers mai bine. Aparent, aceasta este o excepție.
Recent, de la "Este", directorii firmelor au dezvoltat protecție, care este mult mai eficientă decât vrăji. Prima întrebare care se pune este soiskatelnits loc un asistent administrativ, „Ești căsătorit“ soiskatelnitsy Cei care sunt căsătoriți, au copii și o căsnicie puternică, au toate șansele de a obține un loc la o companie de prestigiu. Desigur, dacă au un aspect bun și toate calitățile de afaceri menționate mai sus.
CUM SUNT IN ZONA
Acum, în Rusia, în majoritatea întreprinderilor mari, funcțiile de secretariat din viziunea noastră anterioară sunt împărțite între mai mulți oameni, pentru că singură această muncă nu poate fi depășită. Există un secretar la recepție, un manager de birou, un secretar de seară, un asistent secretar, un asistent manager etc.
Secretarul de la recepție primește apeluri, întâlnește și escortează vizitatori.
Seara de seara se afla in acele companii care lucreaza non-stop sau au parteneri in alt fus orar. Secretarul de seară răspunde la apeluri, acceptă și procesează corespondența.
Managerul de birou este administratorul biroului. În afară de îndatoririle de secretariat obișnuite, îi poate fi încredințată coordonarea activităților unui număr de servicii ale companiilor (de exemplu, auto), executând misiuni ale angajaților.
Secretarul-referent, precum și asistentul șefului, sunt prezenți la întâlniri și întâlniri cu partenerii. Sarcina sa este de a păstra înregistrările negocierilor de afaceri, dacă este necesar, să îndeplinească funcțiile unui interpret.
Salariile de capital sunt cunoscute ca diferă semnificativ de salariile din alte regiuni. Secretariatul nu este o excepție. secretar normal (fără cunoașterea unei limbi străine), la Moscova se pot aștepta între 200 $ la 400 $, cu toate că există până la 1.000 $ (dar acest lucru este, de obicei, doar pentru servicii meritorii la seful). Cu cunoștințe de limbă străină - de la 300 la 450 de dolari. Secretarul-referent, care vorbește o limbă străină, este de 400-600, care nu deține - 350-500. Și, în sfârșit, asistent manager - 400-650 (fără limbă) 600-1500 de dolari (cu limba).
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: