Acces rapid și ușor la documente
Depozitarea pe termen lung fără pierderea calității documentelor
Respectarea obligatorie a procedurilor de efectuare a modificărilor
Lucrați cu documente care iau în considerare toate cele mai recente actualizări și corecții
Eliberarea documentației de înaltă calitate, indiferent de perioada de depozitare
Sarcina principală a arhivei electronice a organizației este să se asigure că toate departamentele au acces la documentele necesare. Căutarea unui document într-o arhivă de hârtie poate dura până la o săptămână de lucru, dar după o săptămână nu va fi găsit niciun document. Ca urmare, eficiența generală a arhivelor de hârtie scade în fiecare an.
Organizarea unei arhive electronice a documentelor cuprinde trei etape principale:
Introducerea datelor în cardurile de căutare
Verificarea și instalarea software-ului
De ce trebuie să creați o arhivă electronică la întreprindere?
La crearea unei arhive electronice, documentele sunt sistematizate, ceea ce contribuie la standardizarea proceselor de lucru cu documentele.
Informațiile stocate în formă de hârtie au proprietățile de a intra în stare de dispariție în timp.
Un document eliberat dintr-o arhivă pentru uz temporar poate fi pierdut definitiv. Informațiile neordonate stocate electronic pot fi, de asemenea, pierdute sau distruse
În plus, aș dori să menționez că nici un transportator de informații nu oferă 100% garanție a siguranței împotriva unor astfel de situații de urgență, cum ar fi incendii, inundații și alte cataclisme. Numai rezervarea de informații reduce semnificativ riscul de pierdere. Rezervarea unei arhive electronice este de multe ori mai puțin costisitoare decât crearea de copii de siguranță ale unei arhive obișnuite.
Unul dintre cele mai importante motive pentru crearea unei arhive electronice la întreprindere este o reducere semnificativă a timpului petrecut în căutarea și prelucrarea informațiilor. Documentul necesar poate fi găsit și tipărit în câteva minute. Cu o dimensiune semnificativă a arhivelor, economisirea timpului poate fi enormă.
Depozit centralizat fiabil al documentației electronice Căutarea rapidă a obiectivelor
Disponibilitatea documentelor pentru uz operațional Reducerea costurilor generale
Cresterea nivelului de securitate al documentelor scazute si mai ales valoroase
Astfel, este necesară o arhivă electronică pentru aproape fiecare organizație, indiferent de mărimea acesteia.
Archive-Service vă oferă întreaga gamă de servicii de creare și întreținere a arhivelor electronice și, în plus, vom avea grijă de toate problemele și de partea de hârtie a arhivei clienților noștri.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: