- Burova Elena | Ph.D. Profesor asociat, șef al Departamentului de Studii de Arhivă, membru al Consiliului Academic al Universității de Stat pentru Științe Umaniste din Rusia, membru al Consiliului Academic al Institutului Arhivelor Istorice
Către: [email protected]
Subiect: Consultări gratuite pentru abonați
Am fost abonat la revista pentru mai mult de 5 ani, folosesc sfaturi si recomandari in lucrarea mea. Lucrez la întreprinderea industrială ca șef al serviciului Dow. Am nevoie de sfaturi de la specialiști în ceea ce privește următoarea chestiune.
"Cartea de evidență a primirii și retragerii documentelor" este înregistrările principale (obligatorii) ale arhivei organizației. Cum să conducă în mod corespunzător Cartea, în cazul în care arhiva noastră stochează în principal documente cu o durată de valabilitate de până la 10 ani (atât de fiabil). Se pare că aceste documente pentru perioada de depozitare nu pot fi luate în considerare în Carte. Și dacă pot, atunci cât de corect să completezi cutiile?
Perioada de stocare "permanentă" pentru documente în organizații care nu sunt surse de achiziție a arhivelor este condiționată, adică nu poate fi mai mică de 10 ani. Este foarte necesară o consultare profesională. Sper pentru un articol detaliat. Mulțumesc!
Cartea de evidență a primirii și dispunerii dosarelor, documentelor
Dacă arhiva (arhiva) organizația trebuie să păstreze documentele numai cu un termen de valabilitate de până la 10 ani, acesta poate fi în coloanele 8, 9 și, respectiv, 11, 12 în loc de înregistrările permanente și timp (peste 10 ani) pentru a specifica datele perioadelor de păstrare a documentelor, sau pur și simplu pentru a adăuga aceste secțiuni pe o coloană cu numele "temporar (până la 10 ani inclusiv)" (vezi casetele 9.1 și 12.1 din cartea din exemplul 2). Formularul modificat trebuie convenit la ședința comisiei de experți a organizației, poate fi aprobată prin ordinul șefului.
6.4.2. Carte de contabilitate pentru primirea și retragerea documentelor
6.4.2.2. Fiecare primire sau eliminare primește un număr de serie independent.
În cazul în care chitanța constă în documente din mai multe fonduri, datele fiecărui fond (numele fondului, numărul acestuia etc.) sunt înregistrate dintr-o linie nouă pentru același număr de ordine. Contabilitatea pentru primirea și retragerea documentelor din arhiva, care deține un fond, este menținută de fișa fondului.
Arhiva unei organizații cu o structură complexă poate lua în considerare în contabilitatea de primire și retragere a documentelor primirea sau retragerea documentelor fiecărei unități structurale.
6.4.2.3. Dacă documentele fondului ajung în arhivă pentru prima dată, atunci numărul fondului este plasat în carnetul de evidență a primirii și retragerii documentelor după atribuirea numărului în lista fondurilor. Dacă documentele primite fac parte din fondul deja disponibil în arhivă, atunci în coloana corespunzătoare a cărții numărul atribuit acestui fond este indicat mai devreme. Dacă documentele nedocumentate au sosit sau au plecat, atunci în coloana 6 se face o notă: "nu este descrisă", iar informațiile despre volum sunt date în coloanele 13 și 14.
6.4.2.4. Anual, în contabilitatea de primire și de ieșire a documentelor, se însumează suma documentelor (cazurilor) primite și rămase pentru un an.
Un eșantion de completare a secțiunii tabelului modificat din "Cartea de contabilitate privind primirea și eliminarea cazurilor, a documentelor" într-o situație în care documentele cu o durată de valabilitate de până la 10 ani sunt stocate în arhivă
Cu toate acestea, afirmația potrivit căreia stocarea documentelor cu o durată de valabilitate de până la 10 ani în arhivele organizației este cea mai fiabilă, împinge următoarele întrebări. Și documentele cu o durată de valabilitate mai mare de 10 ani și, cel mai important, documentele privind personalul (perioada de valabilitate de până la 75 de ani)?
Specificații privind stabilirea timpilor de stocare în organizațiile care nu sunt surse de achiziție
Întreprinderea industrială, care în prezent nu se referă la sursele de angajare a arhivei de stat sau municipale, nu poate fi într-adevăr așa. Dar există întreprinderi care, potrivit rangului lor, ar putea fi clasificate ca surse de recrutare, în timp ce sunt neguvernamentale, nu sunt încă astfel. În limba profesională ele sunt numite surse potențiale de achiziție. În acest sens, este necesar să existe o atenție deosebită în stabilirea stocării documentelor la astfel de întreprinderi.
Și pentru a susține că perioada de stocare "permanentă" pentru documentele organizațiilor care nu sunt surse de achiziție este condiționată, este imposibilă.
2.4.2 Organizațiile care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat, arhivele municipale vor păstra în listă (coloana nr. 3) documentele cu termen permanent, după cum urmează. Organizații de stat, municipale - 10 ani. Organizațiile neguvernamentale - nu mai puțin de 10 ani, perioada de depozitare a documentelor este determinată de organizație în conformitate cu legislația în vigoare și / sau cu necesitatea utilizării practice a documentelor.
Anumite documente (juridice, de proprietate și de natură economică, cu privire la rezultatele operațiunilor și perspectivele de dezvoltare a organizației) de viață permanentă raft a acestei liste (Art. 5a, b, d, g, 6a, 10a, 13a, 14, 15, 16, 19 , 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35a, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72a, 74a, 84, 85, 99a, 104a , 108, 114a, 135a, 136, 166, 181, 187, 193A, 198a, 199a, 208, 218, 222a, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322a, 337a, 349, 350a, b, c , 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509), pentru a fi stocate în organizațiile de toate formele de proprietate, documente care nu sunt disponibile în stat, arhivele municipale, pentru eliminarea acestor op -organizare. care se datorează legislației actuale și / sau semnificației practice pe termen lung a acestor documente.
În această situație, orice organizație, în opinia noastră, ar trebui să nu cred că va merge sau nu documentele primite în arhivele de stat sau municipale, ci dacă conservarea probelor documentare este în cazul oricăror încasări litigiu, reclamații, cereri, etc. .
În același timp, principiul organizațiilor (grupului) sau al documentelor (povidova) de eșantionare determină arhiva statală sau municipală.
Trimiteți-le prietenilor: