Recent, majoritatea întreprinderilor din lume încearcă să treacă de la documente la documente electronice. Potrivit diverselor date, atunci când se trece la documente electronice, creșterea productivității angajatului este mărită de mai multe ori, timpul de procesare al unui document este redus cu mai mult de 75%, iar costul de plată pentru zona pentru stocarea documentelor este redus de 80 de ori.
Costuri și beneficii
În același timp, costul sistemelor electronice de stocare scade constant, iar capacitatea lor crește în timp. Aceasta încurajează întreprinderile să traducă toate documentele într-o formă electronică, adică să organizeze o arhivă electronică.
Mulți utilizatori și căutare ușoară
Arhiva electronică este un sistem informatic de acces multi-utilizator la documente electronice. Căutarea rapidă și ușoară și accesul la documente Depozitarea pe termen lung fără pierderea calității documentelor. Lucrați cu documente care iau în considerare toate cele mai recente actualizări și corecții. Eliberarea documentației de înaltă calitate, indiferent de termenul de valabilitate.
Rezolvate probleme
Sarcina principală a arhivei electronice a organizației este să se asigure că toate departamentele au acces la documentele necesare. Căutarea unui document într-o arhivă de hârtie poate dura până la o săptămână de lucru, dar după o săptămână nu va fi găsit niciun document. Ca rezultat, eficiența globală a arhivelor de hârtie scade în fiecare an.
De lucru printr-o rețea de
Să presupunem că organizația dvs. este distribuită teritorial pe diferite ramuri sau are mai multe birouri și toate documentele sunt stocate central într-un singur loc. Apoi, accesul la arhiva electronică poate fi realizat prin Internet, în conformitate cu toate regulile pentru protecția transmisiei de informații. În acest caz, arhiva electronică se va achita chiar și din cauza economiilor de costuri de transport.
Astfel, este necesară o arhivă electronică a unei întreprinderi pentru aproape fiecare organizație, indiferent de mărimea acesteia.
Care este arhiva electronică a întreprinderii?
- Eficiența interogărilor complexe și tematice;
- Capacități de căutare avansată pentru conținutul documentelor;
- Asigurarea securității, dezafectarea originalelor documentelor de hârtie;
- Abilitatea de a accesa rapid documentele de la birouri și sucursale din regiune geografică, precum și pentru angajați în călătorii de afaceri;
- Reducerea costurilor de depozitare, economisirea spațiului, reducerea costurilor forței de muncă pentru îndeplinirea cererilor și eliberarea documentelor;
- Creșterea rapidă a ponderii documentelor create inițial în formă electronică și care ajung la computerele organizației prin canale de comunicare.
Eficiența arhivei electronice
Arhiva electronică a documentelor este o decizie eficientă de a sistematiza și de a oferi o căutare operativă a documentelor. În multe companii, numărul de documente este estimat la zeci și sute de mii, iar în întreprinderile mari moderne - câteva milioane. Cum să gestionați în mod eficient acest volum de documente? Organizarea arhivei documentelor electronice reprezintă cea mai bună soluție pentru această problemă.
Suntem bucuroși să vă oferim servicii
Crearea, administrarea și organizarea unei arhive electronice de documente, servicii de scanare a documentelor, servicii de introducere de date. De asemenea, suntem pregătiți să furnizăm propriul nostru echipament și software special dezvoltat pentru organizarea unei arhive electronice.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: