Cred că toată lumea știe bine cum este pregătit raportul de călătorie - în general, nimic complicat. Dar numai în cazul în care comandantul colectează cu sârguință toate documentele necesare și aderă la politica internă a companiei. Cu toate acestea, după cum arată practica, cu cât este mai mare nivelul de poziție al managerului, cu atât este mai frecvent să se ocupe de situații nestandardizate, rezultând o abordare individuală și ingeniozitate în pregătirea raportului de misiune. Să luăm în considerare unele dintre cele mai frecvente cazuri.
# 9632; Capul nu a observat / nu a luat documentul de călătorie cu el
De regulă, un permis de călătorie este acceptat la sediul societății căreia călătorul călătorește. Dar dacă, din anumite motive, acest lucru nu este posibil, este permis să faceți note despre sosirea și plecarea în hotel (în acest scop trebuie folosit un sigiliu rotund). Dacă managerul dvs. nu a făcut acest lucru, încercați să contactați partenerii și să le trimiteți prin e-mail o identitate scanată (sau un fișier în format .doc). Sunt de acord ca ei vor returna imediat cu sigiliile lor prin e-mail, iar originalul va fi trimis cu livrare prin curier (atunci veti pune amprenta organizatiei dumneavoastra). O copie a documentului de călătorie poate fi înmânată departamentului de contabilitate cu un set complet de alte documente, conform promisiunii de a aduce originalul mai târziu.
Pasajele de îmbarcare demonstrează că zborul a avut loc, iar pasagerul a folosit biletul cumpărat pe cheltuiala companiei. În cazul în care una sau mai multe treciuri de îmbarcare au fost pierdute, dar există bilete, se pregătește o notă oficială în numele contabilului-șef cu următorul conținut:
# 9632; Biletele originale au pierdut
Introducerea biletelor de avion electronice a facilitat în mod semnificativ activitatea secretarului, dar în călătoriile pe calea ferată și pe anumite zboruri interne ale companiilor locale, biletele de hârtie continuă să fie utilizate, care trebuie returnate departamentului contabil la întoarcere. În cazul pierderii originalelor biletelor, se întocmește o notă oficială în numele contabilului-șef, cu o explicație a situației și o cerere de acceptare a raportului fără bilete:
Nota de serviciu include bilete de îmbarcare și marcajul aeroportului la trecerea certificatului de frontieră / călătorie sau orice alte documente care confirmă că a avut loc călătoria.
Întrebarea. Pe Contabilizarea în scopul calculării impozitului pe venit pentru cheltuieli de deplasare la un angajat la locul de călătorie de afaceri și înapoi, în cazul în care biletul este pierdut, precum și cu caracter personal impozitul pe venit sumele de rambursare pentru deplasare a funcționarilor publici federale de cheltuieli la locul de călătorie de afaceri și înapoi, în cazul pierderii biletului.
Departamentul de Politică a Taxelor și Tarifelor Vamale a luat în considerare o scrisoare privind contabilitatea în scopul impozitării pe profit a cheltuielilor de deplasare a unui angajat în locul călătoriei de afaceri și viceversa în cazul pierderii biletului și informează că, 252 din Codul fiscal al Federației Ruse (în continuare - Codul fiscal) cheltuieli sunt cheltuieli rezonabile și documentate (și în cazurile prevăzute de articolul 265 din Codul fiscal, pierderi.) Punerea în aplicare (efectuate) de către contribuabil.
Astfel, în conformitate cu cheltuielile documentate se referă la cheltuielile confirmate prin documentele întocmite în conformitate cu legislația sau documentele din Rusia întocmite în conformitate cu obiceiurile de comerț aplicate într-o țară străină pe teritoriul căruia au fost efectuate costuri aferente, și (sau) documente confirmând indirect costurile suportate (inclusiv declarația vamală, ordinul de călătorie, documentele de călătorie, un raport privind activitatea desfășurată în Conform cu contractul).
In alte cheltuieli asociate cu fabricarea și vânzarea, sunt înregistrate pe cheltuielile de transport, în special pentru deplasarea la site-ul de călătorie lucrător și înapoi la locul de funcționare continuă (nr. 12, nr. 1, v. 264 RF).
Ca document care confirmă costurile călătoriei unui angajat la locul de călătorie de afaceri și înapoi, conform regulii generale, actele originale ale documentului de călătorie.
Având în vedere faptul că alineatul 1 al art. 252 din Codul fiscal permite utilizarea documentelor contabile fiscale, confirmând indirect cheltuielile efectuate, noi credem că, în caz de pierdere a documentului de călătorie, eliberat pe antetul de raportare stricte, acesta poate înlocui copia duplicat a copia biletului, rămânând la dispoziția organizației de transport, pentru a efectua transportul unei persoane fizice, sau un certificat de la organizația de transport, cu detalii care ar putea identifica o persoană, itinerariul său de călătorie, prețul biletului și datele de călătorie.
În cazul emiterii de documente de călătorie cu bilete electronice de călători, trebuie să se ghideze următoarele.
Astfel, achiziționarea angajatului de bilete, emise în formă dematerializată - itinerariu electronic / primirea biletului de pasageri electronic (e-bilet) pentru deplasarea pe teritoriul Federației Ruse și în străinătate, documentele justificative sunt în parte:
a) costurile de plată:
- verificarea echipamentului de înregistrare a casei de marcat;
- Slipsuri, verificări ale terminalelor electronice atunci când se efectuează tranzacții cu ajutorul unui card bancar, care este deținută de angajat;
- confirmarea de către instituția de credit în care contul bancar este deschis angajatului, care prevede efectuarea tranzacțiilor cu ajutorul unui card bancar, o operațiune de plată pentru un bilet de avion electronic;
- sau alt document care confirmă plata efectuată pentru transport, eliberată pe o formă aprobată de răspundere strictă;
b) faptul că transportul efectuat:
- un exemplar tipărit al unui document electronic - electronic itinerarul / primirea biletului electronic de pasageri (e-bilet) pe suport de hârtie, cu prezentarea simultană a unui bilet de îmbarcare, confirmare de zbor persoana responsabilă pe ruta specificată în biletul electronic.
Biletul electronic nu se eliberează sub formă de răspundere strictă, iar în caz de pierdere este restaurat prin retipărire.
În ceea ce privește chestiunea recunoașterii plăților compensatorii, scutite de impozitul pe venit, cuantumul rambursării pentru călătoria funcționarilor publici federali la locul de călătorie de afaceri și înapoi în caz de pierdere a biletelor, informăm următoarele.
În conformitate cu paragraful 3 al art. 217 din Codul fiscal, atunci când plătiți de către angajator a contribuabilului costul de deplasare în țară și în afara ei, în impozitul pe venit impozabil pe venitul personal, nu sunt incluse efectiv suportate și documentate cheltuielile țintă pentru deplasare la destinație și înapoi.
Astfel, compensarea oricăror cheltuieli în scopul scutirii de impozit își asumă confirmarea documentară.
În absența confirmării documentare a utilizării vizate a acestor plăți monetare, natura lor compensatorie directă este pierdută și sunt supuse impozitării pe motive generale.
În cazul pierderii documentelor de călătorie originale pot fi transmise la un duplicat al unui document de călătorie sau o copie a copia biletului, rămânând la dispoziția organizației de transport, pentru a transporta un individ sau un certificat din partea organizației de transport, cu detalii care ar putea identifica un individ, itinerariul său de călătorie, prețul biletului și data excursie.
Adesea, un extras din hotel are loc în grabă din cauza temerilor de a fi târziu pentru un avion, de negocieri, de un tren electric etc. Rezultat - cazare în cameră este plată integral, și facturi pentru ea sau nu, sau accidental prins de un străin. Pentru a obține un duplicat, este suficient să găsiți informațiile de contact ale hotelului pe Internet și să le apelați / să le scrieți cu o cerere de a trimite o copie a facturii. Factura vă va fi trimisă prin e-mail sau fax în decurs de o zi. Poate că va fi marcat "Duplicat", ceea ce nu constituie un obstacol în calea prezentării documentului departamentului contabil. Același lucru se aplică și facturilor din restaurante.
# 9632; Sejururile suplimentare sunt incluse în factura hotelului
Se întâmplă că în contul managerului există linii pentru servicii care nu ar trebui compensate de companie. Cea mai simplă opțiune pentru cheltuieli, cum ar fi serviciul de cameră, "caritate" și "diverse" este de a scrie o notă oficială adresată contabilului-șef, cu o cerere de deducere a acestor sume din salariu:
Dar aici sunt niște nuanțe.
Costul alimentației în restaurantul hotelului (nu room service) poate fi proiectat ca ospitalitate - cină cu partenerii. În acest caz, un buget și un raport sunt pregătite pentru o anumită sumă, care sunt apoi atașate la celelalte documente de călătorie.
Luați în considerare suma de 10 $, 65 USD pentru utilizarea accesului la Internet în scopuri comerciale (citirea poștei corporative) în timpul unei călătorii de afaceri în Statele Unite. Am anexat o copie a facturii.
Motivul pentru necesitatea de a utiliza serviciile de curățare chimică pot servi ca călătorii de afaceri pe termen lung, un program complet de întâlniri și negocieri (prin urmare, schimbarea frecventă de haine), lipsa de oportunități de a lua o heftier din cauza multiplelor hamei într-o singură călătorie.
Departamentul fiscale și vamale Politica de tarifare a luat în considerare scrisoarea și pe contul ca venituri supuse profiturile fiscale, valoarea de rambursare a cheltuielilor cu caracter personal efectuate în timpul unei călătorii de afaceri un angajat în detrimentul băncii, în conformitate cu cele ce urmează.
Conform paragrafelor 12 p. 1 al art. 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse (în continuare - Codul) ca parte a altor cheltuieli legate de producție și (sau) vânzări, se înregistrează cheltuieli de călătorie. Acestea includ costul de închiriere a unei locuințe. Conform acestui articol, cheltuielile se rambursează cheltuielile ca angajat să plătească pentru servicii suplimentare prestate în hoteluri (cu excepția costurilor de întreținere în baruri și restaurante, costuri de întreținere în cameră, costurile pentru utilizarea facilităților de agrement și wellness).
În același timp, sumele de rambursare a cheltuielilor specificate ale băncii, efectuate în detrimentul profiturilor rămase după impozitare, nu sunt incluse în baza de impozitare a impozitului pe profit.
# 9632; Au fost costuri suplimentare pentru a trăi sau a călători
Uneori se întâmplă că în timpul unei călătorii de afaceri managerul decide să schimbe biletele deja achiziționate, să cumpere bilete suplimentare, să se mute în alt hotel și să plătească el însuși toate aceste cheltuieli. Pentru ca departamentul contabil să compenseze cheltuielile (sau să le primească în cont), este necesară o notă de serviciu cu viza directă de supraveghere. Formularea rațiunii poate fi aproximativ următoarea:
Eu, Shmagin A.V. Șef al Departamentului privind dezvoltarea IT, în timp ce călătoresc în Vietnam, a făcut un zbor de la Ho Chi Minh în Hanoi, și a fost nevoit să înlocuiască e-biletul de avion cum a fost planificat în Ho Chi Minh ședința orașului sa încheiat mai devreme decât timpul, ceea ce mi-a permis să lucreze în Hanoi mai mult de așteptat productiv.
Desigur, trebuie amintit faptul că observarea unor astfel de note de birou nu este obligatorie, ci este lăsată la discreția unui superior. În ele doar exprimați o cerere de asistență.
În plus față de nota de service pentru contabilitate, se recomandă compilarea documentelor care confirmă faptul că au fost negociate negocierile de afaceri pentru nevoile organizației. Acesta ar putea fi un protocol de negocieri, proiecte de tratate negociate, rapoarte privind desfășurarea negocierilor.
Verșinin,
Asistentul vicepreședinte executiv pentru dezvoltarea afacerilor internaționale
Articole similare
-
Bilet de călătorie pentru călătorie de afaceri pierdut, taxe și dreptul
-
Costul călătoriei unui angajat poate fi confirmat nu numai de un bilet, ci și de alte documente -
Trimiteți-le prietenilor: