Șeful LinkedIn Jeff Weiner în postul următor sa îndreptat cu principalul "ucigaș" al timpului de lucru și a muncii productive: întâlniri nesfârșite. Ce ar trebui să facă liderul pentru a minimiza ascultarea orelor fără sens la prezentări, în care angajații joacă bingo bingo din plictiseală?
Când participanții la întâlnire citesc materialele, este timpul să începeți o discuție. Nici o prezentare. Este important să stai ferm în acest punct, deoarece majoritatea oamenilor care au pregătit materialele pentru întâlnire le vor prezenta în mod reflexiv. Odată cu deducerea prezentărilor, întâlnirea se va concentra pe discuția în sine: participanții pot examina mai profund subiectul, pot schimba date sau idei și, cel mai important, pot purta dezbateri semnificative pe această temă. La urma urmei, opiniile participanților la întâlnire sunt mai importante decât ascultarea nesfârșită a elementelor și a transferurilor de date care pot fi irelevante sau pur și simplu neinteresante.
În cazul în care materialele au fost pregătite cu grijă și au fost enunțate într-o limbă accesibilă, aproape că nu va mai fi timp pentru a afla detaliile. Veți fi plăcut surprinși de faptul că întâlnirea, pe care a fost programată ora în program, va dura 20-30 de minute.
Mai jos sunt câteva sfaturi despre cum să conduceți întrunirile mai eficient:
1. Renunțați la prezentări din motivele descrise mai sus.
2. Identificați imediat scopul discuției. La începutul întâlnirii, întrebați o întrebare simplă: "Care este scopul întâlnirii?". Acest lucru vă va ajuta să aflați dacă toată lumea înțelege ceea ce va fi discutat. Unele companii iau în considerare scopul reuniunii în titlul materialelor pregătite pentru aceasta.
3. Determinați cine va conduce întâlnirea. Fiecare întâlnire trebuie să aibă doar un moderator. Sarcina sa principală este de a asigura că discuția se referea la subiecte relevante, nu depășea sfera de aplicare a reuniunii.
4. Luați timp pentru a defini principiile-cheie și semantica discuției. Adesea, participanții la întâlniri conduc discuția departe de subiectul principal doar pentru că înțeleg semnificația problemelor discutate diferit. Acordați-vă timp pentru a clarifica cuvintele cheie, frazele și conceptele care vor fi discutate în cadrul reuniunii.
5. Atribuiți-i pe cineva să ia note în ședință. Desigur, nu vorbim despre faptul că această persoană face lucrarea grefierului, înregistrând fiecare cuvânt pe care la spus. Alegeți pe cineva care este bine cunoscut în cadrul întâlnirii, care va putea să pună pe hârtie numai punctele sale cheie. Deci va fi mai ușor să aflați în cele din urmă: ce sa discutat și la ce decizie a venit participanții. Aceste note vor ajuta și pe cei care nu pot veni.
6. Rezumați ședința. Nu încheiați întâlnirea fără a înscrie rezultatele, treceți pe scurt concluziile principale, cel care este numit responsabil pentru executarea acelor lucruri despre care ați fost de acord. Astfel de rezultate sunt, de obicei, primul lucru pe care refuză să îl facă atunci când întâlnirea este întârziată și participanții încep să se disperseze la următorul eveniment de lucru planificat. Dar aceasta, de regulă, este una dintre cele mai importante etape ale întâlnirii.
7. Strângeți impresii din întâlnire. Întrebați participanții ce ați putea face mai bine atunci când organizați întâlnirea data viitoare. Un astfel de studiu este cel mai bun mod de a afla, de asemenea, dacă este necesară o întâlnire planificată cu angajații dumneavoastră. Dacă nu, cel mai bine este fie să schimbați scopul și formatul întâlnirii, fie chiar să îl eliminați din calendar.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: