Trimiterea muncii tale bune la baza de cunoștințe este ușoară. Utilizați formularul de mai jos
Elevii, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și activitatea lor vor fi foarte recunoscători.
Concepte de bază ale suportului de management al documentelor (managementul înregistrărilor)
Suportul de documentare al conducerii (activitatea de birou) este o direcție specifică de activitate care constă în elaborarea, înregistrarea documentelor, prelucrarea și stocarea acestora.
Oficiul de lucru este o ramură de activitate care oferă documentația și organizarea muncii cu documente oficiale.
Lucrările de birou moderne includ:
* asigurarea creării în timp util și corect a documentelor (documentație);
* Organizarea lucrărilor cu documente (primire, transfer, prelucrare, contabilitate, înregistrare, control, depozitare, sistematizare, pregătire de documente pentru arhivare, distrugere).
În paralel cu termenul "lucrare de birou" în ultimele decenii, a fost utilizat termenul de sprijin pentru gestionarea documentelor (DUU ^).
Documentația este procesul de creare și prelucrare a unui document.
Organizarea lucrărilor cu documente este de a asigura circulația documentelor în aparatul de control, utilizarea lor în scopuri de referință și depozitare. Termenul este definit de standardul de stat drept "organizarea circulației, depozitării și utilizării documentelor în activitatea curentă a instituției".
Standardul documentului se referă la deplasarea documentelor organizației de la momentul creării sau primire până la finalizarea execuției sau expedierii. Tehnologia de lucru cu documentele include:
recepția și prelucrarea inițială a documentelor;
examinarea și distribuirea lor preliminară;
controlul executării documentelor;
sistematizarea (formarea cazurilor) și stocarea actuală
Să dezvăluim câteva dintre aceste concepte. Astfel, înregistrarea înseamnă a înregistra datele de conectare ale documentului, în forma prevăzută, de stabilire faptul creării sale, trimiterea sau primirea „controlului execuției documentelor - un set de acțiuni pentru a asigura executarea lor în timp util“, formarea cazului - gruparea documentelor executate în cazul în conformitate cu nomenclatura cazurilor ( lista sistematică a numelor de cazuri, intravasculară în organizație, indicând perioada de valabilitate a prelucrat în ordinea) și sistematizarea documentelor în acest caz.
Orice decizie managerială se bazează întotdeauna pe informații referitoare la problema în cauză sau la un obiect gestionat. "Informațiile sunt identice cu conceptele:" date "," informații "," indicatoare ". Legislativ a stabilit următorul termen:
"Informații - informații despre persoane, obiecte, fapte, evenimente, fenomene și procese, indiferent de forma prezentării lor.
În Legea federală "Cu privire la informare, informatizare și protecție a informațiilor" se stabilește următoarea definiție a conceptului "document":
/ Document - este informația înregistrată pe un suport fizic cu informațiile care îi permit să fie identificată.
Obligația documentului este un element obligatoriu al documentului oficial.
Documentele oficiale sunt documente create de persoane juridice sau persoane fizice, emise și certificate în conformitate cu procedura stabilită.
Multe forme de activitate managerială sunt exprimate prin documente adecvate, activități administrative - publicarea diferitelor documente administrative; planificare - prin pregătirea diverselor planuri; contabilitate - sub forma compilării și procesării documentelor statistice, contabile, operaționale și tehnice; control - prin colectarea informațiilor în scris etc. Prin urmare, documentele pot fi clasificate în funcție de scopul lor ca mijloace:
* * reglementarea activităților (statute, regulamente, regulamente, reguli, instrucțiuni etc.);
activități administrative (ordine, ordine, decizii, decizii, ordine etc.);
acumularea și generalizarea informațiilor (rapoarte, acte, rapoarte etc.);
Documentul a apărut în primul rând pentru a înregistra informații și a le da forță juridică. Înțelesul cuvântului latin "document" este dovada, dovezile. În prezent, indisputabilitatea documentului este determinată de conceptul "forța juridică a documentului"
Forța juridică a unui document este proprietatea unui document oficial, raportat de legislația în vigoare, competența organului care a emis-o și procedura stabilită pentru înregistrare.
Din această definiție rezultă că organul de conducere sau funcționarii care eliberează documentul sunt obligați:
* respectarea legislației în vigoare;
* să publice documente numai în limitele competenței lor;
* Respectați reglementările naționale care reglementează compilarea și procesarea documentelor în vigoare la un anumit moment.
Printre detaliile cele mai semnificative din punct de vedere juridic se numără: numele organizației, data și numărul de înregistrare al documentului, ștampila semnăturii, ștampila, aprobarea și aprobarea.
În practica managerială, este obișnuit să se distingă documentele în funcție de articolele de autenticitate pentru copii, alb, originale.
O hârtie albă este un document scris de mână sau scris de scris, textul căruia a fost rescris dintr-un proiect de document sau scris fără bloturi și corecții.
Originalul documentului oficial este prima (sau singură) copie a documentului care are forță juridică.
O copie a unui document este un document care reproduce pe deplin informațiile despre documentul original și toate caracteristicile externe sau o parte a acestuia.
Activitatea instituției este formalizată printr-un set de documente interactiv care corespund funcțiilor de management și componentelor sistemului de documentare.
Sistemul de documentare este un set de documente interconectate de origine, destinație, tip, domeniu de activitate, cerințe uniforme pentru înregistrarea lor.
Totalitatea lor este un sistem de documentare organizatorică și administrativă. Standardul de Stat definește documentele organizatorice și administrative ca documente scrise, care sunt înregistrate pentru probleme administrative și organizatorice, precum și de guvernare, de coordonare, de sprijin, și să reglementeze activitățile guvernelor, instituții, întreprinderi, organizații și departamentele lor și funcționari
Direcția principală de îmbunătățire a documentelor este unificarea și standardizarea.
Standardizarea este procesul de stabilire și aplicare a standardelor, prin care se înțelege "un eșantion, un standard, un model luat ca bază pentru compararea altor obiecte similare". Standardul ca document normativ și tehnic stabilește un set de norme, reguli, cerințe pentru obiectul standardizării și este aprobat de autoritatea competentă.
Unificarea înseamnă "a aduce ceva într-un singur sistem, formă, uniformitate".
Sistemul unificat de documentare (UCS) este un sistem de documentare creat conform unor reguli și cerințe unificate, care conțin informații necesare pentru management într-un anumit domeniu de activitate.
Formele naționale uniforme de documente sunt obligatorii pentru utilizare în toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile, indiferent de subordonarea și forma de proprietate.
Reglementarea modernă a producției de stat
Reglementarea legislativă a muncii de birou
În prezent, reglementarea documentare, organizarea și tehnologia de întreținere documentare a managementului se desfășoară în mai multe direcții: reglementarea legislativă, standardizarea, elaborarea documentelor normative și de reglementare și procedurale de acțiune naționale.
Legile Federației Ruse au cea mai mare semnificație juridică.
Legea federală „Cu privire la informații, informatizării și protecția informațiilor“ documentație obligatorie a informațiilor fixe, a stabilit un număr de termeni (informații, informații, resurse, informații documentate, etc.), pentru a reglementa relațiile care rezultă din crearea și utilizarea tehnologiilor informaționale, instalați dispoziția necesară informații către autoritățile statului.
Legea federală „Cu privire la contabilitate“, indicând faptul că contabilitatea este realizată printr-un cont solid, continuă și documentare a tuturor operațiunilor economice, un articol special (art. 9) a definit regulile de înregistrare a documentelor contabile primare. Acesta subliniază faptul că toate operațiunile de afaceri efectuate de organizație ar trebui să fie formalizate cu documente justificative. Documentația obligatorie este menționată și în alte acte legislative. Astfel, Codul Civil al Federației Ruse a definit temeiul juridic nu numai pentru activitățile persoanelor juridice, ci și pentru documentația sa.
număr de înregistrare). În caz de încălcare a cerințelor stabilite în Norme, documentul nu intră în vigoare.
O serie de acte juridice conțin norme care trebuie luate în considerare la elaborarea și formalizarea documentelor de management. Aceste acte includ, de exemplu, Legea RF „cu privire la Mărci înregistrate, Serviciul de desene și denumirile de origine“, care definește procedura de înregistrare a emblemele întreprindere fiind plasate pe formular; conducător
Guvernul Federației Ruse "Cu privire la reglementarea fabricării, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliilor și a formelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse" etc.
Astfel, legislația actuală conține un număr mare de reguli, reglementări și cerințe pentru documentarea diferitelor activități ale organizațiilor guvernamentale și non-guvernamentale, la proiectarea anumitor tipuri de documente, conținutul și structura lor a textului.
Reglementarea normativă și metodologică a activității de birou
Documentele naționale normative și metodologice actuale pentru organizarea gestionării înregistrărilor trebuie să fie în fiecare organizație. Acestea includ:
1. Sistemul de stat de susținere a managementului documentar. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de documentare.
2. Instrucțiuni tipice privind păstrarea evidențelor în ministerele și departamentele Federației Ruse.
Standardul se aplică „documentelor organizatorice și administrative referitoare la sistemul unificat de documentare organizatorică și administrativă (USORD), decrete, ordonanțe, ordine, decizii, protocoale, certificate, scrisori etc. utilizate în activitățile .:
* Organele federale ale puterii de stat, autoritățile de stat ale subiecților din Federația Rusă, inclusiv subiecții din Federația Rusă, care, împreună cu limba rusă, limba națională ca limbă de stat, organele administrației publice locale;
* întreprinderile, organizațiile și asociațiile lor în mod independent
din forma organizatorică și juridică ".
4. Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale:
cerințele privind nomenclatoarele cazurilor, tipurile acestora, ordinea de compilare, umplere, întreținere;
procedura de formare a dosarelor în evidența contabilă;
organizarea și procedura de examinare a valorii documentelor în evidența contabilă;
ordinea de alocare a documentelor pentru distrugere;
pregătirea cazurilor de transfer în arhivă: înregistrarea cazurilor (numerotarea, depunerea, completarea acoperirii etc.), compilarea stocurilor, transferul în arhivă.
Listele documentelor care indică perioada de depozitare (tipic sau
departamental).
O clauză standard privind desfășurarea lucrărilor de birou privind propunerile,
cererile și plângerile cetățenilor din organele de stat, întreprinderile,
în instituții și organizații.
Înregistrarea documentelor de gestionare
În conformitate cu actele a însemnat respectarea în pregătirea lor, pregătirea, reeditări, contract, licență, transfer la personalul administrativ al instituțiilor (organizații și companii), a cerințelor stabilite în legislația și documentele de orientare de reglementare din Federația Rusă.
Regulile de bază pentru elaborarea și procesarea documentelor administrative sunt fixate în actualele reguli! în prezent în Rusia, standardele naționale de reglementare și tehnice ale statului.
Acestea stabilesc reguli specifice pentru documentare, inclusiv:
drepturile și obligațiile funcționarilor, angajații individuali în procedurile de procesare a documentelor;
compunerea documentelor administrative utilizate în aparat;
competența șefului, adjuncții și managerii de mijloc, dreptul de a publica diverse tipuri de documente administrative;
- procedura de semnare, de acord și de documentare a documentelor, certificarea acestora cu un sigiliu;
- cerințele obligatorii pentru înregistrare și procedura de lucru cu documentele.
Printre documentele diverse de management al sistemelor utilizate pentru documentarea diferitelor acțiuni administrative, de o importanță deosebită este sistemul de documentare organizatorică și administrativă, ca intrare „în documentele sale în birouri și organizații de toate nivelurile de guvernare, activitățile și forme de proprietate.
Pentru sistemul de documentație organizațională și administrativă este stabilit un set de rechizite, inclusiv 29 de articole.
Emblema de stat a Federației Ruse;
stema subiectului Federației Ruse;
logo-ul unei organizații sau marca comercială (marcă de serviciu);
codul formularului de document;
numele tipului de document;
numărul de înregistrare a documentelor;
locul pregătirii sau publicării documentului;
restricționarea accesului la document;
ștampila aprobării documentului;
îndreptându-se spre text;
un marcaj de control;
Articole similare
-
Reglementarea de stat a managementului documentar în societățile pe acțiuni,
-
Ce este okogu (clasificator rus al autorităților publice și management)
Trimiteți-le prietenilor: