Acest standard reglementează gestionarea documentelor organizațiilor de stat, comerciale și publice destinate utilizării interne sau externe. Dispozițiile sale sunt recomandări pentru crearea sistemelor de gestionare a documentelor, includerea documentelor în acestea, precum și asigurarea conformității documentelor cu standardele stabilite în standard.
Acest GOST fără exagerare ar trebui să fie cartea de referință a oricărui funcționar. În prezent, acesta este unul dintre puținele documente normative privind evidența contabilă, care conține recomandări practice privind executarea documentelor. În special, stabilește:
- compunerea necesităților documentelor;
- cerințele pentru înregistrarea documentelor necesare;
- cerințe privind formularele de documente. inclusiv formularele cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse.
Este documentul mai puțin cunoscut în comparație cu cei care vorbea, dar la fel de valoroase în practică. Valoarea adăugată a Recomandărilor metodologice dau lista aproximativă a documentelor care urmează să fie aprobate (apendicele 7) și despre lista documentelor care se pune ștampila de imprimare amprenta (imprimarea cu imaginea mărcii mărcii comerciale sau de serviciu) (Anexa 8).
Vera Iritikova. manager de documente profesionale, manager de documente, expert al Guild of Managing Documents
Acest standard poate fi văzută ca succesor la fostele standarde privind proiectarea documentelor organizatorice și administrative. Primele versiuni ale acestor standarde au fost dezvoltate în 1969 și 1970. A mai cunoscut și care acționează suficient de lungi standarde de oțel GOST și GOST 6.38-72 6.39-72 (cerințe de înregistrare la forma și detaliile probei instalate separat, au fost introduse modificări în 1978 YG) și GOST 6.38-90, în care acesta a fost " integrate „cerinţe aspect cheie și detaliile de înregistrare, și succesorul său - GOST R 6.30-97, cu exact același nume.
- în subsistemul de documente organizaționale - concept, strategie, politică;
- în subsistemul documentelor administrative - o instrucțiune și, în plus, ordinele sunt emise pentru activitatea principală mult mai des decât anunțurile;
- în subsistemul documentelor de informare și de referință - un memoriu.
Detalii de identificare de bază ale documentelor care fac parte alte documente sisteme (data, semnătura, un index, numele formei), sunt realizate în același fel de mult cum este prevăzut de prezentul standard, în ciuda faptului că este consultativ în natură.
- compunerea detaliilor documentelor organizatorice și administrative; această compoziție este maximă, adică este o listă generală de rechizite care pot fi utilizate la pregătirea documentelor RAN; și este deosebit de important să se stabilească nume terminologice exacte pentru aceste cerințe (denaturarea denumirilor rechizitelor este permisă în Regulile de lucru clerical în organele executive federale);
- cerințele pentru înregistrarea fiecărei detalii;
- Formate standard de hârtie folosite la pregătirea documentelor din RDD;
- scheme de aranjare a obiectelor pe foi de hârtie de format standard, adică formulare-eșantion de documente ale sistemului ORD pe baza rețelei structurale cu definirea limitelor de plasare a fiecărei cerințe;
- tipurile și tipurile de formulare utilizate pentru procesarea documentelor RAN;
- exemple (în standard se numesc mostre) ale formularului comun, a foilor cu antet și a formularului de comandă.
În procesul de creare a documentelor electronice în starea regulamentului inițial a cerințelor de proiectare a acestora în conformitate cu practica deja dovedită devine și mai relevantă (desigur, în vederea armonizării acestora cu limitările de documente electronice formate de prezentare).
Dat fiind faptul că practica internațională de standardizare stabilește un ciclu de revizuire a standardelor de 10 ani, sperăm că o versiune nouă a acestui standard va fi pregătită în viitorul apropiat. Principalele direcții de modernizare a cerințelor de înregistrare a documentelor în prezent pot fi considerate următoarele:
- clasificarea rechizitelor adecvate ale documentelor și mărcilor, care reflectă procesele de procesare a acestora în formă tipărită sau electronică, cu o ieșire pentru reglementarea metadatelor obligatorii ale unui document creat exclusiv în formă electronică;
- stabilirea regulilor de înregistrare a documentelor și mărcilor pe document, ținând seama de utilizarea formularelor unificate pentru crearea documentelor, inclusiv în formă electronică;
- crearea de reguli pentru afișarea vizuală uniformă (vizualizare) a unui document electronic, principalele sale cerințe, înregistrări tehnologice, acțiuni confirmate cu acesta (tranzacții) și metadate;
- reglementarea cerințelor privind formularele electronice de documente (șabloane electronice) etc.
GOST 51141-98
Vera Iritikova. manager de documente profesionale, manager de documente, expert al Guild of Managing Documents
Domeniul aplicației sale este tot felul de documentație și literatură privind gestionarea înregistrărilor și arhive. Acest standard conține termeni standardizați cu definiții care includ concepte generale ale domeniului dat. Definițiile termenilor "document; documentația "," documentația "," documentația "," documentul de arhivă "," fondul de arhivă "," fondul documentar "și altele.
"Sistem de stat de sprijin pentru managementul documentar. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de documentare "a fost aprobat prin ordinul Glavarkhiv URSS în 1988. În ciuda vârstei care este solidă pentru document, GOSTAU operează încă într-o parte care nu contravine standardelor mai moderne.
STDU este un set de principii și reguli care stabilesc cerințe uniforme pentru documentarea activităților manageriale și organizarea lucrărilor cu documente în organele administrației de stat, întreprinderi, instituții și organizații publice. Acesta este un document serios și complet, însă, din nefericire, din păcate, nu este necesar să ne adresăm, deoarece multe probleme au fost deja revizuite cu standarde mai moderne.
Vera Iritikova. manager de documente profesionale, manager de documente, expert al Guild of Managing Documents
"Sistem de stat de sprijin pentru managementul documentar. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de documentare "este titlul complet al documentului, care este mai bine cunoscut sub numele abreviat al GDOS. Documentul a fost aprobat de Consiliul guvernatorilor URSS la 27.04.1988 și ordinul lui Glavarkhiv al URSS din 25.05.1988 nr. 33.
GDLN a fost dezvoltat în dezvoltarea principalelor dispoziții ale sistemului de management de caz unic de stat (EGSD, M. 1974) și a avut o versiune intermediară numită sistem de stat unificat de gestionare a înregistrărilor (EGSDOU).
Regulile GDLN fixe și principiile care stabilesc cerințe uniforme pentru activitățile de gestionare a documentației și organizarea de lucru cu documente într-un mediu în care aceste procese au fost utilizate în mod activ mijloace de mecanizare și automatizare de lucru cu documente, precum și în gestionarea sectoarelor economiei naționale a introdus sistemele automatizate de control (ACS pe baza calculatorului „mare“), care necesită clasificarea și unificarea nu numai documente, ci, de asemenea, informațiile conținute de acestea. Pe baza standardelor GDLN și guvernamentale organizații a trebuit să reglementeze compoziția documentelor folosite pentru a dezvolta și implementa forme unificate de documente, fixarea acestora în tabelul de documente care au loc în prezent ca raportul de carduri utilizate în organizarea unor forme de documente unificate.
aspect standard GDLN a asigurat că documentele sale sunt instalate norme de documentare și de proiectare bazate pe cerințele standardelor de stat GOST 6.38-90, GOST 6.10.5-87, care a avut statut de documente tehnice normative cu caracter obligatoriu și. Privind cerințele GOST și GOST 6.10.4-84 6.10.1-88 cerințe bazate și de reglementare GDLN la detaliile de proiectare și documentele pot fi citite automat (acum noi le numim documente electronice) și mashinogrammami. Principiul uniform și o descriere formalizată a detaliilor de documente care pot fi citite de calculator bazate pe clasificatoare-Union (OKPO, OKUD, NACE et al. Sunt acum cunoscute ca clasificatori ruși și standardele au statut) rămâne valabilă și aplicabilă în sistemele informaționale moderne (de exemplu, Meadow), în mod inutil . baza pentru funcționarea tuturor SED - un sistem de clasificatori și cărți de referință.
Din păcate, potrivit rezultatelor reformei administrative efectuate, în prezent, Rosarkhiv a pierdut funcția de gestionare metodologică a muncii de birou în țară, iar Rosstat nu mai aprobă formele unificate de documente.
Navigator conform GOST
Navigator în conformitate cu GOST-urile din domeniul DOW
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: